Lorsqu’un projet est géré à l’aide d’une méthode agile, comme scrum par exemple, la fin d’une itération de développement est conclue par une réunion de rétrospective, permettant de dresser le bilan. Les membres de l’équipe doivent pouvoir s’exprimer librement. Il n’est pas toujours facile de recueillir suffisamment d’informations structurées pour que la rétrospective soit pleinement efficace. Un des outils qui permet de faciliter la communication lors de la rétrospective est le speed boat agile.
La rétrospective agile
La rétrospective fait partie du processus d’amélioration continue de la méthode agile. Organisée à la fin de chaque itération, elle a pour but d’établir une liste de ce qui s’est bien passé afin de le pérenniser et ce qui s’est mal passé, afin de le corriger.
Chacun est amené à s’exprimer librement sur les points positifs et négatifs de l’itération. La synthèse de ces informations va permettre d’identifier une liste d’actions à mettre en place durant la prochaine itération afin d’améliorer les processus et d’augmenter la productivité de l’équipe.
La principale difficulté va être d’amener tous les participants à facilement s’exprimer et communiquer afin d’obtenir un maximum d’informations pertinentes. Afin d’encourager la participation, même des plus réservés, des « innovation games » ont été mis au point, dont le speed boat agile.
Le speed boat
Le speed boat est un exercice ludique destiné à inciter les membres de l’équipe à participer. Il est particulièrement efficace car il est très visuel et imagé.
Pour commencer, on dessine sur un tableau un voilier voguant sur la mer, des ancres, le vent qui le fait avancer, une île paradisiaque, un beau soleil qui brille dans le ciel, et des récifs.
- Le voilier représente l’équipe projet.
- Le vent représente tous les éléments qui ont fait avancer l’équipe durant l’itération.
- Les ancres représentent les facteurs qui ralentissent l’équipe ou diminuent sa productivité.
- L’île représente les objectifs à atteindre.
- Le soleil représente ce que l’équipe a aimé, les actions ou les attitudes qui méritent des remerciements.
- Les récifs représentent les futurs obstacles identifiés, et que l’équipe risque de rencontrer dans les prochaines itérations.
Chaque participant dispose d’un paquet de post-it. L’exercice commence par la définition des objectifs de chacun. Chaque membre de l’équipe écrit ses objectifs au sein du projet sur ses post-it.
Chacun vient ensuite à son tour coller ses post-it sur le dessin de l’île.
L’opération est réitérée pour tous les éléments. Les post-it représentant les éléments positifs sont collés sur le vent qui gonfle les voiles et les éléments négatifs sont collés sur les ancres (et plus l’ancre s’enfonce profondément dans l’eau et plus l’impact est négatif). Les post-it représentant les obstacles sont regroupés sur les récifs et les remerciements sur le soleil.
Le facilitateur de la rétrospective agile reprend ensuite chaque post-it et le lit à haute voix afin que tout le monde puisse en prendre connaissance. Chaque participant peut expliquer rapidement l’objet du ou des post-it dont il est l’auteur. Les post-it sont regroupés par sujet et exposés à tous. Si le nombre de participants est important, il est préférable de regrouper les post-it par sujet au fur et à mesure que leurs auteurs viennent les coller.
Une fois que tout le monde a pris connaissance des différents sujets évoqués sur les post-it, un vote est organisé. L’objectif est de décider quels sont les sujets devant être traités prioritairement. Il est intéressant à ce stade de limiter le nombre de sujets, de façon à rester efficace et à ne pas trop disperser les efforts à fournir.
Lorsque les priorités ont été établies, il est possible d’élaborer un plan d’actions à mettre en place pour l’itération suivante. Pour cela, il est possible de s’aider d’un autre outil, comme le « start/stop/continue » ou le « star fish » par exemple. Chaque post-it entraînant une action est transféré sur ce nouvel outil. Les actions à mettre en place pour l’itération suivante sont affichées à la vue de tous jusqu’à la prochaine rétrospective, durant laquelle leur efficacité sera évaluée. Il est probable que des actions récurrentes restent affichées d’une itération à l’autre.
Il est possible durant la phase de réflexion et de préparation des post-it de faire travailler les participants en groupes, et que les post-it soient alors collés sur le speed boat collectivement.
Comment organiser le speed boat agile ?
Un speed boat agile sera efficace seulement s’il est bien organisé. Pour cela, un certain nombre d’actions sont à réaliser en amont afin de préparer la réunion pour que les participants puissent être productifs dès le début.
Préparez la salle doit avant l’arrivée des participantst. Imprimez ou dessinez le speed boat sur une feuille suffisamment grande et accrochez-le sur un tableau, de façon à ce qu’il soit visible de tous.
Au début de la réunion, expliquez clairement l’objectif à atteindre et les règles à respecter. Assurez-vous également que tout le monde soit équipé de suffisamment de post-it et de stylos.
Prévoyez un chronomètre afin de limiter la durée de chaque phase.
Enfin, lorsque le speed boat arrive à son terme, que tous les post-it sont collés et regroupés, n’hésitez pas à prendre une photo de l’ensemble afin d’en conserver une trace si vous ne pouvez pas le conserver tel quel, afin de pouvoir le comparer au fur et à mesure des itérations.
Pour conclure sur le speed boat agile
Le speed boat agile est un outil très efficace permettant de matérialiser graphiquement les forces et les faiblesses de l’équipe. L’image du bateau est familière et compréhensible par tous, chacun pouvant s’identifier comme faisant partie du voyage. À l’issue de l’exercice, l’équipe en ressort plus soudée et plus efficace.
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