Le scrum board est sans aucun doute l’élément central de tout projet agile scrum. Totalement indispensable, il va permettre de suivre la progression de la réalisation des différentes tâches et user stories tout au long du sprint courant. Si la création et l’organisation d’un scrum task board paraît simple à première vue, quelques conseils et astuces vous permettront sans doute de le rendre plus efficace.
Qu’est-ce que le scrum board ou scrum task board ?
Le scrum board est, comme son nom l’indique, un tableau. Ce tableau de bord projet, accessible et visible en permanence de l’ensemble de l’équipe projet, et va permettre de suivre en temps réel l’évolution des tâches et des user stories à réaliser. En pratique, un simple tableau blanc aimanté classique suffit, mais pour les projets de plus grande ampleur, on utilise souvent un scrum wall plutôt. En fait, c’est tout un pan de mur du bureau qui est utilisé au lieu de se limiter au seul tableau.
Le scrum board est donc divisé au minimum en trois parties : les tâches à faire, les tâches en cours et les tâches terminées. Pour une gestion encore plus fine des tâches, il est possible d’ajouter une colonne supplémentaire entre les tâches à faire et les tâches terminées, afin de lister les tâches réalisées, mais à vérifier et tester.
La représentation des tâches sur le scrum board
La représentation des tâches et des user stories sur le scrum board est particulièrement technique puisqu’elle utilise… des post-it.
Chaque user story est représentée par un post-it placé en début de sprint dans la première colonne, à gauche du tableau, dans les tâches à faire. Au fur et à mesure de la progression de sa réalisation, le post-it représentant la user story sera déplacé vers la gauche par le développeur qui en a la charge. Il déplacera donc le post-it dans la colonne « en cours » à sa prise en charge, dans la colonne « à tester » lorsque le développement sera terminé mais qu’il faut encore passer des tests (un autre développeur ou une personne de l’équipe métier devant s’en charger), et enfin dans la dernière colonne, « terminée », lors la user story aura été complètement développée et testée.
Le scrum board est donc un excellent moyen pour l’ensemble des intervenants de suivre la progression des développements. Si la colonne de gauche est toujours pleine au début du sprint, elle devra être vide à la fin et tous les post-it devront avoir été transférés dans la colonne de droite. Cela en fait un tableau de bord de gestion de projet particulièrement efficace.
Un outil pratique pour le daily scrum
Le daily scrum, la réunion quotidienne de l’équipe de développement, a généralement lieu debout, en une quinzaine de minutes maximum, devant le scrum board. Ainsi, chaque intervenant peut facilement identifier les tâches sur lesquelles ses collègues travaillent et leur état d’avancement. Cela peut être le moment de déplacer un post-it dont on a la charge, même si cela peut être fait à n’importe quel moment, dès lors que le statut de la user story est à modifier.
Afin de pouvoir également identifier le développeur qui a la charge d’une tâche particulière, il est d’usage qu’il note ses initiales sur le post-it lorsqu’il débute la réalisation.
Tout retard dans les développements peut ainsi être facilement détecté. D’un simple coup d’œil, il est possible d’avoir une vue d’ensemble du sprint et de repérer les user stories qui semblent stagner ou s’attarder dans la mauvaise colonne. Une fois le problème identifié, il est possible d’y remédier. Si ça n’est pas possible, il faut dans ce cas supprimer des user stories moins prioritaires de façon à tenir l’échéance du sprint.
De la même façon, si les développements prennent de l’avance, il est possible de puiser des user stories dans le backlog scrum pour les ajouter au sprint en cours. Il suffit d’ajouter les nouveaux post-it correspondants dans la colonne de gauche du scrum board.
Des tailles et des couleurs différentes
Il est important d’utiliser des tailles et des couleurs de post-it différentes. Imaginez un scrum board recouvert de post-it, tous de la couleur jaune. Difficile dans ce cas de s’y retrouver sans aller lire tous les intitulés, et l’on perd ainsi l’un des principaux avantages du scrum board, à savoir obtenir une vue d’ensemble de la progression des développements.
Typiquement, il est recommandé d’utiliser des post-it rectangulaires ou carrés de grande taille pour identifier une user story. Il sera alors possible d’utiliser des post-it rectangulaires de plus petite taille et d’une autre couleur pour identifier les tâches liées à cette user story.
Il arrive parfois également que le scrum board serve pour l’affichage de plusieurs sprints. Il est important dans ce cas de changer les couleurs utilisées pour les post-it d’un sprint à l’autre, afin d’être sûr de ne pas mélanger les user stories. Naturellement, durant un sprint, il est impératif de conserver les mêmes couleurs du début à la fin. Prévoyez donc un stock de post-it pour les couleurs prévues afin de ne pas en manquer en cours de sprint.
Préférez également l’utilisation de marqueur ou de feutre pour écrire sur les post-it, ça sera bien plus lisible, surtout de loin.
Des outils numériques pour remplacer le tableau blanc ?
Des outils numériques permettant de gérer un scrum board sont apparus ces dernières années. En effet, la complexité grandissante des projets fait que de plus en plus, les équipes ne sont plus localisées sur le même lieu de travail. Il est fréquent que les développeurs se trouvent dans des villes, voire dans des pays différents. Dans le cas présent, il est évidemment bien difficile de visualiser un scrum board situé physiquement dans l’un des lieux de travail.
Ces outils fournissent donc l’équivalent numérique du scrum board et de ses post-it, qui peut être affiché sur n’importe quel écran et partagé par tous les intervenants du projet. Pour reproduire le côté « proximité » du scrum board physique, la version numérique est souvent affichée sur un grand écran tactile fixé au mur, à un endroit où il sera en permanence visible de tous. De la même façon que dans sa version physique, le développeur pourra déplacer son post-it virtuel d’une colonne à l’autre du tableau.
N’hésitez pas à tester le logiciel de gestion de projet scrum Nutcache, qui propose tous les outils nécessaires à la manipulation d’un tableau de bord de gestion de projet virtuel et collaboratif.
