La matrice des risques est indispensable en gestion de projet. En effet, dés le début du projet, il faut savoir anticiper les risques qui pourraient survenir. Dès la mise en place de votre travail, il est préférable de vous poser les bonnes questions concernant les problèmes possibles. Anticiper est vraiment nécessaire, car si une difficulté se présente, vous aurez déjà une feuille de route des actions à mener. Pour cela, la matrice des risques est un outil de gestion des risques très pratique, vous allez voir ci-dessous, comment bien la constituer.
Identifier les différents types de risques et leurs préventions
Vous devez raisonner ainsi : reconnaître les risques, préciser des actions préventives en amont du projet, puis anticiper les corrections possibles, en cas de problème.
Ce qui est inhérent à la gestion de projet
Pour commencer, tout management de projet génère ses propres aléas. Cela peut être une mauvaise répartition du travail, une mauvaise information des équipes ou encore un défaut de communication avec le client.
Généralement, l’action préventive à tenir, sera d’utiliser un logiciel de gestion de projet comme Nutcache. Réellement, celui-ci vous aidera dans l’organisation globale que vous avez à fournir.
La partie juridique
Ensuite, il vous faut penser à ce qui, juridiquement, pourrait handicaper votre projet. Les lois vont-elles changer ? Quelles sont vos relations contractuelles avec toutes les parties en présence ?
Si vous disposez d’un service juridique, vous pouvez, alors, lui demander de se pencher sur ces questions. Également, vous pouvez lui demander une veille ou l’effectuer vous-même.
Qu’en est-il de vos équipes ?
Essayez d’évaluer le temps de travail que vous pouvez demander à chaque personne de votre équipe. Il vous faut, en effet, déterminer de combien de temps complet vous disposez ou bien si ces personnes sont affectées à d’autres tâches. Tout le monde est-il bien positionné sur ses compétences ? Pour anticiper, identifiez des backups, si vous en disposez.
Les risques techniques
Si votre projet comporte une partie technique importante, vous devez vous demander quelles sont vos ressources pour celle-ci. De fait, sachez apprécier les besoins en formation qui pourraient exister. Ciblez les points faibles et corrigez-les.
Tiendrez-vous les délais ?
Enfin, mais c’est le point le plus important, regardez quelles sont les probabilités d’une mauvaise estimation des délais. Accordez-vous, ainsi qu’à votre équipe, une petite marge supplémentaire, en cas d’imprévu.
Formaliser votre matrice des risques
Une fois que vous aurez identifié tous les risques de votre projet, vous pourrez élaborer un tableau. Il existe également une méthode plus simple, en colonnes, mais elle ne permet pas de juger de la criticité de la situation.
Répartition en zones critiques
Premièrement, vous allez appliquer un code couleur, très simple, à votre matrice.
- Pour un risque faible, utilisez du vert,
- le orange pour un risque bien présent mais gérable
- et enfin, le rouge pour une position dangereuse.
Aussi, pour attribuer ces couleurs, vous devez inclure la notion de probabilité que le risque survienne. Ainsi, d’un coup d’œil, vous pouvez évaluer ce sur quoi vous devez focaliser en priorité.
Élaborez des réponses aux risques
En ce qui concerne les points verts et oranges : vous pouvez gérer. Mettez des actions préventives en place, puis, le cas échéant, appliquez le plan d’actions correctives, que vous aviez élaboré préalablement. Cependant, il y a plusieurs solutions pour répondre à des problèmes qui vous paraissent critiques (zone rouge).
D’abord, s’il ne vous semble pas du tout possible de faire face, vous pouvez tout simplement abandonner cette partie là du projet. En effet, il vaut mieux refuser une partie du travail, que de mettre en péril tout le projet. Ensuite, vous pouvez choisir d’externaliser le risque, en le transférant à un sous-traitant spécialisé.
Enfin, il y a toujours la possibilité d’accepter la situation avec seulement des mesures préventives. Par exemple, si de par votre expérience, vous savez que cela ne posera pas de problème au client de modifier les délais ou les budgets en cours de route.
Vous le voyez, il est possible d’avoir une vision d’ensemble de la conjoncture d’un projet, grâce à la matrice des risques. Elle donne une image graphique de la situation, réelle et probable. Elle permet aussi de se mettre en position de réduire et de corriger les dérives éventuelles.
Pensez à bien conserver les versions successives que vous réalisez. En effet, cela vous permettra de tracer l’évolution de votre projet. N’hésitez pas, non plus, à partager cette matrice des risques avec les différentes parties en présence. Réellement, c’est de cette façon que vos équipes pourront acquérir une véritable culture risques et enrichir vos échanges.
Nutcache est le logiciel de gestion qui permet d’élaborer et de partager, en temps réel, votre matrice des risques : Testez-le !
