L’étape de la planification de projet est cruciale. Si la planification d’un projet doit être réalisée avec autant de soin, c’est qu’elle va décider de son déroulement par la suite. Il va être découpé en tâches qui vont ensuite être estimées en termes de charges, puis réparties. Cette estimation des charges va permettre d’estimer les besoins en ressources et déterminer la date prévisionnelle de la fin de projet. Le respect du planning projet ainsi constitué va déterminer la réussite ou l’échec du projet.
Détaillons maintenant les étapes de planification d’un projet par lesquelles vous devrez passer.
Un planning projet, pourquoi faire ?
Parmi les différentes phases d’un projet, la planification est sans aucun doute l’une des plus importantes. Elle consiste à déterminer la liste des tâches à réaliser, à estimer pour chacune d’elle le coût de réalisation et à sélectionner les profils nécessaires et les ressources à prévoir.
Le planning constitué va permettre de réaliser le suivi de projet durant son déroulement. Il sera ainsi possible de déterminer si les objectifs fixés sont atteints, de suivre l’avancement au travers d’un tableau de bord de suivi de projet et enfin de contrôler l’affectation des ressources à la réalisation des différentes tâches.
Une planification des tâches rigoureuse et réaliste sera donc le garant de l’avancement et de la réussite du projet.
Étape 1 : le découpage
La toute première étape de la planification de projet consiste à effectuer un découpage en phases chronologiques. Pour chaque phase, il faut ensuite déterminer la liste des tâches à accomplir, les charges à prévoir et les ressources nécessaires. Les résultats attendus et les livrables du projet sont également détaillés, tout comme le processus de validation employé.
Étape 2 : la hiérarchisation des tâches
Une fois la liste des tâches terminée, il faut décider lesquelles seront prioritaires et devront être réalisées en premier. Il faudra également déterminer les éventuelles interdépendances de façon à anticiper les problèmes. Si des prérequis sont identifiés pour la réalisation d’une tâche, ils devront naturellement être pris en compte et verront leur niveau de priorité augmenter.
Les principaux livrables doivent faire l’objet d’une description complète. Un exemple de livrable d’un projet peut d’ailleurs être fourni afin de servir de modèle. Ces livrables peuvent également être divisés en sous-livrables, et les activités et sous-activités liées à leur réalisation listées. Plus le découpage des livrables en sous-livrables et des activités en sous-activités sera fin, plus la réalisation des étapes suivantes pourra être précise.
Étape 3 : l’ordonnancement des tâches
L’ordonnancement des tâches d’un projet consiste à déterminer dans quel ordre elles devront être réalisées. Il s’agit également à ce stade d’identifier les tâches qui devront être réalisées séquentiellement et celles qui pourront au contraire être parallélisées.
Pour cela, il faut se poser les questions suivantes pour chaque tâche identifiée :
- Cette tâche dépend-elle d’une ou plusieurs autres tâches ? Si c’est le cas, ces prérequis peuvent-ils être traités parallèlement ou bien doivent-ils être traités les uns après les autres ?
- Existe-t-il une marge pour la réalisation de cette tâche ? Un débordement est-il acceptable, et si oui, à combien peut-il se monter sans mettre en danger la suite du projet ?
Il est possible d’élaborer plusieurs scénarios possibles pour l’ordonnancement des tâches. Suivant le déroulement du projet, un scénario particulier pourra être privilégié par rapport à un autre.
Étape 4 : définition du planning
Une fois l’ordonnancement des tâches terminé, l’ordre dans lequel elles doivent être réalisées en fonction de leur priorité est connu. L’objectif est maintenant, à partir de la priorité et de la charge estimée des tâches, de fixer à chacune des dates de réalisation. A la fin de cette opération, vous aurez le planning projet, qui vous permettra d’identifier les différents jalons qui vous permettront d’atteindre vos objectifs. C’est donc l’indispensable outil de planification de projet. La définition de la planification est une étape particulièrement importante du processus d’élaboration d’un projet, puisqu’elle va notamment déterminer sa date de fin prévisionnelle.
Prenons un exemple de planification d’un projet de développement informatique. Un client souhaite mettre en place une solution personnalisée de gestion de son personnel. Le projet va connaître différentes phases :
- Etude préalable : il s’agit de déterminer le périmètre exact du projet (la « gestion du personnel » est une notion très vaste, l’application devra-t-elle comprendre la gestion des présences, des congés, des absences, de la paie… ?) et de rédiger un cahier des charges.
- Conception : cette phase correspond à la conception technique de la solution. Des choix qui sont faits à ce stade dépend l’estimation de la durée de réalisation des différentes tâches identifiées.
- Réalisation : développement de l’application.
- Tests : tests unitaires, techniques et fonctionnels de l’application.
- Recette : recette avec le client, afin de vérifier que l’application livrée correspond bien au besoin exprimé.
- Livraison et mise en production : installation et mise en service de l’application.
Le processus de planification permet la définition pour chaque tâche de ses dates de début et de fin au plus tôt, et de ses dates de début et de fin au plus tard. Chaque tâche va donc se voir attribuer quatre dates qui tiendront compte de la réalisation de ses prérequis. La durée estimée de réalisation de la tâche est calculée en faisant la différence entre sa date de fin et sa date de début.
Lorsque l’ensemble des dates de début et de fin ont été définies, la séquence continue des tâches permet de déterminer la date de fin prévisionnelle du projet. Il est possible d’établir le chemin critique du projet. Ce chemin, constitué de tâches critiques, est continu du début à la fin du projet. Toute modification de la durée d’une tâche critique a donc une répercussion immédiate sur la durée totale du projet et donc sur sa date de fin. Si une tâche présente dans le chemin critique nécessite une semaine de plus que prévu pour être achevée, alors la date de fin du projet sera automatiquement repoussée d’une semaine, avec toutes les conséquences que cela peut entraîner.
Pour prendre en compte ce risque, la planification en management de projet va attribuer des marges à chaque tâche. C’est-à-dire que l’on va attribuer à chaque tâche la possibilité de prendre un peu de retard, sans que cela ait un impact sur la durée totale du projet. Les tâches étant sur le chemin critique ont une marge nulle, mais les autres peuvent bénéficier de deux types de marge distincts :
- La marge libre (ML) : elle est égale à la différence entre la date de début au plus tôt de la tâche suivante la plus proche et la date de fin au plus tôt de la tâche courante.
- La marge totale (MT) : elle est égale à la différence entre la date de début au plus tard de la tâche suivante présentant le plus de contraintes et la date de fin au plus tôt de la tâche courante.
En fonction de ces deux marges, il est possible de déduire l’impact qu’aura un décalage de la réalisation d’une tâche sur l’ensemble du projet.
Maintenant que nous avons réussi à estimer la durée du projet, il va falloir déterminer son budget. Pour cela, il va nous falloir une estimation des charges. Elle va se faire à plusieurs niveaux. Chaque tâche doit faire l’objet d’une estimation. Il s’agit du coût correspondant à la personne qui sera chargée de sa réalisation, et plus généralement du profil nécessaire, car à ce stade, on ne sait pas encore exactement qui lui sera affecté. Une deuxième estimation des charges doit être faite pour chaque phase (étude, conception, recette…) en fonction du découpage du projet, afin de prévoir les ressources nécessaires et leurs affectations. Enfin, tous ces éléments permettent d’estimer la charge complète du projet et d’établir une enveloppe budgétaire.
Toutes ces estimations doivent naturellement tenir compte des charges matérielles incluant les locaux, le matériel informatique, les licences logicielles, les serveurs ou encore les frais de déplacement si nécessaire. Il ne faut surtout pas oublier de tenir compte des délais d’approvisionnement si vous devez faire appel à des fournisseurs. Même si le matériel informatique est fourni par un service interne, il lui faudra sans doute un certain temps avant que tout soit en place et opérationnel. Si des profils particuliers sont nécessaires et qu’ils ne sont pas disponibles en interne, il faut prendre en compte le temps de recherche et de recrutement des ressources humaines ou du choix des prestataires extérieurs.
Étape 5 : l’identification des risques
L’identification des risques a pour objectif l’anticipation des différents problèmes pouvant être rencontrés sur le projet et ayant un impact sur son déroulement. Les facteurs de risques comme la criticité des tâches, la disponibilité des ressources humaines et matérielles, les délais de recrutement ou encore la disponibilité des locaux doivent être répertoriés. Leurs conséquences potentielles doivent être estimées et classées par ordre d’importance et d’impact sur le projet. Que se passe-t-il s’il manque une ressource (locaux indisponibles ou inaccessibles, membre(s) de l’équipe absent(s), si l’on découvre des coûts cachés, si un fournisseur ne peut fournir du matériel ou une prestation dans les temps, si la technologie sélectionnée à l’origine ne fait finalement pas l’affaire… ? Autant de questions auxquelles il faut apporter une réponse tout au long du projet.
Ces risques peuvent être matérialisés sur une matrice des risques, avec en abscisse la gravité du risque et en ordonnée la probabilité d’apparition du problème. Cette matrice permet visuellement d’identifier les risques majeurs et doit être mise à jour tout au long du projet car les risques évoluent avec le temps. Par exemple, l’absence d’un développeur dans l’équipe peut représenter un risque mineur au début du projet, et devenir un risque majeur après quelques semaines et quelques mois lorsque ce développeur aura acquis des connaissances indispensables à l’équipe.
Une planification de projet de qualité
Pour obtenir une planification de projet de qualité, il est impératif de remplir certaines conditions. Pour commencer, il faut que la liste des tâches à réaliser soit exhaustive, et que le chemin critique ainsi que les risques associés soient parfaitement identifiés. Ensuite, durant chacune des phases du projet, la réalisation des objectifs devra être vérifiée, notamment en ce qui concerne les délais, et que les livrables du projet sont validés. La mise en place d’un tableau de bord de gestion de projet permet de faciliter le suivi et d’anticiper les éventuels dérapages qui pourraient arriver en cas de dépassement des délais.
Une planification de projet effectuée avec soin, basée sur une analyse précise des besoins et des charges, ne peut que conduire le projet vers sa réussite. La solution Nutcache intègre tous les outils nécessaires à la réalisation et au suivi de la planification d’un projet.
