Durant le déroulement d’un projet géré par la méthodologie Agile Scrum, une réunion de synthèse est réalisée à la fin de chaque sprint. Appelée rétrospective scrum, c’est l’occasion de faire le bilan du sprint écoulé, de faire la liste de ce qui a bien fonctionné mais également des points négatifs.
L’objectif est d’améliorer le déroulement du sprint suivant en accentuant ce qui va bien et en corrigeant les erreurs passées.
Tout le monde doit s’exprimer !
Il est impératif que chaque personne ayant participé au sprint puisse exprimer son point de vue sur le déroulement du sprint qui vient de s’achever. Chacun a sa vision des choses, a vécu le sprint différemment, et c’est la synthèse des avis et idées exposées qui va permettre de proposer des axes d’amélioration.
La réunion doit être vivante, productive, et personne ne doit monopoliser la parole. Tout le monde doit se sentir libre de s’exprimer. C’est bien dans une démarche d’amélioration continue que vient se positionner cette rétrospective scrum.
La personne en charge de l’animation de la réunion doit également changer régulièrement. C’est un gage de renouveau qui apportera sans aucun doute son lot de résultats positifs. Si au début, peu de personnes seront suffisamment à l’aise pour se proposer, cela changera assurément au bout de quelques rétrospectives.
Chacun doit trouver la meilleure façon d’avancer
L’animateur de la réunion va devoir recueillir les avis et les questions de chacun, mais sans pour autant fournir des solutions toutes faites. Il ne s’agit pas ici de diriger, mais bien d’amener chacun à trouver dans ses propres ressources, parfois insoupçonnées, les solutions à un problème rencontré et exposé durant la rétrospective scrum. C’est une façon tout à fait productive d’encourager les membres de l’équipe à trouver des solutions innovantes et à prendre des initiatives positives. On multiplie ainsi les chances de trouver des axes d’amélioration pour le sprint suivant.
Tout le monde n’est pas nécessairement à l’aise pour prendre la parole en public. Le rôle de l’animateur sera donc primordial ici, puisqu’il s’agira de s’assurer que personne ne monopolise la parole mais également de repérer les personnes qui pourraient avoir des choses intéressantes à dire, mais qui n’osent pas prendre la parole. Il faudra non pas les forcer, mais les encourager à s’exprimer, en leur en donnant l’occasion. Parfois, un simple tour de table suffit.
Aucun jugement n’est porté durant la réunion
Il est important de préciser en introduction que l’objectif de la réunion n’est pas de trouver des coupables à un problème rencontré ou de porter des jugements sur les idées proposées. Durant la rétrospective, il n’y a pas de structure hiérarchique. Chaque membre de l’équipe a le même poids et peut s’exprimer librement, sans crainte de sanction ou de jugement.
Objectif : l’amélioration continue
Si la rétrospective scrum est l’endroit idéal pour obtenir des idées d’amélioration, encore faut-il ensuite les concrétiser. Encore une fois, la décision de mettre en place telle ou telle idée ne revient pas à une seule personne, mais à toute l’équipe. Inutile également de vouloir en faire trop. A trop vouloir faire de changements en même temps, on risque de s’y perdre et de finalement aboutir à un résultat décevant.
Mieux vaut donc privilégier la qualité que la quantité, en se limitant à deux ou trois actions à mettre en place durant le sprint suivant. La prise en charge de ces actions sera basée sur le volontariat et témoignera de l’engagement de la personne au sein de l’équipe.
Afin d’être capable d’évaluer l’impact réel des modifications sur le déroulement du projet, les actions mises en œuvre doivent être SMART :
- Spécifiques,
- Mesurables,
- Acceptables,
- Réalisables
- et Temporellement définies.
Ces actions, une fois décidées, vont être transformées en tâches, apparaître dans le backlog, et donc leur réalisation estimée et suivie au même titre que toutes les autres.
Pour conclure sur la rétrospective Scrum
La rétrospective Scrum est un outil d’amélioration continue du projet. C’est l’endroit où par définition chacun peut exprimer son ressentit sur le projet et proposer ses idées et axes d’amélioration. Il s’agit donc d’un processus particulièrement critique dans le déroulement d’un projet, et il est important de ne pas sauter cette étape, même si c’est parfois tentant tant les délais peuvent être courts.
Il en ressort toujours quelque-chose de positif, ce qui n’est pas forcément le cas de toutes les réunions.
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