Le pilotage de projet, sert à économiser du temps et de l’argent pendant la planification et l’exécution du projet. C’est quelque chose que vous devez absolument faire pour mener à bien vos missions.
Si vous n’êtes pas familier avec la façon dont se fait le pilotage d’un projet, voici la définition qu’en donne l’Omniscient Project Management Body of Knowledge (PMBOK) :
« Le pilotage de projet est un processus de collecte, de gestion et d’analyse des données, utilisé pour prédire, comprendre et influencer, de manière constructive, les résultats de temps et de coût d’un projet ou d’un programme. Cela, grâce à la communication d’informations dans des formats qui assurent une gestion efficace et la prise de décision ».
Cette explication, qui peut sembler indigeste, mérite quelques précisions, que nous allons tenter d’aborder dans cet article.
Pour commencer, le pilotage projet est un outil qui vous aide donc, à gagner du temps et à rester dans les délais prévus, lors de la planification et de l’exécution de votre projet, tout en réduisant les coûts.
Sa forme varie en fonction des exigences spécifiques du projet, mais bien piloter un projet est essentiel pour stimuler les facteurs de performance de votre mission.
À quoi servent les outils de pilotage projet ?
Le pilotage de projet aide tout le cycle de vie de votre projet.
Comme nous l’avons déjà dit, l’utilisation d’outils de pilotage de projet, variera en fonction des besoins propres à votre mission. Mais, globalement, voici à quoi ils peuvent vous servir :
- Développer votre stratégie de projet. Définir des méthodes qui amélioreront des projets futurs et les résultats du projet, lui-même.
- Planifier les maintenances nécessaires dans votre projet.
- Estimer les coûts. Contrôler les frais et évaluer de la valeur du projet.
- Gérer les risques. Évaluer et analyser les risques du projet, puis cataloguer les risques passés et chercher à éviter les risques futurs.
- Répartir et organiser le travail.
- Contrôler la conformité de la documentation du projet.
- Surveiller et évaluer vos stocks ou fournitures.
- Intégrer totalement des éléments de contrôle, dans le processus de la gestion du projet.
L’importance du pilotage de projet
Maintenant que vous connaissez la portée de ce que le pilotage de projet apporte, voyons pourquoi ce contrôle est si important.
La réalisation réussie du projet, commence par la planification du processus d’exécution.
Le concept de gestion de projet a été mis en place au milieu du 20e siècle. Au cours des dernières décennies, il a été démontré, maintes et maintes fois, que le manque de planification adéquate, peut presque certainement entraîner la défaillance du projet.
Par conséquent, vous devez gérer votre pilotage de projet, dans un ensemble de bonnes pratiques, vous permettant de corriger les erreurs de planification. Par exemple, vous pouvez utiliser un logiciel comme Nutcache. En effet, vous pourrez y gérer l’ensemble de la planification et y appliquer les contrôles nécessaires.
Les 10 étapes clés du pilotage de projet
Le pilotage de projet efficace et intelligent commence bien avant l’étape d’exécution de votre travail. Ainsi, la surveillance et le pilotage vont de pair, pour chaque étape de votre projet.
1- Déterminez la portée de votre projet.
En effet, il est important d’en expliquer tous les aspects aux parties prenantes.
2- Structurez vos équipes et assignez les tâches.
Ainsi, il vous revient de déterminer qui est le plus à même de mener à bien tel ou tel travail.
3- Définissez les risques : ceux qui méritent d’être pris et ceux qui saboteraient le projet.
Établissez aussi un plan de gestion des risques très précis, qui vous permettra de réagir, le cas échéant.
4- Soulignez les facteurs d’adaptabilité.
Pour être plus clair, des causes internes ou externes peuvent forcer le projet à être modifié. Essayez donc de les prévoir, ainsi que les possibilités d’adaptation dont vous disposez.
5- Surveillez l’état du projet.
Grâce à un calendrier central, surveillez si votre projet progresse bien ou mal. En outre, si le projet avance avant l’échéance, étudiez et trouvez ce qui facilite les progrès rapides. Appliquez alors cette méthode aux projets futurs. Dans le cas contraire, lorsque votre projet est en retard, évitez les mêmes erreurs dans les projets futurs, vous économiserez du temps et de l’argent.
6- Mettez en place un plan de communication efficace avec votre hiérarchie et vos clients.
Soyez, en effet, totalement transparent et accordez aussi une communication claire à vos équipes.
7- Accordez de l’importance aux délais et à la budgétisation.
Réellement, mettez en place un plan pour établir les coûts initiaux du projet, suivre les changements apportés au budget par une communication régulière avec le service comptable et veillez à ce que les délais soient respectés. De plus, élaborez un plan d’urgence au cas où un délai ne soit pas respecté.
8- Analysez, évaluez.
Ainsi, vous saurez à quel point chaque élément de la planification et de l’exécution du projet, contribue à sa réussite globale. Avez-vous besoin d’allouer plus de ressources ou de réaffecter du personnel ? Les équipes ont-elles été bien formées ? Manquez-vous de quelque chose ? Un système devrait être en place pour résoudre les questions comme celles-ci (et toutes les autres), pendant l’exécution et la planification.
9- Travaillez sur des correctifs.
Dans la logique du pilotage de projet déjà mené, regardez s’il existe des indicateurs que des corrections doivent être apportées au projet. Prévoyez du temps pour les modifications, mais aussi quelques jours de plus, au cas où les corrections engendrent de nouveaux problèmes. En effet, vous ne pouvez pas prédire l’avenir, mais vous pouvez l’imaginer et définir des plans pour faire de votre mieux pour le contrôler.
10- Présentez votre projet.
Organisez les réunions, décidez qui seront les intervenants présents et comment vous allez leur dérouler l’explication de votre mission.
Il faudra surveiller ces étapes, un peu comme on surveille du lait sur le feu : ne relâchez pas votre attention.
Sans surveillance suffisante, vous n’avez vraiment pas beaucoup de contrôle. Sur le marché concurrentiel, de la gestion de projet actuel, la nécessité d’un contrôle de projet, dans toutes les facettes d’une mission, de la conception à la livraison, est aujourd’hui plus que jamais indispensable.
Pour ce faire, vous pouvez mettre en place un tableau de suivi pour chaque moment de votre pilotage de projet.
Donc, maintenant que vous savez comment piloter un projet, vous pouvez mettre en place des outils efficaces de pilotage de projet, avec Nutcache.
