Le gestionnaire de projet est une personne importante dans toute organisation. Il assure à la fois la supervision et la conduite de projet, du début à la fin. En résumé, il agit comme un chef d’orchestre. Si vous êtes gestionnaire, vous devez être conscient de certains obstacles qui se présenteront à vous et à votre équipe. Heureusement, il existe des solutions.
Un problème de délégation
Le succès de votre conduite de projet repose entre autres sur votre capacité à déléguer certaines tâches à vos coéquipiers. Or, il est possible que vous ayez de la difficulté à déléguer. Si vous croyez qu’il est plus simple de tout faire par soi-même, vous vous trompez. On ne peut tout faire, surtout si votre entreprise vise la croissance.
Solution : une délégation pas-à-pas
Pour apprendre à déléguer, vous devez apprendre à faire confiance à vos collègues. Commencez par noter les tâches que vous effectuez, ainsi que le temps qui y est consacré. Puis, confiez quelques tâches à vos coéquipiers en fonction de leurs compétences. Vous aurez ainsi plus de temps pour vous concentrer sur les tâches qui requièrent votre expertise.
Une mauvaise évaluation de la charge de travail
Une mauvaise évaluation de vos ressources nécessaires à la conduite de projet peut arriver. Surestimez-vous les capacités de vos coéquipiers? Ou sous-estimez-vous le temps requis pour compléter le projet? Selon le contexte, il est difficile d’effectuer une évaluation juste de vos ressources. Parfois, cela est dû au manque d’information sur vos collègues. D’autres fois, il s’agit d’un manque d’expérience par rapport à la gestion de projet.
Solution : une meilleure organisation de travail
Faites une liste de toutes les tâches du projet et évaluez celles qui sont les plus importantes à réaliser. Ces conseils peuvent s’appliquer facilement avec la solution en ligne Nutcache, qui permet la création de tableaux et d’étiquettes identifiant les tâches les plus urgentes. De plus, afin de pallier les imprévus, prévoyez suffisamment de temps pour réaliser chaque tâche.
Une mauvaise communication
Un des pires obstacles de votre conduite de projet est une mauvaise communication entre les membres de votre équipe. En effet, si vous ne communiquez pas clairement ce que vous attendez de vos coéquipiers, le résultat peut être désastreux. Ainsi, au final, certaines parties du travail pourraient être dupliquées, provoquant à la fois perte de temps et d’argent. Ou, pis encore, le travail n’est pas accompli parce que la personne responsable n’a pas été informée. Cette fois-ci, toute l’équipe accumule un retard important au projet.
Solution : une communication transparente
Pour une meilleure communication, il n’y a pas de secret : celle-ci doit faire preuve de transparence. Aussitôt qu’une nouvelle information arrive à l’un de vos collègues, celui-ci doit la partager à travers tout le groupe. Avec la transparence, chaque membre peut apporter son point de vue, et faciliter la prise de décision.
Une compétition malsaine
Il n’y a pas de mal à voir un peu de compétition au sein de votre équipe. Elle pousse vos collègues à donner le meilleur d’eux-mêmes. Cependant, elle devient un problème lorsqu’elle est malsaine. Vos coéquipiers, au lieu de faire mieux que d’habitude, veulent être meilleurs que les autres, quitte à mettre des bâtons dans les roues. Cette compétition, malsaine, nuit à la cohésion de votre groupe ainsi qu’à la conduite de votre projet.
Solution : une valorisation de la collectivité
Selon une étude de Takao Kato et Pian Shu, on entre en compétition dès qu’on se sent différent des autres. D’où l’importance de bien intégrer vos coéquipiers au moment de lancer votre projet. Misez sur ce qui rassemble le groupe, et non sur les différences de vos collègues.
Un collègue difficile à gérer
La conduite de projet, c’est également de la gestion d’équipe. Et qui dit gestion d’équipe, dit aussi gestion de vos coéquipiers. Parfois, l’un d’entre eux prend trop de place lors des réunions, privant ainsi le groupe d’observations judicieuses de vos collègues plus timides. Heureusement, cet obstacle peut se régler facilement avec quelques ajustements. Dans d’autres cas, vous pourriez tomber sur une personne toxique, ce qui est plus délicat comme situation.
Solution : une attention égale sur chaque coéquipier
Afin de porter une attention égale sur chaque coéquipier, vous avez la responsabilité de leur donner la parole, notamment en réunion. De plus, pour distraire la personne qui s’impose, confiez-lui une tâche qui l’occupera, le temps que vous guidez vos autres collègues. Quant aux personnes toxiques, évitez-les le plus possible!
Un stress continu
Il est normal de ressentir du stress de temps en temps, surtout si vous vous approchez de la date limite de votre projet. Cependant, à dose quotidienne, le stress apporte des effets néfastes sur vous et votre équipe. Parmi les effets observés, on peut noter une diminution de l’efficacité au travail, des impacts négatifs sur la santé physique et mentale ainsi qu’une hausse de l’absentéisme. S’il fallait qu’un de vos coéquipiers s’absente en raison du stress, cela ne ferait qu’augmenter le stress de ses collègues, qui doivent en retour accomplir le travail laissé par leur coéquipier absent.
Solution : un meilleur soutien à vos coéquipiers
Chaque collègue a son niveau de résistance au stress. Aidez-le à en apprendre plus sur lui-même en explorant ses facteurs de stress au travail. Quelles sont les tâches les plus stressantes? Comment réagit-il face à une rétroaction négative? Comment se portent ses relations avec ses coéquipiers? En identifiant les facteurs de stress, votre collègue sera en mesure de trouver une solution qui convient à toute l’équipe.
Voilà qui résume une partie des obstacles à la conduite de projet, ainsi que les solutions à mettre en place pour les surmonter. La gestion de projet n’est pas évidente, surtout aux premiers jours de votre rôle. Heureusement, vous pouvez compter sur certains outils pour faciliter le travail d’équipe.
À titre d’exemple, Nutcache dispose de tableaux collaboratifs, favorisant ainsi une meilleure communication entre les membres de votre équipe. Et ce n’est pas tout : l’ajout de la nouvelle fonction @mention permet d’attirer l’attention de vos collègues sur les tâches à effectuer. N’hésitez pas à essayer Nutcache gratuitement, et ce, pendant 14 jours!
