Lors d’un projet géré avec une méthode agile, chaque itération est ponctuée par une réunion de rétrospective durant laquelle peut être fait un point précis sur ce qui a bien fonctionné afin de le perpétuer et sur ce qui a moins fonctionné afin de l’améliorer. Contrairement aux idées reçues, il existe plusieurs types de rétrospectives agiles, pouvant être utilisées en fonction des objectifs à atteindre par l’équipe.
Un processus d’amélioration continue
Quelle que soit la forme qu’elle prend, la rétrospective agile fait partie du processus d’amélioration continue et de résolution de problèmes du projet. Elle permet à l’équipe projet de perfectionner sa façon de travailler en déterminant quelles actions doivent être mises en œuvre sur l’itération suivante, et sur quels critères se baser pour estimer leur réussite ou leur échec.
Voyons maintenant quelques exemples emblématiques de rétrospectives agiles, et les cas dans lesquels elles peuvent être utilisées.
La méthode des 6 chapeaux d’Edward de Bono
Il s’agit d’une méthode mise au point par Edward de Bono, médecin, psychologue et spécialiste des sciences cognitives, ayant pour objectif de permettre à chacun d’exprimer sa créativité, sans tabou ni censure, afin de trouver des solutions originales ou innovantes à un problème donné.
Pour cela, 6 chapeaux (imaginaires) de couleurs différentes représentant chacun une façon de penser vont être utilisés et portés à tour de rôle par les participants à la rétrospective. Chaque tour va durer une dizaine de minutes, chaque personne ne porte qu’un seul chapeau à la fois et tout le monde porte le même chapeau durant le tour. L’ordre de passage des chapeaux est le suivant : blanc (neutralité, exposé de faits objectifs), rouge (critique émotionnelle, les informations exprimées tiennent compte des émotions et des sentiments), noir (la critique négative, expression des objectifs, mise en avant des risques et des dangers), jaune (critique positive, expression des espoirs et des idées les plus folles), vert (créativité, recherche des solutions créatives et originales) et bleu (organisation, quelle solution choisir).
Le fait d’obliger chaque participant à se concentrer sur un type de pensée à la fois permet de présenter des informations et d’exprimer des idées qui n’auraient peut-être pas été mises en lumière sinon. Cela oblige chacun à adopter un point de vue différent du sien et à s’extraire du carcan des préjugés. C’est la méthode idéale afin de trouver des solutions innovantes à mettre en place dans le processus d’amélioration continue d’un projet agile scrum.
La méthode des 5 « pourquoi ? »
Cette méthode a pour objectif de déterminer précisément les causes en profondeur d’un dysfonctionnement ou d’un problème lors du déroulement d’un projet, et de proposer des solutions efficaces, et surtout, définitives.
Pour que la méthode des 5 « pourquoi » soit efficace, il est impératif que les participants à la rétrospective soient directement concernés par le problème à résoudre. Les réponses aux questions posées doivent rester factuelles, et ne laisser aucune place aux suppositions. Une cause apparaît souvent rapidement, mais elle n’est en fait qu’une conséquence d’un autre problème ancré plus profondément. En posant cinq fois la question « pourquoi », on ne s’arrête pas à la première option identifiée, mais on arrive à mettre en évidence la cause réellement à la racine du problème.
Prenons l’exemple simple d’une alerte qui a été relevée dans une salle machine parce que la température de la pièce est trop élevée. La situation initiale est « la température de la pièce est trop élevée ».
- Question 1 : pourquoi la température de la pièce est-elle trop élevée ?
- Réponse 1 : la climatisation n’a pas fonctionné correctement.
- Question 2 : pourquoi n’a-t-elle pas fonctionné correctement ?
- Réponse 2 : la climatisation n’était plus alimentée.
- Question 3 : pourquoi n’était-elle plus alimentée ?
- Réponse 3 : l’alimentation de secours n’a pas pris le relais.
- Question 4 : pourquoi l’alimentation de secours n’a-t-elle pas pris le relais ?
- Réponse 4 : parce que la réserve de carburant de l’alimentation de secours était vide.
- Question 5 : pourquoi la réserve de carburant était-elle vide ?
- Réponse 5 : parce que la commande de réapprovisionnement n’a pas été envoyée automatiquement.
Comme nous pouvons le voir avec un exemple simple, la méthode des 5 « pourquoi » permet trouver les causes premières d’un problème en remontant petit à petit le fil des événements. Il ne faut pas non plus prendre le « 5 » comme un dogme. Il peut arriver également que l’on puisse aboutir à une conclusion avant d’avoir posé les cinq questions.
La méthode du top 5
Cette méthode consiste à demander aux participants d’expliquer les cinq plus gros problèmes (leur « top 5 ») qu’ils ont rencontrés durant l’itération qui vient de se terminer, et de proposer une ou plusieurs solutions possibles pour les résoudre.
Toutes ces informations sont collectées par l’animateur de la réunion en amont de la rétrospective. De cette façon, les propositions sont anonymes, et chacun peut s’exprimer ouvertement. Tous les problèmes et les propositions de solutions sont affichés au tableau, et les participants doivent par paires, passer trois minutes sur chaque problème pour tenter de lui trouver une solution. Ils doivent durant cette durée, formuler le plus de propositions possibles. Au bout de trois minutes de recherche, tout le monde passe au problème suivant.
Une fois que tous les problèmes ont été examinés, chaque participant dispose de trois votes pour choisir les actions qu’il préfère et qu’il souhaiterait voir mises en œuvre (il est possible d’utiliser un, deux ou ses trois votes pour une même action).
Une fois les actions ayant reçu le plus de votes identifiées, des volontaires sont choisis pour les mettre en place. Ils engagent ainsi leur responsabilité sur la réussite de ces actions d’ici la rétrospective suivante.
L’étoile de mer
La rétrospective de l’étoile de mer consiste à obtenir un diagramme en étoile dont les branches vont séparer les rubriques suivantes : « arrêter de », « moins de », « continuer à », « plus de », et « commencer à ». Les différentes branches sont examinées dans cet ordre, de façon à partir du négatif pour évoluer vers le positif.
« Arrêter de » regroupe tout ce qui n’apporte rien au projet, « moins de » ce qui n’apporte pas suffisamment de valeur ajoutée dans le contexte projet actuel, « continuer à » tout ce qui s’est bien passé et qu’il faut reconduire, « plus de » ce qui est positif et doit être approfondi pour être encore meilleur, et enfin « commencer à » concerne les nouvelles expériences ou les nouveaux outils à tester ou à mettre en place.
Chaque participant va pouvoir ajouter un ou plusieurs billets (post-it ou autre) dans chaque branche de l’étoile de mer pour exprimer une idée ou une action à mettre en place. Il sera ainsi possible d’avoir une vision claire de ce qui se passe au sein de l’équipe, et de mettre en évidence les plus gros problèmes et les plus grands atouts du projet.
La rétrospective « Jeopardy »
Tout le monde connaît le jeu télévisé « Jeopardy » ! Il s’agit d’un jeu dans lequel le candidat doit trouver la question à partir de la réponse. Vous vous demandez sans doute ce que peut apporter ce jeu à une rétrospective agile ? Lorsque l’équipe projet se connaît bien, qu’elle a participé à de nombreuses itérations, les rétrospectives deviennent moins intéressantes et il est plus complexe de trouver des axes d’améliorations. La lassitude s’installe, et la rétrospective perd de son intérêt et de son efficacité.
L’introduction du jeu dans la rétrospective Jeopardy va permettre d’amener des surprises et des rebondissements dans la réunion. Il s’agit désormais de donner les réponses, et de trouver la bonne question correspondante.
Chaque participant réfléchit à une ou plusieurs questions, et note les réponses sur des post-it. L’ensemble des réponses est ensuite affiché au tableau de jeu. Chaque membre de l’équipe doit à son tour imaginer les questions associées aux réponses qui ne sont pas les siennes et les note à côté des réponses.
Lorsque toutes les réponses ont été traitées, les auteurs révèlent les questions correspondantes, qui peuvent déclencher tout un panel de réactions, de la surprise à l’éclat de rire, en passant par l’incompréhension.
Les participants votent ensuite pour les questions qu’ils estiment les plus importantes à traiter et décident de la réalisation ou non des actions lors de l’itération suivante.
Ce format très ludique de rétrospective permet à tous de s’exprimer et de générer des réactions, même chez les collaborateurs les plus effacés habituellement. Les points de vue différents sont confrontés, généralement dans la bonne ambiance, et les actions à mettre en place sont déterminées par l’ensemble de l’équipe.
Pour conclure sur les différentes rétrospectives agiles
Les réunions de rétrospectives agiles peuvent prendre de nombreuses formes. L’important est que chaque membre de l’équipe puisse s’exprimer librement afin de pouvoir tirer le meilleur du projet et que le processus d’amélioration continue perdure et soit efficace.
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