Vivemos um momento em que dados são a fonte mais valiosa de informação que qualquer pessoa ou negócio tem: é a partir deles que tomamos decisões de compra, realizamos mudanças na rotina ou, pensando sob a ótica de empresas, avaliamos a lucratividade, o desempenho e as estratégias de comunicação, por exemplo. Dados vêm sendo tão amplamente discutidos que novas leis, práticas empresariais e até movimentações bilionárias em diversos mercados acontecem influenciadas pela proteção, troca e vazamentos de informações sensíveis – e isso está provocando mudanças na forma que donos de negócios enxergam a mensuração e análise dos dados da sua empresa – o que mostra a importância de monitorar tempo e custos dos seus projetos.
Pensando nisso, a Nutcache desenvolveu um formato de gestão de projeto que permite gerar, monitorar e armazenar informações importantíssimas para os relatórios da sua empresa e dos projetos que ela desenvolve – desde a análise de frequência dos funcionários para a área de Recursos Humanos até as despesas e lucros de um projeto realizado. Esse acompanhamento em tempo real é fundamental para que C-Levels ou gerentes de projeto estejam sempre à par do andamento das demandas e principalmente se elas estão sendo realizadas de acordo com roteiros, orçamentos e planejamentos pré-estabelecidos, o que significa que sua empresa pode conhecer a rentabilidade de um projeto ao longo de seu ciclo de vida.
Vamos conhecer os 5 passos para monitorar tempo e custos de um projeto com a Nutcache?
Passo 1: Crie um projeto e defina suas diretrizes
Assim que você selecionar um plano e passar a utilizar a Nutcache, sua organização poderá ser configurada em nosso software, e você tem a possibilidade de executar essa etapa de um jeito bem completo, com informações importantes tanto para o RH – com documentos e dados de cada funcionário – até o financeiro – com cargas-horárias definidas e custo da hora de trabalho, por exemplo. Além disso, você pode definir os perfis de segurança de cada membro da equipe (estagiários, funcionários, freelancers, etc) e os níveis de acesso que cada categoria têm dentro dos projetos. Você também pode criar perfis para diferentes clientes, descrever os serviços que seu negócio oferece, listar todos os feriados importantes para o seu negócio e também produtos, impostos e a organização de equipes a partir do quadro geral de funcionários.
Assim que a etapa de configuração da organização estiver concluída – mesmo que essa etapa seja de constante atualização -, você poderá criar diversos projetos no software, de acordo com as necessidades do dia a dia e os trabalhos que estarão sendo executados na sua empresa. Para criar um projeto, será preciso definir um nome, o cliente para qual este projeto se destina e os membros que farão parte daquele projeto.
Você também pode selecionar um dos seis modelos disponíveis para ajudar a otimizar o tempo de organização visual do seu projeto:
A partir daí, os próximos passos são a data de início e de término, a definição de um status (caso seu projeto ainda esteja em fase de pesquisa e planejamento, ou de execução propriamente dita, por exemplo), e você também tem a liberdade de escrever uma descrição para que todos os membros da equipe possam estar por dentro da demanda, e também a visão que o projeto pretende alcançar.
Por fim, você tem quatro chaves para configurar a execução do projeto:
1) Ativar ou desativar a faturação do projeto
2) Definir se o faturamento é restrito apenas às entradas de horas e despesas aprovadas
3) Limitar ou não as entradas de horas para não exceder o que foi pré-estabelecido para o projeto
4) Definir se orçamentos serão restritos às horas e despesas aprovadas ou não
Passo 2: Instrua sua equipe a marcar todo o tempo gasto nas tarefas
Agora que sua organização, equipe e projeto estão todos configurados, é hora de colocar as mãos na massa, e a parte mais importante dessa etapa é instruir bem todos os colaboradores envolvidos na entrega do projeto. Como já falamos antes, monitorar o tempo gasto nas diferentes tarefas é fundamental para um orçamento e uma faturação fidedignas ao que foi planejado e definido desde o começo. Caso seu projeto ou seu cliente sejam cobrados sem um limite de horas trabalhadas, ótimo, mas sabemos que o modelo mais comum é o faturamento baseado num escopo de trabalho com um volume de horas pré-estabelecido, e é por isso que seu time precisa adotar o hábito de marcar toda e qualquer hora gasta nos apontamentos da tarefa.
Isso pode ser feito de duas maneiras com a Nutcache:
1) As horas podem ser adicionadas manualmente, a partir da janela de entradas de tempo em uma tarefa.
2) O tempo também pode ser registrado via timer diretamente em uma tarefa, ou seja, os colaboradores “dão play” no contador ao iniciar uma demanda e encerram a contagem ao finalizarem.
Ao adotar essa rotina para todos os membros do time responsável, o gerente de projetos poderá monitorar em tempo real todo o andamento das demandas, além de manter os projetos dentro do planejamento fechado com o cliente, evitando horas desperdiçadas e gastos desnecessários. Outro grande benefício é que o seu departamento financeiro terá um relatório detalhado de todo o tempo/orçamento gasto em cada etapa das tarefas de um projeto, o que permite um monitoramento e planejamento cada vez mais precisos e à prova de (más) surpresas no fim do projeto.
Passo 3: Detalhe as despesas envolvidas no projeto
A partir das experiências com nossos clientes, nós da Nutcache sabemos que existem projetos que já começam com todas as despesas pré-aprovadas, mas que também é muito provável que novas despesas surjam ao longo da execução do projeto. Pensando nisso, criamos um campo dentro de cada tarefa do seu projeto para que você ou seu time possa adicionar despesas extras que surgiram durante a execução e que precisam ser sanadas ao final do projeto – seja pelo cliente ou pela sua própria empresa.
Como mostra a imagem acima, você pode adicionar o número da despesa, a data em que ela surgiu e a data de vencimento, além de definir qual foi o fornecedor e a categoria da despesa. Por fim, há um campo para descrever melhor o gasto, outro campo para definir o valor da despesa e também as definições de impostos, caso seja necessário. Essas são ferramentas poderosas para ajudar sua empresa a monitorar tempo e custos dos seus projetos durante toda a execução para evitar (más) surpresas.
Importante lembrar que tanto despesas quanto horas gastas nas tarefas dos projetos podem ser configuradas para uma aprovação posterior por alguém responsável na equipe, como veremos no passo a seguir.
Passo 4: Aprove o tempo e as despesas dos funcionários
Um dos pontos mais importantes para a assertividade do projeto é que ele não saia do escopo inicialmente aprovado, seja de horas de trabalho ou do orçamento previsto, e até mesmo de ambos. Pensando nisso, já falamos no passo 1 das chaves de configuração de faturação do trabalho, e isso dá ao gerente ou ao profissional responsável a autonomia de aprovar ou reprovar tanto os apontamentos de horas quanto as despesas extras geradas pela execução do trabalho, facilitando o trabalho de monitorar tempo e custos.
Durante a vigência do projeto, os gerentes ou o departamento financeiro podem manter um acompanhamento diário dos registros de horas e também dos valores gastos em despesas necessárias para a execução, e definir o que será cobrado ao cliente e o que será absorvido pela sua organização no final da entrega.
Passo 5: Acompanhe em tempo real, gere relatórios e analise o trabalho realizado
Depois de realizar todos os passos anteriores, os processos de acompanhamento, produção de relatórios e análise do trabalho executado pela sua equipe serão muito mais fáceis. O time de atendimento terá diversas informações importantes para realizar as trocas necessárias com o cliente e o time financeiro terá em mãos um detalhamento de horas gastas, de despesas extras do projeto e poderá direcionar pagamentos para os colaboradores envolvidos.
Além disso, como falamos lá no começo, sua empresa terá acesso a diversos dados importantes para otimizar novos contratos e melhorar o direcionamento nos próximos trabalhos. Você poderá entender quais etapas de um projeto demandaram mais ou menos tempo para calibrar orçamentos, que tipos de despesas extras acabam surgindo para já inserir no escopo de trabalho aprovado pelo cliente e também os níveis profissionais necessários para executar cada uma das demandas – estagiários, juniores, plenos, seniores ou freelancers. Os dados serão seus maiores aliados para gerar entregas cada vez mais completas, assertivas e que onerem cada vez menos seu próprio negócio.
Conclusão
Agora já sabemos que quanto mais dados sua empresa tiver para favorecer seus negócios, melhor, e com a Nutcache você consegue monitorar tempo e custos de todos os projetos que executar, e a partir disso gerar relatórios completos com dados que irão ajudar sua organização a fechar novos projetos com cada vez mais valor para o crescimento e desenvolvimento da organização. Isso também ajuda a manter o trabalho alinhado ao planejamento inicial, oferecendo um acompanhamento detalhado dos gastos ao longo do processo e gerando insights constantes sobre a rentabilidade dos projetos executados por sua organização.
Visite a área de planos em nosso site, encontre o que melhor se encaixa em suas necessidades, junte-se à Nutcache e siga os passos acima para ter cada vez mais controle e produtividade nos trabalhos que realizar.
