Loin du schéma classique dans lequel un chef de projet distribue les tâches, assure le suivi de leur réalisation et centralise l’ensemble des données de gestion et de reporting, le projet collaboratif promeut l’équipe et la communication comme centre d’intérêt principal. Si le travail collaboratif n’est pas un concept nouveau, son adoption dans les entreprises a connu une accélération ces dernières années grâce aux nouvelles technologies liées aux réseaux sociaux et au cloud computing. De nouveaux outils performants permettent de mettre en place facilement un projet collaboratif et de le mener à son terme dans les meilleures conditions.
Qu’est-ce qu’un projet collaboratif ?
La gestion de projet classique
Dans une gestion de projet classique, le chef de projet orchestre le travail des membres de l’équipe projet. Il distribue les tâches, s’assure qu’elles sont bien réalisées dans les temps. Chaque collaborateur travaille individuellement et rapporte directement au chef de projet. Il s’agit d’une organisation verticale et il existe un rapport hiérarchique très clair. Ce rapport hiérarchique peut ne pas exister du point de vue du statut des collaborateurs dans l’entreprise, mais il est bel et bien réel au sein de l’équipe projet. Chaque tâche étant clairement identifiée et séparée des autres, les membres de l’équipe sont peu amenés à communiquer entre eux. Régulièrement ou en fin de projet, les réalisations individuelles sont regroupées afin de construire le produit en cours de réalisation. Le travail de chacun est clairement identifié. Chaque membre de l’équipe porte la responsabilité individuelle du travail qu’il a fourni.
La gestion de projet collaboratif
Dans un projet collaboratif, l’organisation est radicalement différente. Si comme pour un projet classique, tous les membres de l’équipe ont un but commun (la réalisation d’un produit, la résolution d’un problème…), il n’existe pas de rapport hiérarchique. L’organisation est horizontale et chaque participant a autant d’importance que les autres. Il ne s’agit plus de travaux individuels regroupés à la fin du projet pour former un tout. Chaque tâche peut avoir un lien avec les autres et surtout, chacun ajoute en permanence ses réalisations au produit construit en commun. Les modifications apportées sont testées et contrôlées en temps réel par toutes les personnes ayant accès au projet. Les différents éléments du produit final sont régulièrement fusionnés. Les membres de l’équipe sont amenés à communiquer en permanence entre eux afin de se coordonner et de s’entraider au besoin. Chacun gagne en autonomie et son travail est valorisé. Le pouvoir de décision n’est plus centralisé, chacun possède le même niveau d’information et peut apporter son avis sur le déroulement du projet, les tâches à réaliser en priorité et la répartition du travail. On passe d’une responsabilité individuelle à une responsabilité partagée.
Avantages et inconvénients
La mise en place d’un projet collaboratif offre finalement beaucoup d’avantages et peu d’inconvénients.
Les membres de l’équipe projet étant plus autonomes, ils peuvent faire preuve de plus de créativité et d’innovation. Les rapports hiérarchiques étant éliminés, les relations entre les membres de l’équipe s’en trouvent grandement améliorées. Il n’y a pas de compétition, le partage et l’acquisition de connaissances et de compétences sont largement encouragés. La communication entre les membres de l’équipe est permanente, chacun peut proposer ses idées et être moteur du projet. L’équipe gagne assurément en confiance, en performance et en productivité.
Le principal problème d’un projet collaboratif peut venir du fait qu’il n’existe plus de hiérarchie bien définie. Cette situation ne convient pas nécessairement à tout le monde, certaines personnes ayant besoin d’être plus encadrées et remotivées régulièrement. Cette absence de hiérarchie peut parfois est une source de stress, qu’il va falloir gérer efficacement sous peine d’obtenir de la démotivation et finalement un effet inverse à celui attendu.
Le succès d’un projet collaboratif est dû avant tout à la compétence, à l’implication et à la motivation de chacun des membres de l’équipe. Coopération, innovation et productivité doivent être au centre des préoccupations.
L’importance du choix des outils
Le trio tableur / email / logiciel de gestion de projet a fait son temps. Les outils doivent permettre à chacun d’avoir le même niveau d’information, de pouvoir partager des documents, de pouvoir les modifier en temps réel, et de faciliter la collaboration entre tous les intervenants.
Les outils nécessaires à la réalisation d’un projet collaboratif sont liés à la communication, à la coordination des tâches, au partage de ressources et au partage de connaissances. La démocratisation des nouvelles technologies a permis l’essor de nombreux outils de travail collaboratif.
Les outils de brainstorming
Des outils de brainstorming vont faciliter le travail de réflexion et de collaboration lors des différentes étapes de conception du projet. L’organisation des idées, des réflexions peut se faire dans des tableaux ou des cartes mentales par exemple, partagés avec l’ensemble des participants.
Les outils de partage
Des outils de partage vont permettre à tous de diffuser librement des informations, sous la forme de présentations, de documents, de tableaux mais aussi de fichiers audios et vidéos. Il s’agit de faciliter la communication et de permettre la constitution d’une base de connaissances commune à toute l’équipe, qui pourra éventuellement servir à d’autres équipes et d’autres projets. À l’aide d’un tableau partagé, de type Kanban par exemple, chacun pourra suivre l’évolution des tâches qui lui sont attribuées, mais également de celles des autres membres de l’équipe. Cela permet à l’équipe d’avoir une vision d’ensemble du déroulement du projet afin de mieux décider de la suite, des priorités et des actions à mettre en place.
Les outils de gestion du temps
La gestion du temps est également très importante et le partage d’un calendrier commun va permettre à tous de se tenir au courant des différentes dates butoirs, des événements (réunions, comités de suivi, livraisons, formations, présentations…).
Les autres outils collaboratifs
D’autres outils plus spécialisés (suivi, gestion des anomalies, affichage des absences…) peuvent être mis en place afin de partager toujours plus d’informations, d’augmenter l’autonomie de l’équipe et de faciliter la prise de décision.
L’utilisation d’outils tels que les réseaux sociaux, les messageries instantanées ou les applications hébergées dans le cloud permet également de faire participer à un même projet collaboratif des personnes éloignées géographiquement. Il n’est donc plus nécessaire de regrouper l’intégralité d’une équipe sur un même site. Les membres peuvent être répartis dans le monde entier si nécessaire, ce qui facilite grandement l’intervention, ponctuelle ou non, d’experts qui n’auraient peut-être pas été disponibles s’ils avaient dû se déplacer. De cette façon il est possible de faire travailler ensemble des personnes d’une même entreprise éloignées géographiquement, qu’il s’agisse de télétravail ou de plusieurs sites, mais également des personnes extérieures, des indépendants… La plupart des succès des projets informatiques open source notamment sont dû au fait que des personnes d’horizons différents peuvent travailler ensemble, où qu’ils se trouvent.
La solution Nutcache
S’il est possible de multiplier les outils collaboratifs afin de couvrir l’ensemble des besoins, il peut être intéressant de se pencher sur des solutions couvrant l’ensemble des besoins. Un logiciel comme Nutcache regroupe des fonctions de communication, de gestion des collaborateurs, de gestion de projet, d’attribution et de suivi des tâches ou encore de reporting. Hébergé dans le cloud, chaque membre de l’équipe projet a accès en permanence à toutes les informations dont il peut avoir besoin, où qu’il soit, et sur plusieurs supports (ordinateur, tablette, smartphone). Le choix d’une solution intégrant plusieurs outils collaboratifs communiquant entre eux permet de s’affranchir d’un certain nombre de contraintes, notamment au niveau du matériel et de la maintenance (installation, configuration et mise à jour des logiciels au sein de l’infrastructure de l’entreprise). Le fait que la solution soit hébergée dans le cloud permet de s’assurer de la disponibilité et de la sécurité des données.
Pour conclure sur le projet collaboratif
Un projet collaboratif présente de nombreux avantages par rapport à une organisation classique. Le maître-mot de ce type de projet est la communication et la collaboration. L’adoption d’une solution polyvalente et intégrée telle que Nutcache pour la gestion d’un projet collaboratif permet de s’affranchir de nombreuses contraintes matérielles et d’infrastructure et de fournir un ensemble cohérent d’outils aux membres des équipes. N’hésitez pas à tester gratuitement la solution complète Nutcache durant une période de 14 jours.
