Même pour les chargés de projet les plus expérimentés, la gestion de grands projets peut s’avérer complexe. Il y a beaucoup d’éléments à prévoir comme identifier les tâches à accomplir, définir les rôles au sein de l’équipe, planifier un échéancier livrable, établir un budget et même établir des séances de rencontres. Lorsqu’il s’agit de réussir un projet, la clarté et la transparence sont essentielles. Il est important d’identifier les personnes responsables et de bien définir leurs contributions. Sans un cadre clair, la confusion et le chaos risquent de nuire au projet. La meilleure manière de s’assurer que toute l’équipe est sur la même longueur d’onde est de mettre en place un système qui désigne clairement les rôles de chacun et leurs responsabilités. La méthode RACI est la solution idéale. Il s’agit d’un tableau d’affectation.
Qu’est-ce que la méthode RACI?
Un tableau RACI, également appelé matrice RACI, est un outil de communication simple, mais efficace. Il s’agit d’un acronyme tiré de l’anglais qui signifie responsible (réalise le travail), accountable (responsable), consulted (consulté) and informed (informé). Il s’agit d’un tableau qui permet d’identifier facilement les tâches et les résultats attendus, tant pour les membres de l’équipe interne que pour les clients externes.
Avec un tableau RACI, les éléments du projet sont répartis en tâches et sous-tâches. Tout est ainsi documenté et contrôlé. Il y a un responsable, quelqu’un qui doit rendre les comptes, un consultant et une personne à tenir informée. La méthode RACI est idéale pour garantir la responsabilité de chacun tout en évitant qu’il y ait trop de personnes impliquées dans le processus décisionnel. Non seulement elle permet de savoir qui travaille sur quoi, elle empêche qu’il y ait des tâches qui passent dans les mailles du filet au courant du projet.
Pourquoi utiliser la méthode RACI?
Voici un exemple de comment une matrice RACI peut faire profiter votre équipe:
Supposons que votre équipe soit responsable de la création d’un site Web. Quelle que soit l’ampleur du projet, la première étape de la création d’un tableau RACI consiste à dresser une liste de tous les membres de votre équipe. Cette liste peut également comprendre le client ou la personne responsable des décisions financières et stratégiques, le développeur qui s’occupe du codage, le concepteur UX qui est responsable de la mise en page, le concepteur UI qui participe à l’apparence du site Web et le chargé de projet qui participe à l’ensemble des décisions. D’autres tâches contribuent également à la réussite du projet, comme la création de contenu, l’optimisation des moteurs de recherche et l’assurance qualité.
Une fois que vous avez identifié toutes les personnes impliquées dans le projet, vous devez dresser la liste de toutes les tâches et de tous les produits nécessaires à la réussite du projet. En prenant le même exemple que plus tôt, il peut s’agir de recueillir tous les documents nécessaires, y compris les objectifs clés, les exigences fonctionnelles, les attentes en matière de contenu, les schémas filaires, les organigrammes, etc.
Après la définition des rôles et l’attribution des tâches, devrez attribuer la méthode RACI à chaque rôle et tâche. Sous chaque membre de l’équipe, ajoutez Le R (la personne qui réalise le travail), A (la personne responsable), C (la personne à consulter) et I (la personne à tenir informée) liés aux tâches de votre colonne de gauche. Une fois terminé, vous pourrez voir qui fait quoi et qui travaille avec qui. Également, vous pourrez voir s’il y a trop de personnes attitrées à une même partie du travail. Par exemple, le rédacteur de contenu ne doit pas absolument être impliqué dans toutes les activités. Vous devez être en mesure de savoir s’il y a trop de personnes qui se penchent sur une même tâche. Est-ce que R peut être remplacé par C ou est-ce que C peut-être remplacé par I? De tels changements peuvent contribuer au bon déroulement du projet. Le tout doit se faire en respectant les échéanciers et les budgets préétablis.
Les avantages de la méthode RACI
Tout le monde est sur la même longueur d’onde
Avec une matrice RACI, chacun sait ce dont il est responsable et ce que font ses collègues. Les tâches sont clairement définies, de sorte qu’il n’y ait aucune confusion sur la distribution des tâches. Cette prise de conscience permet au projet de bien fonctionner. Les membres de l’équipe savent quand ils doivent agir et quand ils doivent consulter quelqu’un afin d’obtenir des directives ou une approbation. L’équipe dispose d’une structure claire et solide.
La communication est ciblée est efficace
Si vous avez déjà participé à un projet où il y a trop d’intervenants, vous savez à quel point les choses peuvent devenir stressantes et inefficaces. Surtout si vous êtes chargé du projet. En tant que gestionnaire, vous êtes au cœur de l’action et vous devez pouvoir communiquer aux parties prenantes de façon efficace. Avec un tableau RACI, vous facilitez la correspondance en incluant les bonnes personnes au bon moment, ce qui, à son tour, accélère les signatures et améliore l’efficacité.
Améliore la collaboration
Travailler ensemble dans un espace unique et partagé est essentiel pour réussir, surtout de nos jours où le travail à distance est de plus en plus courant. Avec la méthode RACI, toutes les mises à jour, les dossiers partagés et les étapes complétées sont faciles à consulter.
Responsabilise les membres de l’équipe
Les reproches appartiennent désormais au passé grâce à la méthode RACI. En effet, elle permet de toujours savoir qui est responsable de quoi. Les problèmes sur le lieu de travail qui créent des conflits sont pratiquement éliminés. La correspondance est améliorée et chacun réalise quelle tâche est vitale pour le projet. Pas de microgestion et pas de place pour les égos.
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