Um fator comum a quase todas as agências criativas é a diversidade de trabalhos, projetos e ações realizados no dia a dia para os diversos clientes atendidos por cada uma delas. É muito normal conhecer profissionais da área que podem relatar diferentes experiências dentro de uma mesma empresa, às vezes até dentro de um mesmo dia de trabalho: criações de layouts, planejamento de campanhas, releases, brainstorms, ativação de mídia, relação com influenciadores, produção de conteúdo ou de eventos, enfim, há uma infinidade de possibilidades e de áreas de atuação para agências criativas – e isso implica em um time diverso, multidisciplinar e com diferentes níveis e cargas de trabalho, além de uma ampla gama de fornecedores, parceiros e, claro, diversos projetos acontecendo simultâneamente, o que pode demandar uma organização complexa que pode ser resolvida com a Nutcache.
Pensando nessa carga de trabalho intensa, dinâmica e com demandas quase sempre diferentes umas das outras, resolvemos mostrar três obstáculos do dia a dia que podem facilmente ser gerenciados e simplificados no fluxo de trabalho com a Nutcache. O nosso software permite um gerenciamento de projetos simples, completo e totalmente monitorável em cada etapa do processo para que seu negócio flua naturalmente, de forma coordenada e à prova de surpresas negativas. Conversamos com alguns profissionais da área e pesquisamos suas dores para contextualizar esse artigo na rotina das agências criativas, e agora chegou a hora de compartilhar esse trabalho.
Vamos conhecer alguns dos problemas mais comuns das agências criativas e que podem ser resolvidos com a Nutcache?
Problema 1: Coordenar times grandes com profissionais de diferentes níveis, tipos de contrato e cargas de trabalho.
Time de atendimento, criação, mídia, produção, assessoria, digital, planejamento, redação: agências criativas podem ter diferentes escopos, mas algo que é bem comum a muitas delas é a diversidade de áreas em um mesmo negócio. Isso acontece porque esse tipo de empresa atende clientes muito diferentes, com demandas complexas e em constante mudança, e as equipes devem estar preparadas para os desafios do dia a dia. Além disso, existem hierarquias e níveis profissionais diferentes – seniores, juniores, estagiários, diretores e até freelancers prestadores de serviços – e cada tipo de contrato vai ter sua própria carga de trabalho. Já deu para perceber a complexidade da organização dessas equipes, certo? A boa notícia é que ela pode ser facilmente resolvida com a Nutcache.
Renata Melo, Diretora de Criação, pontuou que uma das demandas que mais tomam tempo do seu dia é a organização a pauta e a alocação de funcionários para a realização dos projetos e que, nem sempre, softwares de gestão de projetos são suficientes para deixar o dia a dia mais simples, ainda mais em suas versões gratuitas: “eu tenho um quadro de funcionários que são exclusivos de determinados clientes e outros que eu posso alocar para qualquer projeto que eu quiser, e poder contar com um software inteligente o suficiente para automatizar esse processo é fundamental para deixar meu dia mais produtivo”.
Com a Nutcache, a organização de times é feita de forma natural e intuitiva. O profissional que vai gerir os projetos pode criar perfis individuais para cada funcionário, restringir que clientes ou projetos ele pode atuar, além de definir a carga de trabalho e o valor dessa carga para que haja um monitoramento preciso do tempo que realmente está sendo gasto versus o que está sendo cobrado ao final das entregas. Depois dessa organização inicial, quando chegar a hora de colocar a mão na massa, os gestores podem controlar entradas e saídas de profissionais de um determinado projeto, atribuir tarefas para cada responsável, estipular prazos e controlar todo o fluxo de trabalho, isso considerando os diferentes níveis e tipos de contrato. Sua equipe contratada pode, por exemplo, dividir um mesmo projeto com freelancers, e a ordem de execução pode ser definida com a ferramenta de dependências – que estipula quando uma tarefa só pode começar após outra ser finalizada.
Isso tudo sem falar na facilidade de comunicação dentro do software, usando comentários dentro de tarefas, e também a possibilidade de concentrar todo o material necessário ao time dentro das dependências da Nutcache, com anexos, campos de descrição, data de início e término com status e tags personalizadas para deixar todo o fluxo ainda mais organizado. Facinho, não é? Sigamos adiante para outra funcionalidade focada na produtividade.
Problema 2: Organizar clientes e fornecedores de diferentes categorias em um só local para facilitar a rotina de trabalho.
Por causa da diversidade de projetos e demandas que uma agência criativa executa na rotina de trabalho, outro ponto muito comum às empresas dessa categoria é um volume considerável de diferentes clientes e também de fornecedores para que o projeto e todas as suas etapas sejam executadas do começo ao fim dentro da própria agência. Isso implica em mais uma necessidade de organização da carteira de clientes e também dos diversos fornecedores.
Primeiramente, os clientes pertencem a segmentos diversos com demandas específicas e que precisam das várias áreas da agência para saná-las: um mesmo projeto começa pelo contato com os executivos de contas, se torna uma demanda interna, os gestores de criação, de mídia ou de produção, por exemplo, organizam a equipe responsável por atender àquela demanda e todas as informações importantes e históricos desse cliente precisam estar ao alcance para que um novo funcionário ou algum que nunca atendeu aquele cliente possa ser contextualizado do universo.
Ao lado dos clientes, temos a lista de fornecedores que prestam serviços para o negócio, já que nem sempre uma agência tem todas as áreas de atuação dentro de casa, por exemplo. Serviços de impressão, captação de imagens e fotografias, produção sonora, realização de eventos, influenciadores e documentações são alguns serviços comumente terceirizados por esses negócios, e manter essa lista em um local de fácil acesso para que todos os funcionários responsáveis pela contratação possam articular o time interno e os fornecedores externos. Soa complexo? Sabemos que sim, mas toda essa organização pode ser resolvida com a Nutcache!
Quando você tiver acesso ao nosso software, os clientes podem ser organizados nas configurações da Organização, com informações institucionais e até mesmo configurações avançadas de faturamento como a moeda utilizada e também o imposto padrão, além de termos de pagamento. Quanto mais detalhada for essa configuração, mais fácil será manejar as demandas e as cobranças ao final de cada projeto. Já os fornecedores e suas informações importantes podem ser agrupados na área de despesas da Nutcache – a mesma em que os gestores monitoram, aprovam ou reprovam custos gerados na execução dos projetos para cada cliente.
Ao manter essas informações sempre atualizadas e organizadas, o dia a dia dos responsáveis pelo projeto se tornarão muito mais fáceis. Jacqueline França, Head of Digital, reforça que essa organização é a chave para que, no olho do furacão das demandas do dia a dia, todas as informações estejam concentradas e prontas para serem acessadas a qualquer momento. Ela é responsável pelo contato com diferentes fornecedores como produtores de brindes, media kits e também influenciadores que realizam trabalhos para os diferentes clientes da agência, e defende: “ter um software que me permita ter todas as informações importantes tanto dos clientes quanto dos fornecedores na palma da mão, de forma organizada e personalizável, poupa tempo e faz minha rotina de trabalho ser mais produtiva – gasto menos tempo tentando levantar informações e mais tempo executando a demanda de forma criativa, que é o ideal para a minha visão enquanto profissional e, consequentemente, para as entregas da agência.” Mais uma demanda que pode ser resolvida com a Nutcache!
Problema 3: Gerenciar diversos projetos e tarefas distribuídas entre os profissionais de diferentes áreas.
Olhando mais de perto o dia a dia de trabalho das agências, nos deparamos com o alto volume de projetos e entregas para diferentes clientes. Alguns deles são demandas fixas e que ocorrem frequentemente, outros são pontuais, e eles também podem envolver um time fixo ou flexível. Tudo isso demanda uma organização estratégica das equipes e das etapas das entregas para que todos os pontos sejam executados corretamente, na ordem necessária e devidamente alinhados com a demanda feita pelo cliente aos executivos de contas.
Dentro desse processo, alguns profissionais são peças fundamentais na organização estratégica e na divisão de tarefas, como é o caso de Lerynda Lima, analista de excelência em vendas. No fluxo ideal, ela é uma das pessoas que acompanha o processo do começo ao fim – desde o brainstorming, passando pela divisão de tarefas, acompanhamento da execução, revisão da entrega final e até apresentação ao cliente. Quando visualizamos esse trajeto pensando que existem diversos projetos acontecendo simultaneamente, pode ser muito fácil se perder durante a execução quando não se tem uma ferramenta poderosa auxiliando na gestão dos projetos.
Ela mesma pontuou que todo o seu dia é facilitado pela automação e digitalização dos processos para que ela possa dedicar menos tempo às tarefas operacionais e mais tempo para o planejamento estratégico e criativo: “Como minha rotina demanda que eu acompanhe as entregas do começo ao fim para garantir que toda a execução esteja alinhada com a demanda que surgiu do cliente, visualizar um projeto de forma rápida e intuitiva com o auxílio de uma ferramenta de gestão é fundamental – eu posso entrar em um projeto, visualizar o time envolvido, quem está responsável por cada tarefa do processo, o status, o tempo gasto e também acompanhar o que está sendo criado, que pode ser uma campanha, uma ação ou uma apresentação institucional, por exemplo. Além disso, eu preciso de uma ferramenta que me permita alterar prazos, fazer trocas entre os profissionais responsáveis e anexar materiais importantes para a execução do projeto.”
Sabe qual ferramenta engloba todas esses pontos? Isso mesmo, mais uma caixinha de possíveis dificuldades que é resolvida com a Nutcache! Com nosso software, sua gestão de projetos fica completa, com organização de times devidamente distribuídos entre as tarefas de um projeto, com prazos de entrega e dependências para garantir que todos os passos sejam cumpridos, além da definição de prioridades, tags e diversas integrações com o PayPal, Google Suite, GitHub, Slack e Zappier, por exemplo.
Conclusão
Conseguiu identificar pontos semelhantes aos problemas que apresentamos neste artigo dentro da sua rotina de trabalho? Então está na hora de conhecer a Nutcache e todas as ferramentas que nosso software pode oferecer para a sua agência criativa. Gestão de equipes, execução de projetos e tarefas e organização de clientes e fornecedores são apenas algumas das funções desenvolvidas especialmente para negócios que focam na produtividade do trabalho – e você ainda pode aproveitar um monitoramento de tempo e de despesas completo, um sistema de faturamento integrado e sincronizado aos seus projetos, além de orçamentos em tempo real para que você esteja sempre monitorando a lucratividade das demandas dos seus clientes. Sua rotina completamente descomplicada e resolvida com a Nutcache!
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