Para um gerente eficaz, entender os problemas que sua equipe enfrenta é uma parte significativa da batalha contra a fadiga. Mas perceber que através de algumas soluções inovadoras você é capaz de desbloquear o maior potencial da sua equipe é onde a magia acontece. Abaixo, estão algumas maneiras de otimizar o seu desempenho no projeto com o gerenciamento de carga de trabalho da sua equipe.
1) Delegar tarefas de forma clara e eficiente
Um calendário intuitivo para o gerenciamento da carga de trabalho facilita a atribuição de tarefas aos membros da sua equipe e acompanhamento do progresso. Como gerente de projeto ou administrador, você tem acesso para visualizar quais tarefas foram concluídas, quais ainda estão pendentes, e até aquelas que ainda precisam ser atribuídas. O calendário também é capaz de registrar férias, feriados, licenças, etc., então, você terá uma melhor compreensão de quem está disponível e em que momento. Afinal, um gestor organizado é o primeiro passo para uma equipe organizada.
Saber como delegar tarefas de acordo com os pontos fortes e fracos do seu time é uma parte fundamental do que constitui um bom gerente. E não vai ser preciso recorrer à adivinhação: com um quadro de gerenciamento de projetos com base na nuvem, você pode acompanhar visualmente e gerenciar tudo, desde o planejamento até a data de lançamento.
2) Simplificar as coisas
A parte mais difícil de começar qualquer desafio geralmente é apenas decidir enfrentá-lo com determinação. Como gerente de projeto, você certamente sabe que, embora o trabalho pareça assustador, simplificar os objetivos ou o projeto em etapas mais gerenciáveis é uma necessidade. Isso é ainda mais verdadeiro se você estiver em um ambiente de trabalho híbrido, onde muitas pessoas já se sentem sobrecarregadas sem a estrutura de um ambiente de escritório tradicional. Felizmente, usar um calendário ajuda você e sua equipe a permanecerem calmos e motivados.
E o recurso de gerenciamento de tarefas não apenas ajuda a simplificar um projeto maior em tarefas menores atribuídas numa frequência diária, semanal ou mensal, um calendário intuitivo – como o da Nutcache – permite que você visualize a quantidade de trabalho que sua equipe completou e o que eles não realizaram. Você ainda tem acesso ao progresso individual de cada membro, permitindo identificar quem está indo bem e quem pode estar precisando de ajuda. Desta forma, se um membro da equipe estiver ficando para trás, você perceberá com antecedência e poderá resolver o problema antes que seja tarde demais.
3) Incentivar a colaboração
Ao passo que reconhecer – e dar proveito a – cada uma dos pontos fortes dos membros da sua equipe é crucial para o sucesso de qualquer projeto, os melhores gerentes também procuram maneiras de desenvolver os pontos fracos de seus funcionários. Uma forma de conseguir fazer isso é atribuir aos membros tarefas que exijam que trabalhem juntos, formando grupos com o objetivo de desenvolvimento profissional. Digamos que um membro tenha dificuldade com análises, considere juntá-lo a um profissional mais antigo que pode transmitir conhecimentos sobre o assunto.
Com a função “Workspace”, você pode gerenciar vários projetos no mesmo local. Também é possível compartilhar atualizações suas exatamente onde o trabalho está acontecendo, para dar aos membros da equipe insights sobre o que você está fazendo. Incentivar o trabalho em grupo também pode ajudar com sentimentos de isolamento que sua equipe possa estar enfrentando, e também pode fazer maravilhas para manter o a cultura da sua empresa forte, não importa o quão longe o bebedouro de água mais próximo esteja.
4) Trabalhar no horário que você performa melhor
Mesmo que sua rotina de ioga criada pela pandemia tenha ficado para trás, não significa que você ainda não tenha a capacidade de ser flexível. Da mesma forma que você e sua equipe podem não estar trabalhando em espaços tradicionais, também é possível que não estejam trabalhando no regime tradicional de horas – e isso pode ser uma coisa boa. Afinal, muitos estudos mostram que os períodos de pico de produtividade variam muito entre os indivíduos.
Considere, por exemplo, a tradicional pessoa matinal vs. alguém que se sente mais vivo à noite. Este último pode ter tanto a oferecer como o primeiro, embora seu ritmo interno seja voltado para expediente 8h-18h dos locais de trabalho mais tradicionais. Use isso em sua vantagem! Afinal, os quadros de horários permitem que você acompanhe facilmente as horas que sua equipe performou e as tarefas que completaram sem precisar esticar seu pescoço (ou sair de sua estação de trabalho) para conferir, exigir prestações de conta ou até mesmo demandar que trabalhem no mesmo fuso horário.
A Nutcache também oferece diferentes gráficos para você visualizar a produtividade da sua equipe. Um gráfico de Gantt, por exemplo, funciona em conjunto com o rastreamento de tempo para que você possa ver quanto tempo seu projeto levará e como o trabalho está progredindo ao longo do caminho. Nutcache também permite que você acompanhe seu próprio tempo e veja de forma prática todo o trabalho, numa exibição semelhante a um calendário. Desta forma, você pode saber quem está trabalhando no que e quando, além de como o projeto está progredindo. Com uma imagem clara da direção que o trabalho está andando, você poderá fazer ajustes na programação para garantir que ninguém tenha mais trabalho do que seja capaz de lidar.
5) Não esquecer do “equipe” em “trabalho em equipe“
Qualquer gerente de equipe eficaz sabe que trabalhar juntos geralmente requer mais do que apenas ter tarefas definidas. Enquanto a tecnologia muitas vezes tem a má reputação de diminuir nossa quantidade de interação humana durante o dia, muitas vezes acabamos subestimando sua capacidade de melhorá-la no âmbito profissional. Um calendário de gerenciamento de carga de trabalho permite que você tenha mais tempo para se concentrar nas necessidades e progresso individuais dos membros da sua equipe, e também explorar outras ferramentas ao seu dispor. Por exemplo, você pode adicionar essas tarefas ao fluxo de trabalho do projeto para que sua equipe possa acessar rapidamente recursos e se comunicar em um só lugar. Saber quem está fazendo o que e quando reduzirá as chances de lidar com questões imprevistas ou obstáculos.
Conclusão
Um gerenciamento de equipe eficaz requer não apenas a experiência técnica que você conquistou em seu caminho para sua posição atual, mas também o conhecimento dos pontos fortes e fracos dos membros da equipe, uma compreensão superficial da psicologia humana, disponibilidade e um pouco de sorte. Em outras palavras, é um ato de equilíbrio. Mas, com um software de gerenciamento de projetos, não precisa parecer uma corda bamba toda vez que você se aproximar de um novo prazo.
Ser capaz de planejar e monitorar a capacidade de carga de trabalho da sua equipe irá ajudá-lo a garantir que algumas pessoas não se sintam sobrecarregadas e estressadas, enquanto outras pessoas pode não estar usando seu tempo com eficiência. O software de gerenciamento de projetos da Nutcache possui recursos para rastrear tempo e orçamentos, criar relatórios, gerenciar faturas, compartilhar calendários com várias equipes e monitorar o progresso dos projetos em andamento. Esses recursos podem economizar tempo e esforço para que você possa depositar sua energia em construir produtos inovadores e fortes relacionamentos com clientes.
