Un suivi efficace de la réalisation des différentes tâches d’un projet est généralement déterminant. Pour cela, il est possible de construire un tableau pour suivre son workflow de projet, qui sera partagé en toute transparence par l’ensemble de l’équipe agile. Il sera affiché dans un endroit visible de tous et accessible de façon à ce que tous les collaborateurs concernés puissent le mettre à jour si nécessaire. Il est naturellement possible d’utiliser un tableau « physique », avec par exemple des post-it de différentes couleurs pour matérialiser les tâches en cours et les intervenants. Mais comment faire alors avec une équipe dispersée, dont les membres sont dans des bureaux ou des locaux différents, parfois même dans des villes différentes ? Le logiciel de gestion de projet Nutcache propose un ensemble de fonctionnalités permettant de gérer facilement un tableau de suivi de projet, et de le partager dans un environnement de travail collaboratif sécurisé.
Quelques rappels sur Nutcache
Nutcache est un logiciel de gestion de projet agile orienté affaires accessible en ligne. Il fournit un cadre et un environnement de travail pour tout projet agile, et notamment tous les outils nécessaires pour mener à bien un projet avec la méthode Scrum.
Une fois le projet initialisé, Nutcache permet de gérer simplement le backlog produit, les user stories et les tâches à faire ainsi que la définition et la gestion de a à z des sprints. L’aspect financier est également pris en compte puisque le projet peut être géré depuis le devis initial jusqu’à la facturation finale au client. Il est ainsi possible de différencier les dépenses facturables des autres, de calculer le coût de chaque tâche ou encore de programmer des alertes afin de mieux surveiller le budget.
Nutcache est donc une solution complète, sécurisée, facilement accessible et disponible pour tous les membres de l’équipe projet et pour les clients.
Création d’un tableau de suivi du workflow projet
Une fois le projet enregistré dans Nutcache, il est possible de définir qui sont les membres de l’équipe et leurs rôles, de définir des user stories, de remplir un backlog produit, de définir un sprint et de lui attribuer les user stories…
Afin de contrôler le déroulement du projet, un certain nombre de tableaux différents sont proposés. Il est ainsi possible de construire un tableau de suivi de projet.
Le menu de gauche intitulé « Tableaux Agile » permet d’afficher la liste des tableaux du projet. « + Tableau » ouvre alors la fenêtre permettant de créer un nouveau tableau. Ces tableaux peuvent ensuite être utilisés pour créer une représentation visuelle du déroulement du projet.
Plusieurs gabarits sont proposés afin de faciliter et d’accélérer la création d’un tableau.
Douze choix sont disponibles, parmi lesquels on retrouve :
– « Kanban » : permet de construire un tableau de suivi Kanban traditionnel à trois colonnes « à faire », « en cours » et « terminé » (il est possible d’ajouter d’autres listes ou colonnes).
– « En semaine » : permet d’organiser les différentes tâches sur les jours de la semaine.
– « Membres de l’équipe » : permet à chaque membre de l’équipe de gérer sa propre liste des travaux à effectuer.
– « Vide » : permet de créer un tableau vide et de l’organiser selon vos besoins.
Quel que soit le type sélectionné, le tableau devra comporter un certain nombre d’informations de base :
– Titre du tableau.
– Projet auquel il appartient (liste déroulante des projets déclarés).
– Date de début et de fin pour définir la période durant laquelle sera utilisé le tableau.
– Une description permettant d’identifier aisément la fonction du tableau.
– Une description de fini (optionnelle), c’est-à-dire une description qui va permettre de définir le tableau comme « complété ».
Des options de gestion sont également proposées, comme l’affectation automatique des membres du projet au tableau ou l’ajout de tâches sous la forme de user stories.
Gestion des tableaux et des user stories
Une fois un tableau créé, chaque membre de l’équipe affecté au projet a la possibilité de l’afficher, de le partager et de le modifier.
Il est possible d’ajouter des user stories dans chaque liste d’un tableau, qu’il s’agisse d’un état Kanban, d’un jour de la semaine, d’un membre de l’équipe ou de tout autre liste personnalisée. Chaque user story peut ensuite être déplacée d’une liste à l’autre par un simple « glisser/déposer ». Il est donc facile de changer une user story d’état, de jour de réalisation ou de responsable. Les user stories sont représentées sous la forme de cartes réparties dans le tableau, de la même façon que si vous utilisiez des post-it sur un tableau physique.
Un menu contextuel permet de gérer les listes du tableau, de les dupliquer, les déplacer, les supprimer…
Un menu similaire permet de gérer chaque user story indépendamment. Il est possible de la dupliquer, de la déplacer, de la supprimer. Il est également possible de la marquer comme « complétée » une fois les développements terminés, de lui assigner de nouveaux membres ou de démarrer un chronomètre afin de suivre le temps passé à sa réalisation.
En sélectionnant directement une user story ou l’option « modifier » de son menu contextuel, il est possible d’éditer l’ensemble des informations la concernant. L’utilisateur a alors accès à une gestion fine de données comme sa durée estimée, sa durée réelle, les dates prévisionnelles de début et de fin, et a la possibilité de lui ajouter des tâches, des listes de vérifications, de suivre finement le temps passé par chaque membre de l’équipe pour sa réalisation ainsi que les dépenses engagées. Il est également possible de calculer le retour sur investissement de chaque story en y attribuant une valeur métier et un niveau de complexité. Enfin, il est possible d’ajouter des commentaires et des pièces jointes.
Utilisation du tableau de suivi du workflow de projet
Grâce au tableau de suivi entièrement personnalisable, le partage avec l’ensemble des membres de l’équipe du ou des tableaux d’avancement du projet est grandement simplifié. Que l’ensemble de l’équipe soit localisée physiquement dans les mêmes locaux ou qu’elle soit répartie sur plusieurs sites séparés géographiquement, il est possible de mettre en place un ou plusieurs écrans de grande taille afin d’afficher le tableau de suivi du workflow de projet.
Chaque membre de l’équipe est en mesure de modifier les informations le concernant et les tâches dont il a la responsabilité. L’ensemble des informations est alors partagé et accessible à tous et il est possible de suivre facilement l’avancement des travaux en temps réel.
Nutcache offre également la possibilité d’afficher des statistiques pour chaque tableau, avec le temps passé, le nombre de user stories et de tâches, ainsi que la complexité et les listes de vérifications définies. Cela permet ainsi à tous de prendre connaissance des indicateurs de progression du projet.
Pour conclure
Nutcache offre un ensemble complet de fonctionnalités permettant la construction, la gestion et le partage d’un tableau de suivi du workflow de projet. D’une grande souplesse, les outils fournis permettent de s’adapter à la méthode agile choisie pour la gestion du projet. N’hésitez pas à profiter de l’offre gratuite de découverte de Nutcache durant 14 jours afin de découvrir toutes ses fonctionnalités.
