Lorsque nous commençons une nouvelle carrière, nous sommes confrontés à une variété de défis. Ces difficultés sont généralement liées à l’étude de tout ce qui est nécessaire pour effectuer le travail. C’est pourquoi nous nous noyons dans les livres, suivons des cours en ligne et suivons des cours pour nous préparer. Mais nous avons tendance à oublier que démarrer une carrière passe aussi par l’identification de sa compatibilité avec nos caractéristiques personnelles. Sur le chemin du travail avec la gestion de projet, le meilleur scénario est d’avoir (ou de vouloir développer) des compétences comportementales non techniques importantes pour les chefs de projet qui correspondent aux fonctions du poste.
Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec ce concept, les « soft skills », ou les compétences comportementales, sont un ensemble de caractéristiques et de qualités qui se rapportent à votre façon de travailler et à la façon dont vous interagissez avec les autres tout en travaillant. Dans cet article, vous vous familiarisez non seulement avec une liste de compétences comportementales qui vous mèneront à une carrière réussie en gestion de projet, mais aussi avec des conseils et des ressources qui peuvent vous aider à les développer.
Alors, comment développer ses compétences comportementales?
Avant de connaître chaque compétence de près, voici un aperçu des compétences comportementales que vous verrez dans ce guide:
- La planification et l’organisation;
- La communication;
- Le management et l’influence ;
- Le coaching;
- La gestion des conflits;
- L’adaptabilité;
- L’esprit critique.
La planification et l’organisation
L’une des compétences comportementales les plus remarquables d’un gestionnaire est la capacité à planifier et à organiser tous les détails pertinents d’un projet. Cette capacité représente essentiellement le pouvoir de mettre de l’ordre dans le chaos et d’être toujours conscient de tout. Voyez comment cette compétence est mise en action : après la proposition de projet, le chef de projet intervient pour cartographier les ressources, déléguer et gérer les tâches, tout documenter pour un accès facile et une référence future, définir des repères et planifier les dates de livraison. Cette préparation vise à assurer le bon déroulement des processus et à rester en accord avec les objectifs généraux.
Une planification et une organisation médiocres sont absolument nuisibles à la motivation, au moral et à la productivité d’une équipe. Sans une feuille de route claire à suivre ou un accès facile aux informations pertinentes, les membres de l’équipe ont tendance à perdre ou à passer inutilement du temps supplémentaire à accomplir leurs tâches. Une stratégie claire de planification et d’organisation des projets peut réduire le stress et guider l’équipe vers un parcours fluide.
Comment développer ces compétences comportementales?
La plupart des cours de gestion de projet ont des modules qui vous apprendront les composants essentiels qui doivent être planifiés et organisés au sein d’un projet. Mais si vous n’êtes pas habitué au processus de planification et d’organisation, toutes ces informations que vous avez acquises peuvent finir par être rejetées. C’est pourquoi vous devez commencer au fur et à mesure, en créant de nouvelles habitudes avec des tâches et des informations plus simples et plus faciles, en utilisant un système qui fonctionne pour vous.
Il existe des communautés entières dédiées à différentes stratégies de planification et d’organisation. Ils partagent des méthodes telles que : utiliser un planificateur pour planifier des événements ou des tâches, avoir des cahiers pour noter les informations essentielles, télécharger des applications pour créer des listes de tâches, suivre les progrès ou même tenir un journal pour documenter les événements importants. Vous pouvez choisir celui qui est le plus pratique et réaliste pour vous. Vous aimez prendre des notes? Utilisez un cahier ou un journal. Toujours au téléphone? Téléchargez une application. Vous préférez les ordinateurs? Choisissez le logiciel parfait pour gérer et suivre tout ce que vous souhaitez inclure dans votre planning.
La première étape consiste à planifier des aspects simples de votre journée : créez rapidement une liste de tâches, planifiez vos prochains rendez-vous, notez vos idées, enregistrez vos dépenses et définissez un rappel pour vérifier vos progrès chaque jour ou chaque semaine. Lorsque vous vous y attendez le moins, vous vous rendrez compte que votre vie quotidienne et vos actions sont directement liées à ce que vous avez prévu pour vous-même, et avec cela vient la routine de suivi de vos réalisations et de planification de vos prochaines étapes. Ensuite, lorsque vous vous sentez prêt et immergé dans cette routine, vous pouvez passer à des projets plus importants, en reliant toujours l’exécution des tâches à un plan précédent que vous avez créé.
La communication
En passant d’une compétence essentielle à une autre, en matière de gestion de projet, il n’y a pas de meilleure expression que « la communication est essentielle ». Vous devez développer la capacité de comprendre et d’être compris par différents types de personnes. L’efficacité des compétences de communication d’un responsable a un impact non seulement sur l’équipe de projet, mais également sur le client et les parties prenantes.
En tant que chef de projet, vous êtes la personne chargée de connecter toutes les personnes impliquées. Vous devez vous exprimer de manière à ce que les gens comprennent votre message, comprennent leurs rôles et responsabilités, et se sentent également confiants pour se lancer directement dans le projet avec vous. Pour cela, vous devez savoir choisir les meilleurs canaux de communication et les moyens les plus efficaces pour communiquer des informations, des idées ou des instructions.
Comment développer cette compétence comportementale?
Le monde serait bien meilleur si une communication efficace était quelque chose de facile à réaliser, mais il faut du temps et des efforts pour apprendre à connaître les autres. Vous devez développer votre capacité d’écoute, être clair lorsque vous exprimez vos pensées et vous assurer qu’elles sont comprises. N’oubliez pas que chaque conversation que vous avez peut vous apprendre quelque chose sur la communication efficace.
Pour maîtriser cette compétence, des cours sur des sujets tels que la prise de parole en public sont un excellent point de départ. Vous pouvez également pratiquer votre présentation et votre communication avec éloquence et confiance avec des personnes que vous connaissez déjà. À partir de là, évoluez lentement vers des inconnus : demandez leur avis, leurs impressions et leurs préoccupations, assurez-vous d’y répondre activement.
Répétez ce processus jusqu’à ce que vous remarquiez que des personnes viennent vous parler volontairement. Cela signifie sortir de votre zone de confort, alors soyez ouvert à assister à des événements, à rencontrer de nouvelles personnes et à réseauter. Ces étapes vous aideront à devenir un communicateur plus clair, capable d’exprimer efficacement des pensées et des instructions sans trop d’effort.
Les connaissances que vous avez acquises peuvent également vous aider à adapter votre stratégie, votre ton et votre choix de mots pour chaque projet, en tenant compte de la variété des membres de l’équipe. Enfin, gardez toujours un conseil à l’esprit : essayez d’identifier la bonne personne, le timing parfait et le canal de communication idéal pour faire passer le message. Ne prenez pas trop de risques, mais faites confiance à votre instinct!
Le management et l’influence
Il n’y a pas de gestion de projet sans leader influent. Diriger une équipe est une compétence non technique que tout le monde ne possède pas, car elle nécessite de l’altruisme, une véritable attention envers les autres, de la motivation, des décisions intelligentes et la responsabilité des succès et des échecs de l’équipe. Amener un groupe de personnes à travailler vers le même objectif signifie être capable d’établir la confiance, de favoriser la coopération et d’encourager la poursuite d’excellents résultats.
Un manager doit se fixer pour objectif d’améliorer la vie des membres de son équipe, de les inspirer à croire au projet et à faire de leur mieux pour le réaliser, non pas parce qu’ils craignent les répercussions, mais parce qu’ils sont investis dans le travail et se soucient du résultat. Mais, bien sûr, un leader ne travaille pas seulement avec entrain et enthousiasme. Il y a aussi un devoir de renforcer constamment les processus, de garder tous les membres de l’équipe sur le bon chemin et de donner l’exemple, ce qui implique un sentiment de conscience de soi pour toujours surveiller ses propres actions.
Comment construire ces compétences comportementales?
La première étape pour devenir un leader influent consiste à apprendre comment les autres grands noms le font. Vous pouvez vous fier à des livres ou rechercher en ligne des milliers d’ateliers qui traitent du leadership, des discussions Tedx ou des histoires de dirigeants qui partagent leurs expériences, leurs stratégies et vous donnent des informations extrêmement valables à appliquer dans votre propre situation. Lorsque vous effectuez une recherche en ligne, recherchez également des livres électroniques ou des articles contenant des exemples de réussite d’entreprises du monde entier. Vos exemples peuvent devenir des leçons pratiques que vous pouvez mettre en œuvre et dont vous pouvez évaluer les résultats par la suite.
Deuxièmement, valorisez toujours les retours positifs. Il n’y a personne de mieux placé pour vous dire si vous faites du bon travail que vos propres employés. Demandez-leur quelles sont leurs impressions sur leur performance, ce qu’ils apprécient et ce qui ne les rend pas heureux. Demandez-leur s’ils se sentent motivés et encouragés et s’ils ont une idée claire de leur rôle et de leur impact sur l’entreprise. Plus vous comprendrez leur perception de vous, plus il sera facile d’identifier ce qui doit être amélioré et ce qui doit être changé.
Après avoir appliqué les méthodes précédentes, commencez à prêter attention aux signes suivants : les gens ont-ils commencé à assister à vos réunions, à fournir des informations ou à se sentir prêts à parler des obstacles ou à faire des suggestions? S’ils vous recherchent, au lieu de répandre des doutes ou de se plaindre aux autres, il semble que vous soyez sur la bonne voie.
Le coaching
Le coaching est une forme « d’enseignement » plus dynamique. Ici, l’accent est mis sur le fait d’aider quelqu’un à réellement apprendre quelque chose, plutôt que de simplement retenir des informations. Pour mettre le coaching en pratique, vous devez vraiment relier vos idées, vos expériences et vos stratégies à celles de ceux à qui vous enseignez, car le but est de repenser la vision d’une personne de quelque chose, d’améliorer sa perception et de la motiver à mettre en œuvre ces connaissances. En tant que manager, cette compétence non technique aide à simplifier la complexité d’un projet en expliquant tous ses éléments les plus pertinents. Après tout, vous n’êtes pas seulement un leader, vous êtes aussi un guide et une référence pour vos employés, car ils comptent sur vous pour apprendre comment ils peuvent exceller dans leur travail.
Comment développer cette compétence comportementale?
La première étape dans le développement de vos compétences comportementales en coaching consiste à optimiser vos compétences en communication. Vous ne pouvez pas enseigner des concepts importants si vous ne pouvez pas exprimer clairement vos idées. Donc, si vous rencontrez des problèmes dans ce domaine, consultez la rubrique « Communication » de ce guide. Une fois cette compétence développée, utilisez-la pour enseigner même les tâches les plus simples à vos proches. Plus vous offrez votre soutien, expliquez vos idées et partagez des conseils ou des stratégies, plus vous développerez vos compétences d’enseignement et de mentorat.
Une autre excellente méthode consiste à travailler avec un mentor ou un coach de vie/carrière pour apprendre ce qu’il fait et comment il le fait. Faites attention à sa façon d’enseigner et à ce qui semble fonctionner le mieux. Si vous trouvez l’enseignement efficace, reproduisez-le en l’apprenant aux autres à votre tour. Si vous ne pouvez pas embaucher un coach pour vous-même, envisagez d’en inviter un sur votre lieu de travail pour organiser une session avec votre équipe. Vous pouvez également suivre des coachs professionnels en ligne pour accéder à des supports gratuits tels que des livres, des vidéos ou des podcasts. Et n’oublions pas la variété des cours en ligne pour former les coachs, profitez de ces supports car ils offrent de précieuses leçons d’introduction qui sont un excellent point de départ.
La gestion des conflits
C’est inévitable : les gens qui travaillent ensemble ont des conflits, ce n’est pas une exception ou un scénario inhabituel, c’est naturel. Les gens ont aussi des intérêts opposés et des points de vue différents. Le problème est lorsque ces conflits ou incompatibilités ne sont pas résolus, alors devinez à qui revient l’obligation de les résoudre? Oui, au chef de projet. Un bon gestionnaire de conflits saura comment contrôler les tempéraments pour comprendre et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, afin que l’équipe puisse avancer et continuer à travailler vers son objectif sans se blesser ni se disputer.
Les disputes à propos des budgets, de l’allocation des ressources, des délais et des conflits sur les rôles et des responsabilités peuvent devenir des obstacles contre-productifs si elles ne sont pas gérées avec soin.
Comment développer cette compétence comportementale?
Gérer les conflits dans la gestion de projet signifie réunir des groupes de personnes ayant des intérêts différents pour surmonter les désaccords ou les différends afin d’atteindre les objectifs du projet. En tant que manager, l’un de vos rôles est d’être presque un diplomate. Vous devez influencer, négocier et équilibrer les situations difficiles entre les personnes afin que toutes les parties soient heureuses et que toutes les opinions soient prises en compte.
Pour apprendre la résolution des conflits, la médiation et la diplomatie, vous pouvez commencer par lire quelques livres sur le sujet. Nous suggérons « Obtenir un oui : comment négocier des accords sans compromis » de Roger Fisher et William Ury, « Le pouvoir du tact » de Peter Legge et « L’anatomie de la paix : résoudre le cœur du conflit » de l’Institut Arbinger. Ces trois titres sont des options classiques avec de précieuses leçons quant à la façon de comprendre les causes des conflits et aux moyens de parvenir à des accords efficaces.
Une recommandation simple et rapide est le TEDXTalk « L’art de la diplomatie » de Tayo Rockson, PDG d’UYD Management, une société de conseil en management qui aide les entreprises à intégrer des stratégies de diversité, d’inclusion et de justice sociale. Une autre recommandation simple est de rejoindre des groupes où vous vous différenciez de tout le monde. Cette interaction vous montrera comment gérer différentes perspectives et comment les gens résolvent généralement leurs différences. Mais ne vous contentez pas d’observer, participez! Essayez d’optimiser la communication de groupe et exprimez vos idées pour atteindre un dénominateur commun. Vous vous rendrez compte que vous contribuez à l’harmonie de cette communauté.
L’adaptabilité
Nous savons que pour devenir chef de projet, vous devez cultiver la planification et d’autres habitudes d’organisation, mais comme le dirait la mère de Forrest Gump, « La vie est comme une boîte de chocolats, on ne sait jamais sur quoi on va tomber ». En d’autres termes, les changements sont inévitables et les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Un manager qui réussit est quelqu’un qui est agile et flexible, qui reste serein face aux imprévus et fait les ajustements nécessaires pour faire avancer le projet. Cette personne doit être en mesure de réagir rapidement aux changements de délais et de détails du projet, sans compromettre les résultats ou la date de livraison.
Comment construire cette compétence comportementale?
Si vous voulez que vos futurs projets soient viables, vous devez être flexible. Construire cette compétence à partir de zéro est vraiment délicat, car il n’y a pas beaucoup de cours ou de formations qui peuvent vraiment vous apprendre à être plus flexible, donc le conseil est de commencer lentement. Essayez d’apporter de petits changements à vos plans, plutôt que d’insister pour donner suite à quelque chose que vous avez prédit. Lorsque vous effectuez ces changements, demandez également aux gens leur avis et ce qu’ils auraient fait différemment, cherchez à accepter leurs contributions avec un esprit ouvert et essayez de les intégrer au projet sans être frustrés.
Vous avez probablement déjà entendu la phrase « Nous avons toujours fait comme ça », n’est-ce pas? Eh bien, être adaptable, c’est remettre en question cet état d’esprit et accepter le changement comme une opportunité de s’améliorer et de grandir. Un article de Forbes sur le fait d’être une personne adaptable a déclaré que les personnes curieuses et qui se tiennent au courant ont tendance à être plus adaptables. Soyez donc une personne intéressée! Étudiez les nouvelles technologies dans votre domaine, assistez à des conférences sur le maintien de l’efficacité et de la qualité en cas de changements ou de réductions, apprenez-en davantage sur l’amélioration des processus, connectez-vous avec des pairs partageant les mêmes idées et apprenez d’eux. N’oubliez pas, bien sûr, que la prise de risques est une grande partie de l’adaptation. Discutez de l’existence et de la gestion des risques lors des réunions d’équipe et faites confiance à votre système de support pour ne pas vous sentir seul. Enfin, encouragez les autres à être ouverts d’esprit et à poursuivre le cycle.
L’esprit critique
En gestion de projet, cette compétence signifie traiter les problèmes avec confiance et avoir la capacité de décider de la prochaine étape même lorsqu’il n’y a pas de choix évident. Les responsables sont souvent exposés à des données contradictoires, des idées et des informations incompatibles, des changements de planification, l’épuisement des ressources ou des erreurs humaines. Lorsque cela se produit, le chef de projet doit faire preuve d’esprit critique pour analyser les faits et décider ce qui convient le mieux à la situation actuelle.
Comment développer cette compétence comportementale?
Comme toute autre compétence non technique, celle-ci nécessite la construction d’habitudes. Tout d’abord, déterminez exactement ce dont vous avez besoin pour que quelque chose ou quelqu’un atteigne ses objectifs. Cela peut signifier des besoins simples, des objectifs personnels et même des objectifs. Tant que vous ne connaîtrez pas la réponse à ces questions, vous ne saurez pas quelles sont les bonnes décisions et vous finirez par accepter tout ce qui se présente à vous, vous sentant mal préparé à prendre des mesures plus affirmées.
Élargissez vos perspectives : imaginons que vous rencontrez un problème au travail. Essayez de visualiser comment différentes personnes réagiraient, comme votre partenaire, votre collègue ou votre patron, par exemple. En vous autorisant à considérer différentes perspectives, vous pouvez trouver des solutions que vous n’aviez pas envisagées auparavant. Mais rappelez-vous, même si vous apportez différents points de vue pour prendre votre décision, celle-ci vous appartient toujours et, en tant que gestionnaire, vous devez considérer que chaque option choisie a des conséquences pour vous et pour les autres personnes impliquées dans le projet.
Conclusion sur l’apprentissage des compétences comportementales
Être un chef de projet peut sembler être un travail principalement technique, avec toutes les obligations pratiques impliquées, mais il est important de savoir comment certaines compétences comportementales plus subjectives sont pertinentes pour une performance vraiment bonne. Nous espérons que cet article vous aidera à clarifier les traits et les compétences comportementales non techniques nécessaires lorsque vous vous préparez à une carrière en gestion de projet. Nous espérons que les conseils que nous partageons vous aideront à développer ces compétences non seulement importantes pour les chefs de projet, mais aussi pour les grands leaders en général. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans l’apprentissage de vos compétences comportementales!
