Qui imaginerait à l’heure actuelle un tableau de bord de gestion de projet sans planning projet ? Nous sommes tellement habitués à sa présence que nous ne nous posons même plus la question : pourquoi planifier un projet ? Nous rappellerons ici les objectifs de la planification d’un projet, ainsi que les avantages que l’on peut en tirer en termes de suivi de projet.
Définition de la planification d’un projet ?
On peut définir la planification comme l’organisation du déroulement des différentes étapes d’un projet.
Parmi les différentes phases d’un projet, on trouve le découpage, qui consiste, comme son nom l’indique, à le découper en tâches. Une fois la liste exhaustive des tâches établie, elles vont devoir être ordonnancées de façon à déterminer les interdépendances et l’ordre dans lequel elles devront être réalisées. Elles vont être priorisées en fonction de leur criticité, des charges nécessaires à leur réalisation et de leurs éventuelles dépendances.
Une organisation des tâches va ressortir de ce travail, qui va permettre de définir des jalons de réalisation, qui une fois intégrés au tableau de bord de suivi de projet, permettront de surveiller son avancement. On obtient ainsi une vision claire et synthétique du projet, permettant d’anticiper les éventuels dépassements de délais et les ressources nécessaires à la réalisation des différentes tâches.
La planification en management de projet va donc permettre de suivre la concrétisation des objectifs et la réalisation des différentes tâches, parallèlement à la gestion et à l’affectation des ressources.
Quels sont les objectifs de la planification ?
L’objectif principal de la planification des tâches est de fournir une vision globale du projet et de son déroulement. Elle permet de superviser aussi bien la réalisation d’une tâche unique, avec ses ressources, ses dates de début et de fin et la durée qui lui a déjà été consacrée, que l’avancement du projet dans son ensemble, avec les répercussions de chaque tâche sur la date de fin du projet.
L’ordonnancement des tâches d’un projet va permettre de tracer le chemin critique menant à sa réalisation, avec la définition des priorités et des dépendances. Les indicateurs de suivi vont faciliter la mise en œuvre d’un contrôle avancé de l’avancement du projet en suivant la progression des différentes tâches, permettant ainsi l’anticipation de tout débordement et de risque de dépassement des délais. Le tableau de bord de suivi de projet fourni ainsi une vision en temps réel des travaux en cours et à venir et des ressources nécessaires à leur réalisation.
L’ordonnancement des tâches et le suivi en temps réel du projet faciliter l’intégration de nouvelles tâches qui n’auraient éventuellement pas été identifiées à l’origine mais qui sont devenues nécessaires. La planification va permettre de la définition des impacts potentiels de la prise en compte de ces nouvelles tâches sur les objectifs fixés et la date de livraison prévue du projet. C’est donc un outil précieux d’aide à la décision : est-il possible de prendre en compte des tâches supplémentaires sans augmenter le risque ou est-il préférable de les reporter dans une étape ultérieure, voire de les refuser ?
De nombreux avantages à la planification
Le principal avantage de la planification d’un projet est évidemment d’en permettre ensuite un suivi précis et un contrôle régulier. En ayant connaissance de l’ensemble des tâches, de leurs dépendances et de leur organisation chronologique au sein du projet, il est possible d’anticiper d’éventuels problèmes pouvant survenir, comme un retard dans la réalisation d’une action par exemple, et d’en minimiser les impacts potentiels.
La planification va également permettre l’implication de l’équipe dans le processus d’élaboration d’un projet. En effet, il est impossible pour une personne seule de franchir toutes les étapes de planification d’un projet. Il ne peut s’agir que d’un travail collectif, impliquant différentes spécialités représentées au sein de l’équipe, qu’elles soient plutôt orientées gestion ou technique.
Durant cette phase, chacun va pouvoir apporter sa pierre à l’édifice, comprendre son rôle et trouver sa place dans l’équipe. L’implication, la motivation et la cohésion des membres de l’équipe projet s’en trouveront renforcées. La tenue du calendrier et le respect des délais sera au centre de leurs préoccupations puisqu’ils auront engagé leur responsabilité et leur crédibilité en s’impliquant dans le chiffrage de la réalisation des tâches, l’estimation des ressources nécessaires et la construction du planning final.
Pour que l’implication de l’équipe dans le processus de planification soit total, il faut en revanche faire en sorte qu’il se passe dans de bonnes conditions. Chacun doit pouvoir disposer de suffisamment de temps pour analyser correctement la ou les tâches qui lui seront assignées, sans stress, et fournir ainsi un chiffrage précis et réaliste. Il n’y a rien de pire que de ne pas laisser suffisamment de temps, d’accentuer anormalement la pression, et demander au final un chiffrage « à la louche », imprécis, qui ne pourra déboucher que sur une catastrophe. Des chiffrages non maîtrisés entraînent inévitablement un planning irréaliste et intenable, et à terme, l’échec du projet et les pertes financières associées.
Il est important de formaliser le rôle et les responsabilités de chacun afin de savoir quand et dans quelles conditions il va intervenir. Un ou plusieurs outils de planification de projet, comme le PERT par exemple, peuvent être utilisés.
Différentes techniques de planification
Les types de planification en management sont nombreux. Qu’il s’agisse d’une méthode classique, comme la méthode dite « traditionnelle », en cascade ou encore adaptative, ou d’une méthode agile, comme Scrum, Crystal clear ou XP (eXtreme Programming), l’important est qu’elle soit avant tout adaptée au projet.
En fonction de la taille du projet, du nombre de personnes composant l’équipe et de leur répartition géographique, et bien sûr de la méthode de gestion de projet adoptée, il faudra opter pour une technique de planification appropriée.
N’hésitez pas à vous procurer un exemple de planification d’un projet auprès de collègues, choisissez une méthode de gestion de projet et un type de planification avec lesquels vous vous sentez à l’aise, et lancez-vous !
=> Pour vous aider à choisir une méthode de planification, n’hésitez pas à consulter l’article correspondant sur les différents types de planification de projet.
Pour conclure sur la planification de projet
Nous avons donc vu pourquoi planifier un projet était indispensable. Certes, cette étape demande un investissement en temps et en ressources avant même que le projet ne démarre réellement. Mais pour réussir un projet, on ne navigue pas à vue. Vous lanceriez-vous dans une course nautique, sans embarquer de cartes sur votre bateau, sans avoir préalablement étudié la meilleure trajectoire à suivre, et échafaudé plusieurs plans de secours en cas de mauvais temps ou d’avarie ? C’est la même chose pour un projet. En suivant un processus de planification, vous allez obtenir la définition d’une trajectoire à suivre. Prenez le temps nécessaire à l’analyse complète du projet de façon à ce que la planification vous permette ensuite d’anticiper les éventuels problèmes qui pourront se présenter. De cette façon, ils pourront être traités plus rapidement et plus efficacement, et leurs effets minimisés.
Ne négligez pas cette étape de préparation et n’hésitez pas non plus à vous aider d’exemples de livrables d’un projet précédent. Utilisez l’expérience de chacun, apprenez de vos erreurs et améliorez-vous sans cesse. Une mauvaise préparation et une sous-estimation des risques sont généralement à l’origine de l’échec d’un grand nombre de projets. Il est indispensable de bien connaître son projet afin de le mener à bien. La planification est un outil idéal pour cela.
Mais si vous êtes maintenant persuadé de l’importance de la planification d’un projet et des avantages qu’elle apporte, peut-être vous posez-vous la question « comment planifier un projet ? ». La planification d’un projet est composée de plusieurs étapes, du découpage en tâches à l’identification des risques, en passant par la hiérarchisation des tâches, leur ordonnancement et la définition du planning. Si vous souhaitez en savoir plus sur comment planifier un projet, poursuivez votre lecture avec l’article « la planification de projet ».
Enfin, Nutcache est l’outil idéal pour planifier et gérer votre projet de manière agile.
=>Nutcache permet de créer et suivre le planning de votre votre projet en temps réel.
