En ce qui concerne les industries complexes, le secteur de la construction est l’un des principaux exemples existants. Si vous avez déjà travaillé sur un chantier de construction, vous savez probablement que cela peut être un chaos total : des travailleurs occupés se précipitent pour assembler des structures, des gestionnaires criant pour être entendus, des matériaux et des équipements déplacés partout, c’est-à-dire qu’être opérationnel est difficile et coordonner les opérations l’est tout autant. Cet environnement turbulent peut causer des problèmes dans une entreprise si un facteur n’est pas pris au sérieux : l’organisation. La mise en œuvre du suivi du temps dans la gestion des projets de construction peut simplifier les processus, mettre de l’ordre dans les performances de l’équipe et accroître le sens des responsabilités des employés.
Une étude menée par Conerstone Projects LTD auprès de 170 entreprises de construction britanniques a révélé que 85,2 % d’entre elles ont subi des retards dans leurs plannings en 2017. Et voici un autre fait impressionnant : une enquête d’analyse commerciale de Harvard sur le remplissage des feuilles de temps a montré que l’économie américaine gaspille 7,4 milliards de dollars par jour dans la productivité simplement parce que les travailleurs n’enregistrent pas leurs heures.
Qu’est-ce que le suivi du temps?
Le suivi du temps dans la gestion de projet permet aux membres de l’équipe d’ajouter facilement des créneaux horaires dédiés aux tâches et aux projets. Cela aide les responsables à visualiser avec précision les estimations de travail, l’efficacité de leurs employés et la charge de travail des membres de l’équipe, ainsi qu’à contribuer aux rapports de temps pour les clients ou les parties prenantes. Le suivi du temps aide également à la budgétisation, à la facturation ou simplement à une analyse simple des performances. On peut dire qu’il s’agit d’une pratique essentielle pour les prestataires de services professionnels, les entreprises qui embauchent des intérimaires ou travaillent avec des collaborateurs tiers ou des sous-traitants, en particulier lorsque ces entreprises utilisent une tarification basée sur la recherche, le temps et les estimations de ressources.
Cependant, il est important de souligner que toutes les méthodes de suivi du temps ne sont pas pleinement efficaces, pratiques ou même adaptées aux organisations. Certaines entreprises de construction utilisent encore des feuilles de calcul Excel traditionnelles pour gérer la paie, le calcul des factures et la budgétisation de la construction, ce qui peut être inefficace, long et inexact. Cette méthode peut compromettre la capacité d’une entreprise à gagner du temps, provoquant un désordre et une confusion à long terme.
Quels sont les avantages du suivi du temps dans la gestion de projet?
Suivre les performances
Une façon intelligente de mesurer les ressources nécessaires est d’analyser le temps passé car après avoir attribué aux sous-traitants un certain nombre d’heures pour chaque travail, vous pouvez recevoir des notifications qui vous permettent de savoir quand votre temps est presque écoulé ou bien le temps restant. Cela vous aide à voir qui montre des progrès ou qui est en deçà des attentes de performance prévues.
Le suivi peut également indiquer si un service a besoin de plus de main-d’œuvre et ce qui apporte le plus de valeur à l’équipe. Ce type d’information est crucial pour l’équipe et pour l’entreprise dans son ensemble. Vous pouvez également examiner la productivité globale et détecter les inefficacités comportementales chez certains membres, afin de pouvoir analyser si quelque chose doit être changé pour que tout le monde soit au même niveau. Par exemple, en tant que gestionnaire, vous constaterez peut-être que vous devez redistribuer ou partager les responsabilités et les charges de travail entre les employés.
Suivi des différents formats d’heures de travail
Le logiciel de gestion de projets en construction parfait peut afficher le nombre d’heures travaillées de plusieurs façons, notamment par tâche, par projet et par employé. Voici quelques exemples des types d’heures travaillées qui peuvent être suivies :
- Heures supplémentaires, travail de nuit et travail de fin de semaine;
- Temps de travail par tâche, par emploi ou par phase;
- Congé autorisé, absence non planifiée, etc.;
- La distance parcourue jusqu’au lieu de travail;
- Les intérimaires et les entrepreneurs qui facturent des heures de travail.
Vous pouvez également utiliser les informations que vous collectez pour allouer des heures à des tâches spécifiques, par exemple construire les fondations d’un bâtiment, travailler sur le plafond ou effectuer des réparations urgentes. Très utile, non? De plus, les données de suivi du temps sont essentielles pour développer des estimations de temps précises pour des projets similaires lorsque de nouvelles opportunités se présentent.
Le reporting simplifié
Traditionnellement, les applications de suivi du temps peuvent créer deux types de rapports : feuille de temps et rapport de temps. Sur les feuilles de temps, chaque employé peut avoir une vue rapide des tâches sur lesquelles il a travaillé pendant une certaine période et du temps qu’il a passé sur chacune d’elles. D’autre part, le rapport de temps aide les gestionnaires et les autres parties prenantes à examiner tous les progrès et activités. Par exemple, si le chef de projet de construction devait fournir au client un rapport sur le temps passé à travailler sur son projet au cours du mois précédent, le rapport de temps serait la ressource idéale pour recueillir ces informations.
La réception de rapports est également importante car elle aide les responsables à découvrir les goulots d’étranglement et les processus inefficaces quant à leurs projets, à surveiller la durée des tâches et à comparer ces résultats avec les budgets, les normes de l’industrie et l’avancement de projets similaires.
Gestion du budget et des coûts
Vous pourriez penser que ces deux concepts sont indépendants du suivi du temps, mais ils sont en fait étroitement liés. Que diriez-vous d’un exemple? Dans le domaine de la construction, il y a deux principaux aspects à considérer lors d’une estimationde travaux : le temps (lié à la quantité de travail requis) et les matériaux. Supposons que votre entreprise propose 100 heures pour effectuer une tâche dans le cadre d’un projet, mais qu’elle n’a finalement eu besoin que de 80 heures de travail. Étant donné que vous ne suiviez pas le temps, vous ne pouvez faire qu’une estimation inexacte, mais si cette information était exacte, elle serait précieuse pour les enchères futures. Mieux encore, il est possible de détecter le retard des activités alors que le projet est toujours en cours. Cela vous permet de remettre les choses sur les rails et d’essayer de vous en tenir à vos prévisions de bénéfices.
Un autre exemple? Lorsque vos employés remplissent leurs feuilles de temps, en enregistrant les heures passées sur les projets et les tâches, vous n’aurez pas de mal à calculer quelle part du budget du projet a déjà été consommée, il vous suffit de vérifier que les coûts basés sur le temps ont été réglés correctement. Cela ne s’arrête pas là, le fait d’avoir enregistré avec précision les heures pour les différents types d’activités effectuées vous permet de voir combien de temps un travail prend réellement et d’ajuster vos budgets en conséquence.
De plus, pour vous assurer que votre projet se déroule de manière efficace et rentable, vous pouvez définir différentes alertes (en heures) pour surveiller l’avancement des dépenses. Lorsqu’une limite budgétaire est atteinte, une alerte est déclenchée et un email est envoyé à la personne de votre choix.
Certains autres aspects financiers que le suivi du temps aide à visualiser lorsqu’il s’agit de la gestion de projets en construction sont les coûts de main-d’œuvre et de production, le calcul du temps facturé et l’appel d’offres, un résumé des prix des travaux à effectuer, les matériaux qui devront être fournis ou les prestations à fournir. Avez-vous déjà facturé un client moins que vous n’auriez dû pour le temps qu’il a fallu pour faire un travail? Avec l’utilisation d’un logiciel de suivi du temps précis, vous n’aurez plus à vous en soucier.
Simplifiez les tâches administratives
Comme nous l’avons mentionné précédemment, de nombreuses entreprises analysaient leurs données temporelles à l’aide de feuilles de calcul et cette méthode n’est pas seulement compliquée, elle peut également donner un résultat incorrect. Un suivi du temps bien exécuté génère des informations fiables pour votre entreprise. La collecte des heures au plus près de la réalité au sein d’un chantier et l’automatisation de leur traitement assure la fiabilité des données collectées. Cela permet de rationaliser la gestion du temps, d’automatiser les processus RH et d’exécuter un traitement de la paie plus efficace.
En parlant de ressources humaines, certains des avantages du suivi du temps incluent :
- Des informations précises, à jour et détaillées sur les heures de travail des employés;
- Des données directement intégrées dans le logiciel RH;
- Perception plus rapide des anomalies;
- Une vue centralisée de toutes les informations disponibles;
- Amélioration de la gestion des absences et des congés.
Et les avantages ne sont pas seulement pour votre entreprise, vos travailleurs remarqueront également l’amélioration, car le suivi des heures les aidera à économiser considérablement le temps passé à saisir des informations, à arrêter d’accumuler des informations, à essayer de se souvenir de tout ce qui a été fait à la fin de la semaine pour tout remplir à la fois, en plus d’obtenir plus de productivité au travail.
En prime : si vous choisissez un logiciel de suivi du temps, vous réduisez la paperasse
Étant donné que les employés enregistrent leur temps directement dans le système, vous ne cumulez pas ces documents difficiles à lire et vous ne recevez pas de données en double à analyser. Le temps sera calculé de manière pratique et précise, quelle que soit la méthode de saisie choisie. Cela signifie moins de travail pour les gestionnaires et moins de temps passé à suivre les informations sur les temps d’arrêt des employés.
Et, si vous utilisez la feuille de temps pour générer des paiements, des factures ou des rapports, vous aurez presque certainement besoin d’un système d’approbation. Un bon logiciel de suivi devrait vous permettre de vérifier, rejeter ou approuver facilement les heures travaillées de vos employés.
Conclusion
Diriger une entreprise de construction est un travail difficile, mais le suivi du temps permet de suivre les progrès sans recourir à la microgestion. La mise en œuvre de cette approche peut rendre la vie d’un gérant de projet de construction beaucoup plus facile en favorisant une analyse approfondie des performances des employés, en découvrant les goulots d’étranglement et les processus inefficaces, en suivant la durée de certaines tâches, en découvrant les problèmes urgents de dotation en personnel et/ou de ressources impliqués dans la réalisation d’un projet.
Et bien que les gérants de projet puissent facilement trouver de nombreux outils de suivi du temps qui se concentrent uniquement sur la fonctionnalité « temps », ils sont certainement meilleurs lorsqu’ils disposent d’un système de gestion de projets en construction complet, comme Nutcache, où les feuilles de temps et les reprises peuvent être utilisées en conjonction avec des fonctionnalités telles que la budgétisation, la gestion du personnel et des dépenses, la facturation et la planification des tâches, offrant une visibilité complète sur l’ensemble du processus.
Découvrez dans cette vidéo toutes les fonctionnalités que Nutcache offre aux ingénieurs!
