Force est de constater qu’Agile et Scrum ont changé le paysage des pratiques de la gestion de projets en entreprise. Très commentée dans la presse, ces dernières années, la réunion debout Agile Scrum est un usage de plus en plus répandu, et pour le moins intéressant.
De quoi est-il question exactement?
Il s’agit de faire une réunion debout, une fois par jour et toujours à la même heure, pour mettre en commun les informations et les problèmes rencontrés. La méthodologie Scrum, qui est un schéma organisationnel agile pour les produits complexes, préconise de segmenter la rencontre autour de trois questions. Habituellement, ce type de réunion ne dépasse pas quinze minutes et comprend l’ensemble de l’équipe. En effet, on préférera aborder les sujets plus chronophages dans d’autres circonstances. L’idée étant qu’en restant debout, le temps de réunion est efficacement raccourci.
Les origines
Jim Coplien, chercheur et écrivain américain, relate dans un article de 1994, qu’il a observé une équipe travaillant chez Windows, se réunir debout presque tous les jours. Mais à ce moment-là, il n’y a pas de nom pour cette habitude. Ce n’est qu’au milieu des années 2000, lorsque les tableaux de tâches se généralisent, que les équipes se réunissant devant ce tableau, parleront de « Daily Scrum ».
Mais quel est le nom exact ?
En général, on dit : « Stand-up » ou « réunion debout ». Mais cette pratique est également appelé « Daily Scrum », en référence à l’approche Scrum.
Quels en sont les bienfaits ?
Se réunir tous les jours, favorise le fait que les informations importantes soient partagées immanquablement. Également, chaque matin, chacun peut recadrer son travail en fonction de l’avancée des autres personnes. Le fait d’être debout abrège la rencontre, tout en lui donnant beaucoup plus d’énergie. Pour ces raisons, le « Daily Scrum » est un levier important dans le développement d’une cohésion d’équipe.
Comment bien pratiquer une réunion debout ?
Structurez la rencontre
Il faut surtout éviter que la réunion debout devienne l’équivalent d’une réunion classique. En effet, le but recherché est de produire un état d’avancement du travail. Il ne s’agit pas de faire un état des lieux, mais bien de rappeler les objectifs. Il est également important, que chacun puisse soupeser les tâches effectuées par les autres. Ainsi, l’équipe peut s’inscrire dans une dynamique commune.
Ne parlez pas de tout
Lorsque la conversation vient à se focaliser sur un ou deux points précis, entre deux ou trois personnes, essayez de clore le sujet. Vous pouvez proposer de programmer une réunion en petit comité pour régler le problème. Il est essentiel d’agir ainsi, pour ne pas briser le dynamisme que la réunion debout doit apporter à l’équipe. La marche à suivre est de ramener le débat sur l’avancement du travail, tout en soulignant l’importance de celui-ci.
Soyez constant
Même si l’équipe a trop de travail, de déplacements ou d’absences, il ne faut pas annuler la réunion. En effet, cela pourrait créer l’idée que ce point quotidien n’a pas d’importance. Il est préférable de toujours garder en ligne de mire qu’une telle rencontre sert à discuter, et non à faire un rapport. S’imposer la discipline de tenir cette réunion tous les jours, même en équipe réduite, permet de rester soudé, avec les mêmes buts.
Partagez toutes les informations
De la même manière, même si tout le monde croule sous le travail, il ne faut pas oublier de communiquer les nouvelles informations du client. Cette réunion debout, parce qu’elle se tient tous les jours, sert précisément à cela. En effet, rester proche du projet et de ses évolutions, offre à chaque membre de l’équipe la possibilité de l’impliquer davantage.
Cultivez l’indépendance de l’équipe
Le fait de faire un état d’avancement, permet aussi de responsabiliser les intervenants en les confortant dans leurs initiatives. Ne prenez pas à votre charge toute la relation client, par exemple, laissez l’équipe s’impliquer. Ainsi, elle n’en sera que plus collaborative et ouverte aux propositions. Également, votre client pourra obtenir des réponses plus techniques ou spécialisées, de la part de personnes référentes.
Très pratiquée dans les secteurs de l’informatique et des télécommunications, la réunion debout agile issue de Scrum, n’en reste pas moins applicable à tout type de projet.
Si elle est menée de manière plutôt flexible, elle donne l’opportunité à une équipe de communiquer simplement. C’est également une très bonne occasion pour soulever les problèmes éventuels. Le principal intérêt étant que, pratiquée de manière quotidienne, elle permet de détecter très tôt les incidents qui peuvent survenir. De plus, la tenue régulière d’une telle rencontre, sécurise considérablement les plannings.
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