Le nom « obeya » provient du japonais et signifie « grande salle ». Utilisé dans le Lean management, ce lieu de collaboration permet de centraliser l’ensemble des informations et des intervenants clés d’un projet, afin d’améliorer l’efficacité de l’équipe. Voyons d’où vient l’obeya room, ce qu’elle peut apporter à un projet, un service ou à l’entreprise, et comment la mettre en place.
Toyota et le Lean management
L’obeya vient du lean management qui trouve sa source au sein de l’entreprise Toyota qui l’a créé au début des années 70 pour la gestion de son système de production. La philosophie du lean management consiste à rechercher la performance dans tous les domaines. La productivité, la qualité, les délais et les coûts sont ainsi concernés. Sa mise en place est basée sur des processus d’amélioration continue et d’élimination des gaspillages quels qu’ils soient.
L’obeya faisant partie des outils du lean management, c’est tout naturellement à des enjeux de performances qu’elle s’adresse.
Qu’est-ce que l’obeya room ?
Un projet fait très souvent appel à différents domaines d’expertises. Des architectes, des experts en sécurité, des spécialistes réseau et infrastructure, des développeurs… sont autant de personnes devant travailler ensemble pour un même projet. Mais ils sont généralement séparés, situés à différents endroits dans l’entreprise, et ne peuvent pas nécessairement se voir ou communiquer autant qu’ils en auraient besoin.
Partant du constat que la séparation des différents intervenants d’un projet nuit à l’efficacité et à la productivité de l’équipe, l’obeya room a pour vocation de fournir un lieu de collaboration unique.
L’obeya room est donc une « grande salle » destinée à accueillir l’ensemble des informations nécessaires au projet et éventuellement quelques tables et bureaux pour les responsables. Elle permet à tous de se regrouper et de se rencontrer, afin de prendre des décisions concernant les problèmes particuliers rencontrés sur le projet, lors de réunions courtes et régulières.
A ce stade de la description, il faut reconnaître que l’obeya ressemble fortement à n’importe quelle salle de réunion. Qu’est-ce qui rend l’obeya si spéciale alors ?
Pour commencer, l’obeya room est entièrement dédiée à un projet, elle n’est pas, ou alors très rarement, partagée entre plusieurs équipes. L’obeya room a pour objectif d’amener les employés à quitter leurs bureaux et à se retrouver au sein de cette structure centrale afin de discuter, de partager des informations essentielles, de chercher et de trouver des solutions à des problèmes cruciaux. Le principe de l’obeya est d’abattre les barrières et les obstacles empêchant les différents intervenants de collaborer efficacement, et de faciliter le partage des informations de façon à rendre les prises de décisions plus efficaces. L’obeya sera donc d’autant plus efficace et performant qu’il sera destiné à un unique projet ou même à un problème spécifique.
Comment mettre en place une obeya ?
L’obeya est donc une pièce suffisamment grande pour accueillir du matériel et les intervenants du projet, et suffisamment centrale pour être facilement accessible pour tous. Chaque entreprise et chaque projet ont des besoins différents, aussi, on ne trouvera nulle part deux obeyas identiques.
Néanmoins, toutes les obeyas ont certains points communs.
Toutes possèdent un espace aménagé comprenant des tables et des bureaux destinés aux responsables du projet : chef de projet, directeur technique, architecte… Ainsi, les principaux décideurs se trouvent dans la même pièce et peuvent se concerter à tout moment, rapidement, sans perte de temps. Nul besoin d’envoyer des emails, des convocations, de trouver des espaces libres communs dans les différents agendas. La coordination du projet se fait on ne peut plus simplement, de personne à personne.
Les murs de l’obeya room accueillent les différents tableaux, graphiques, schémas, plannings indispensables à la conduite du projet. Ainsi, toutes les informations importantes sont regroupées au même endroit et sont consultables à n’importe quel moment, par n’importe lequel des membres de l’équipe projet. Cela peut représenter un gain de temps et d’énergie considérable. Il n’y a rien de pire que de devoir chercher une information qui devrait être accessible facilement et simplement. Le temps perdu à trouver une information précise peut remettre en cause la prise d’une décision, et ainsi avoir de lourdes conséquences sur la suite du projet. L’obeya apporte donc une solution simple à ce problème en facilitant le partage d’informations. Différents espaces dédiés peuvent être aménagés afin de faciliter le classement des informations. Ainsi, on trouve souvent un affichage destiné aux indicateurs de performances (ou KPIs), un pour la planification des tâches, un pour le produit, un pour les informations client, un pour les objectifs, un pour le suivi de la production ou encore un pour le suivi des problèmes et des anomalies.
Enfin, dans l’obeya est mis à disposition tout le matériel nécessaire à l’équipe : ordinateurs, imprimantes, écrans d’affichage mis à jour en temps réel… Tout ce qui peut servir à la résolution des problèmes et à l’amélioration de la productivité de l’équipe est concentré dans l’obeya.
Comment bien utiliser l’obeya room ?
La mise en place d’un plan d’amélioration continue au sein du projet permet de rendre l’équipe encore plus efficace et de garantir une certaine qualité à l’ensemble de sa production.
Le PDCA (Plan, Do, Check, Act), souvent symbolisé par la roue de Deming, est sans doute le plan d’amélioration continue et de résolution de problèmes le plus courant. Il se décompose en quatre phases :
- Plan (planifier) : définition du sujet ou du problème, du périmètre d’intervention, et identification des solutions à mettre en place, au travers d’un plan d’actions planifiées et attribuées aux intervenants.
- Do (réaliser) : mise en œuvre de l’ensemble des actions définies durant la première phase.
- Check (vérifier) : vérification de l’efficacité des mesures prises au travers d’indicateurs ou d’observations. Ajustement si nécessaire des actions si l’efficacité attendue n’est pas au rendez-vous.
- Act (agir pour améliorer) : pérennisation des actions mises en place, ajout au guide des bonnes pratiques, généralisation.
Le regroupement des informations et des acteurs au sein de l’obeya room a pour but d’accélérer le processus PDCA afin de résoudre plus rapidement les problèmes et d’améliorer les méthodes de travail mises en place. Plutôt que de devoir contacter différents interlocuteurs dans différents services et de leur soumettre les informations, tous sont déjà sur place, et prennent connaissance des données au fur et à mesure de leur arrivée, en temps réel. Les décisions peuvent donc être prises plus facilement et les solutions mises en place plus rapidement.
L’obeya, en plus d’être organisé, doit être ritualisé. C’est-à-dire que sont organisées des réunions quotidiennes, hebdomadaires et que des boucles courtes de résolution de problèmes ou d’anomalies sont mises en place. L’ensemble des membres de l’équipe doivent être en permanence connectés les uns aux autres.
Ce qu’apporte concrètement l’obeya room
L’utilisation de l’obeya room a déjà fait ses preuves dans de nombreuses entreprises, apportant des avantages certains aux projets.
Les équipes sont plus efficaces. Le fait que les décideurs du projet soient regroupés en un même lieu permet de partager rapidement les informations vitales et de prendre les décisions nécessaires sans perte de temps.
La collaboration et la communication entre les différents acteurs clés du projet est elle aussi grandement facilitée, ce qui leur permet de se concentrer sur les principaux problèmes afin de leur apporter des solutions dans les plus brefs délais. Ils ne se laissent pas distraire par des problèmes secondaires, pouvant être traités plus tard.
Enfin, en étant regroupés et en disposant de toutes les informations nécessaires, qu’il s’agisse de technique, de métier ou de gestion du projet, les intervenants, experts dans différents domaines, peuvent travailler ensembles plus efficacement. Ils disposent des informations en temps réel, peuvent se parler, discuter, bien mieux que s’ils devaient utiliser des outils comme l’email ou même la messagerie instantanée ou organiser des réunions pour se retrouver.
L’obeya va permettre à tous les membres de l’équipe projet de devenir plus autonomes, en définissant leurs objectifs et leurs contraintes, et en anticipant les actions nécessaires. L’obeya est donc un outil particulièrement efficace pour rendre une équipe plus agile.
Obeya physique ou obeya virtuelle ?
La création d’une obeya room physique, dans les locaux de l’entreprise, n’est pas toujours réalisable, notamment lorsque l’équipe projet est éclatée sur plusieurs sites. La mise en place de plusieurs obeya sur différents sites est possible, en les équipant notamment d’écrans tactiles de grande taille et d’un outil de management numérique permettant de dynamiser et de fluidifier la transmission, le partage et la diffusion des informations.
Des événements interactifs doivent être mis en place (réunions quotidiennes courtes par exemple) de façon à faciliter la communication entre les différentes parties de l’équipe éloignées géographiquement. Pour cela, l’entreprise doit être équipée d’un réseau de communication interne performant.
Il faut cependant noter que même avec les meilleurs outils de communication, une obeya room physique regroupant tous les collaborateurs restera toujours plus efficace.
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