Les réunions de rétrospectives Agiles Scrum représentent un outil particulièrement précieux pour les équipes projet. C’est l’occasion de demander à chaque membre de l’équipe ce qui s’est bien passé durant le dernier sprint et ce qui peut être amélioré dans les itérations suivantes. Après que tout le monde ait pu s’exprimer, il est possible de mettre en place des actions afin d’adapter les méthodes de travail en cours.
Mais que se passe-t-il s’il existe des ressentiments au sein de l’équipe, si ses membres rencontrent des problèmes de communication susceptibles d’entraver le bon fonctionnement de la rétrospective ? Il existe différents outils Scrum et techniques de rétrospectives destinés à passer outre ces blocages afin de redonner à la réunion toute son efficacité. Nous allons ici en voir quatre, adaptées à différentes situations.
1 mot
Il arrive qu’une équipe rencontre des problèmes, que ses membres aient du mal à travailler efficacement ensembles. Il est impératif de mettre des mots sur ces problèmes afin de pouvoir en discuter et trouver une solution, sans quoi, le projet se dirigera assurément vers un échec.
La technique « 1 mot » consiste à demander à chaque membre de l’équipe projet d’exprimer son sentiment sur le sprint qui vient de s’achever, à l’aide d’un seul mot. Il y a de grandes chances que les mots utilisés entraînent des questionnements et déclenchent une discussion permettant à tous de s’exprimer et de traiter les problèmes en profondeur. Une telle discussion entre tous les membres de l’équipe va permettre de comprendre les racines du mal, d’identifier les causes profondes des problèmes qui n’auraient sans doute été traités qu’en surface sinon.
A la fin des discussions, un point est fait afin de s’assurer que chacun a pu s’exprimer et que tous les sujets ont pu être abordés. Non seulement les problèmes rencontrés ont été identifiés, mais des solutions efficaces pourront être mises en œuvre. La technique « 1 mot » a l’avantage de permettre à l’équipe d’aller au bout des choses, mais a également un effet libérateur sur ses membres qui ont enfin pu exprimer ce qu’ils ont ressenti lors du sprint qui vient de se terminer.
Si la confiance est importante dans toute rétrospective, elle l’est encore plus avec la technique « 1 mot » car ce sont les émotions et les sentiments des membres de l’équipe qui vont être exprimés. Chacun doit donc être en confiance et se sentir libre de s’exprimer comme il l’entend. Le Scrum Master, en tant que facilitateur aura donc un rôle particulièrement important. Il doit être clair pour tous que tout ce qui sera dit lors de la réunion restera dans l’équipe. Chacun doit respecter et écouter les opinions des autres. Il n’est pas impossible que des accusations ou des récriminations fassent leur apparition. Il est important dans ce cas de rappeler à tous que le but de la rétrospective est la compréhension de ce qui s’est passé durant le sprint afin de trouver des solutions.
Team happiness chart
L’objectif de cette technique est de permettre à chaque membre de l’équipe d’exprimer son degré de satisfaction ou de bonheur concernant les conditions de travail et les processus utilisés durant le dernier sprint.
Le graphique se présente sous la forme d’un histogramme gradué de 1 à 5. Un score de 1 représente un grand mécontentement, un profond malaise, alors que 5 indique que l’on est pleinement satisfait.
Les membres de l’équipe disposent de post-it. A son tour, chacun vient coller son post-it sur le graphique à l’emplacement correspondant à son ressenti, et explique la ou les raisons de ce choix. Si un élément notable ressort de ces explications, les participants peuvent au choix de l’équipe, soit en discuter immédiatement, soit reporter la discussion à plus tard lors de la rétrospective.
Si la personne suivante choisi le même score que son prédécesseur, elle place son post-it juste au-dessus, formant ainsi peu à peu l’histogramme.
La construction de ce graphique va permettre à tous de communiquer plus facilement et de rapidement identifier les changements à apporter aux méthodes utilisées par l’équipe et à son fonctionnement, afin d’accroître son efficacité lors du sprint suivant.
Galerie d’art
Cette méthode permet aux membres d’une équipe d’exprimer leurs sentiments vis-à-vis de l’état actuel du projet dans son ensemble (et pas seulement d’une itération). Afin d’y parvenir, l’outil utilisé va être le dessin. Chaque personne va avoir la possibilité de montrer aux autres son ressentit vis-à-vis du projet à travers un dessin.
Naturellement, il n’est absolument pas nécessaire d’être doué en dessin, contrairement à ce que pourrait laisser penser le nom de la méthode. Les œuvres obtenues se doivent d’être simples, facilement lisibles et compréhensibles.
D’autre part, afin de faciliter les choses (le dessin n’est pas forcément un mode d’expression dans lequel tout le monde se sent à l’aise), chaque membre de l’équipe dispose de la même base de départ. Le dessin qui sert de base peut être totalement arbitraire et doit être volontairement simpliste. Il peut s’agir par exemple d’un cercle et de quelques traits répartis sur la page. Pris comme cela, ils n’évoqueront rien à personne et ne risquent donc pas d’avoir une quelconque influence sur le résultat final.
A partir de cette base, chacun va pouvoir exprimer ce qu’il ressent, la façon dont il vit le déroulement du projet. Le dessin va prendre forme petit à petit, en intégrant les éléments de départ, pour finalement refléter la vision du projet qu’à son auteur à un instant t.
La lecture des dessins et leur explication par leurs auteurs vont permettre de faire ressortir les différents points, positifs comme négatifs, auxquels il faudra prêter une attention particulière à l’avenir. C’est un moyen à la fois simple, ludique et créatif de mettre les problèmes en lumière et de réfléchir aux solutions à mettre en place.
Fist of five
Cette méthode a pour objectif d’obtenir un consensus ou tout au moins une décision au sein d’une équipe concernant un problème rencontré sur un projet en mode scrum.
Durant un projet, il arrive souvent que l’équipe se réunisse pour discuter d’un problème et que tout le monde semble tomber rapidement d’accord sur la meilleure solution à mettre en place. Alors que l’animateur de la réunion conclut en résumant la ou les décisions qui viennent d’être prises, quelqu’un réalise finalement qu’il n’est pas d’accord, l’exprime, et entraîne toute l’équipe dans une nouvelle phase de discussion. La perte de temps peut rapidement devenir importante, et à terme préjudiciable pour le projet.
« Fist of five » permet en fait d’organiser rapidement un vote sur un sujet donné, en utilisant, comme son nom l’indique, sa main. C’est une façon simple de permettre à chacun de s’exprimer, de voter, et d’évaluer un sujet particulier. Pour voter, il suffit de lever la main avec 0 (le poing) à 5 doigts.
Le décompte des votes s’effectue de la façon suivante :
- 0 doigt (le votant présente un poing fermé) : rejet total de la solution, ce qui est proposé est le pire choix possible. C’est le meilleur moyen de bloquer un vote afin de ne pas obtenir de consensus.
- 1 doigt : de nombreuses réserves avec l’idée exposée, mais il s’agit d’un vote progressif, parce que l’on préfère tout de même essayer de régler le problème plutôt que de continuer à vivre avec.
- 2 doigts : soutien de la proposition malgré quelques inquiétudes, à l’essai.
- 3 doigts : support de la solution proposée.
- 4 doigts : l’idée semble intéressante et aller dans le bon sens.
- 5 doigts : soutien inconditionnel de la solution mise au vote.
Avant de lancer un vote, il est très important de savoir exactement pourquoi vous allez voter. Cela peut paraître trivial, mais c’est en fait primordial.
Si vous souhaitez faire des points réguliers lors d’une réunion de brainstorming par exemple, afin de savoir où en sont les participants dans leurs réflexions, vous pouvez organiser des votes à intervalles réguliers. Chaque groupe travaille à la résolution du problème exposé durant 45 minutes, puis c’est le vote. En fonction des résultats, on élimine les solutions ayant obtenu le moins de suffrages pour se concentrer sur les autres et les développer. Au bout de 45 minutes, on vote de nouveau, et ainsi de suite jusqu’à ce qu’une solution finisse par recueillir un maximum de voix.
Si vous souhaitez obtenir un consensus sur un sujet particulier, le vote permet d’identifier les personnes qui ne sont pas convaincues par la solution proposée et qui ne sont pas du tout d’accord, afin de discuter avec elles de leurs problèmes spécifiques et de leurs préoccupations ou inquiétudes. Au final, la décision qui sera prise le sera sur des bases plus solides et permettra à tous d’avancer dans la même direction.
Vous pouvez également souhaiter prendre une décision et avancer sans obtenir de consensus. Il suffit de définir clairement un seuil au-delà duquel une proposition peut être adoptée. Si une idée recueille suffisamment de votes pour dépasser ce seuil connu de tous, elle est mise en œuvre, même si certains ne sont pas d’accord et ont voté contre. En revanche, il faut que ce soit clair et limpide pour tout le monde dès le début qu’il n’est pas question de chercher un consensus, mais que le plus grand nombre de votes l’emportera. Rien n’empêche en revanche d’organiser plusieurs « rounds » de discussion et de votes avant la prise de décision finale.
Quel que soit l’objectif du vote, son organisation est toujours la même.
- Pour commencer, il faut poser clairement la question à laquelle il va falloir répondre, afin qu’il n’y ait aucune ambiguïté (par exemple, « Doit-on installer la nouvelle version de ce logiciel au risque de voir apparaître des incompatibilités avec l’existant ? »).
- Ensuite, il faut expliquer les règles : recherche-t-on un consensus ou une majorité ?
- Enfin, vient le vote en lui-même. L’animateur de la réunion compte « 1, 2, 3, votez ! ». Tous les participants doivent impérativement voter en même temps en levant la main, de façon à ne pas pouvoir voir avant ce que font les autres, et ne pas être influencé. Chacun vote avec 0, 1, 2, 3, 4 ou 5 doigts.
L’animateur fait le compte des votes. S’il s’agit juste de sonder les participants sur un travail en cours, les sujets de discussions sont adaptés, et le travail des groupes peut reprendre jusqu’au prochain vote. Si un consensus est recherché, ceux qui ont voté avec 0, 1 ou 2 doigts peuvent exprimer leurs réserves, et chacun peut apporter sa pierre à l’édifice.
Une fois les discussions terminées, un nouveau vote est lancé. Enfin, s’il s’agit de prendre une décision sans nécessairement obtenir de consensus, il faut comparer les résultats. Si tout le monde a voté avec au moins un doigt levé, la proposition est adoptée. Si au contraire, il n’y a eu que des poings levés, elle est rejetée. Si les deux cas se présentent (quelques doigts levés, mais aussi quelques poings fermés), on compare le nombre de poings au nombre de mains avec au moins un doigt levé, et le plus grand l’emporte.
Pour conclure sur les outils Scrum de gestion des émotions
Bien connaître son équipe agile et son ressentit est un atout précieux pour la réussite d’un projet. La plupart des équipes sont susceptibles de rencontrer des problèmes à un moment ou à un autre, mais plus ils sont identifiés rapidement, et plus une solution peut être trouvée et mise en place rapidement. Comme nous l’avons vu, il existe plusieurs outils Scrum permettant de prendre le poul d’une équipe et de prendre des décisions dans le but d’améliorer les choses. L’objectif est de sélectionner celle qui semble le mieux convenir à un instant t et de la mettre en œuvre. Quelques temps plus tard, une autre approche sera peut-être nécessaire. Il faut être pragmatique, et choisir la méthode la plus efficace face à un problème donné.
La solution Nutcache est le support idéal à tous ces outils scrum. N’hésitez pas à tester gratuitement la version complète durant 14 jours.
