Si vous êtes familier avec le diagramme de Gantt, vous savez que l’une de ses fonctionnalités est la création de dépendances des tâches. À première vue, cette fonction pourrait rebuter plus d’une personne, mais à force de vous en servir, votre équipe s’habituera à cet outil de travail. Dans cet article, nous vous expliquons, en six points, pourquoi vous gagnez à utiliser les dépendances des tâches.
Pour rendre la planification des tâches plus cohérente
Lorsque vous vous lancez dans un nouveau projet, vous avez probablement envie d’avoir une vue d’ensemble de toutes les tâches que votre équipe devra réaliser. Et ce, afin d’éviter de faire n’importe quoi dans votre projet.
En planification de projet, le découpage et l’ordonnancement des tâches sont des étapes importantes. En effet, alors que le découpage permet de définir toutes les tâches d’un projet, l’ordonnancement établit l’ordre dans lequel les tâches doivent être accomplies.
Imaginez la situation suivante : votre équipe est mandatée pour produire le rapport annuel destiné aux actionnaires de votre entreprise. Vous réfléchissez aux tâches reliées à la production de ce rapport : recherche, rédaction du rapport, graphisme, mise en page, impression, etc. Selon la complexité du rapport ou les exigences de votre entreprise, il pourrait y avoir plus de tâches que prévu, d’où l’importance de planifier toutes les étapes de votre projet de A à Z.
Pour éviter les erreurs
Comme nous l’avons indiqué plus tôt, il y a une raison pour laquelle les dépendances des tâches ont leur utilité : elles structurent les tâches par ordre chronologique. À l’instar d’une recette, vous devez suivre les étapes l’une après l’autre. Certes, cela pourrait paraître une bonne idée de prendre de l’avance en exécutant certaines tâches avant d’autres, mais vous êtes plus à risque de produire des erreurs et de compromettre votre projet.
Dans l’exemple que nous avons donné, vous avez décidé que l’infographie du rapport s’effectuera dans l’avant-dernière semaine de mai. Robert, le graphiste de votre équipe, est en avance sur ses projets et décide d’exécuter l’infographie du rapport dans la première semaine de mai. Or, peu de temps après le travail de Robert, l’entreprise change d’image de marque. Votre graphiste sera alors obligé d’ajouter plus de temps pour modifier le rapport en fonction de la nouvelle image de marque.
Pour déléguer vos tâches en toute transparence
Le manque de transparence est une des erreurs communes aux équipes projet. Évidemment, si vos coéquipiers n’ont pas accès aux mêmes informations, cela peut nuire au projet ainsi qu’à la cohésion du groupe. Heureusement, ce problème peut être réglé en mettant en place un diagramme de Gantt et en établissant les dépendances des tâches. Ainsi, toute l’équipe sait qui travaille sur quoi, à quel moment et dans quel ordre.
Reprenons l’exemple de votre rapport annuel. Selon les compétences de vos collègues, vous confiez la rédaction des textes à Giselle et vous déléguez la création des graphiques à Robert. Ces derniers, rassurés par la confiance que vous leur accordez, sont déterminés à exécuter leur tâche en même temps afin de ne pas causer de retard à l’étape de la mise en page du rapport.
Pour calculer le temps nécessaire au projet
Pour livrer un projet à temps, il est bien important de connaître la durée nécessaire pour le réaliser. Calculez le temps requis pour chaque tâche, et n’hésitez pas à ajouter du temps supplémentaire afin d’avoir une bonne marge de manœuvre en cas de problème.
Pour revenir à notre rapport annuel, vous déduisez qu’il faudra trois jours à Giselle pour rédiger les textes. Pour ne pas prendre de risque, vous décidez d’ajouter une journée de plus au délai, au cas où elle devra répondre aux autres urgences de votre équipe pendant cet intervalle de temps.
Pour éviter les conflits d’horaire
Une réalisation de projet est efficace lorsque tous les membres d’une équipe respectent les délais de leurs tâches respectives. Cependant, pour que son déroulement demeure performant, il est recommandé d’éviter tout conflit d’horaire, qui impliquerait un coéquipier dans deux tâches simultanées.
Dans notre exemple, Robert est la personne responsable de l’infographie de notre rapport annuel, mais aussi de l’illustration de la page titre. Il peut faire ces deux tâches l’une à la suite de l’autre, mais pas les deux en même temps. Pour gagner de l’avance sur votre échéancier, vous pouvez avoir recours à un(e) illustrateur(trice) pigiste.
Pour vous ajuster en cas de retard ou d’avance
D’un point de vue de gestionnaire, l’un des avantages de travailler avec les dépendances des tâches est d’avoir une meilleure supervision de votre projet. Ainsi, vous êtes au courant des tâches sur lesquelles vos coéquipiers s’activent. De plus, si vous avez pris la peine d’assurer une communication efficace au sein de votre équipe, vos collègues n’hésiteront pas à vous avertir en cas de pépin ou de progrès. Vous pouvez alors vous ajuster selon les circonstances.
Dans le cas de notre rapport annuel, si Robert n’a pas obtenu les chiffres nécessaires à la conception des graphiques, il sera obligé de retarder la remise de ses graphiques pour la mise en page. Par conséquent, le rapport risque d’arriver en retard à l’étape d’impression. Par contre, si Giselle a rédigé tous les textes du rapport en moins de quatre jours, elle peut faire avancer le projet en donnant un coup de main à Isabelle pour la mise en page.
Les dépendances des tâches : pas seulement pour les rapports annuels!
Vous vous en doutez, les dépendances des tâches ne servent pas uniquement à gérer votre équipe pendant l’élaboration d’un rapport. Elles peuvent également être utilisées pour des projets de design, de marketing ou de programmation informatique. Quelle que soit la composition de votre équipe, les dépendances des tâches facilitent la communication entre vos coéquipiers et permettent de livrer le projet à temps.
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