Se você é um gerente de projetos, provavelmente sabe que escolher um software capaz de integrar todas as suas necessidades é a coisa mais inteligente que você pode fazer para melhorar significativamente a qualidade do seu trabalho. Mas, com todas as ferramentas existentes, descobrir novas funcionalidades pode parecer complexo e fácil de se perder, certo? Mas isso não deve fazer com que você deixe de aproveitar ao máximo sua plataforma. É por isso que decidimos compartilhar 5 recursos da Nutcache super intuitivos que você precisa começar a implementar para melhorar suas atividades.
Quais são alguns dos recursos da Nutcache mais conhecidos?
A Nutcache oferece muitas características que podem atender às necessidades dos usuários, sejam eles do Plano Free, Pro ou Enterprise. As vantagens variam, mas uma coisa é certa: todas as soluções básicas – disponíveis em qualquer plano – já atendem às demandas essenciais quando se trata do gerenciamento de projetos. Vamos resumir algumas delas:
- Você pode criar e gerenciar projetos e tarefas ilimitadas: com a Nutcache, você pode segmentar todos os seus projetos para mantê-los sempre organizados e sob seu controle. O mesmo vale para tarefas: anote cada etapa que você precisará realizar para concluir seus projetos e acompanhar o seu progresso.
- Você pode visualizar seus projetos em formato de quadro ou lista: para que você consiga controlar e gerenciar seu trabalho, deve ser capaz de analisar o progresso deles. A Nutcache oferece dois formatos diferentes, você pode escolher aquele que preferir ou alterná-los dependendo das informações ou praticidade que você precisa no momento.
- Gerencie a atividade com o rastreamento de tempo: você e os membros da sua equipe podem adicionar entradas de tempo a tarefas e projetos realizados. Isso ajuda o gestor a avaliar a precisão das estimativas de trabalho, níveis de produtividade e, ainda, visualizar as particularidades de trabalhos específicos.
Incrível, não é? A Nutcache ainda tem muitos outros recursos que você provavelmente deve começar a aproveitar e avisamos: quando eles começarem a melhorar o seu trabalho, você pode não querer mais voltar atrás!
Recursos inteligentes da Nutcache: Workspace
O primeiro na lista de recursos inteligentes da Nutcache é o “Workspace”. Esse recurso permite que cada usuário visualize com facilidade todas as tarefas que precisam ser executadas. Você pode encontrá-lo disponível logo na página inicial do aplicativo e ele tem como objetivo ajudá-lo a entender melhor a sua carga de trabalho e dos seus colegas de equipe.
E como exatamente funciona?
Bem, para começar, você pode visualizar qualquer informação relacionada à tarefa que deseja, a busca pode ser feita usando filtros de data ou do próprio projeto. Para ilustrar: caso você tenha definido uma data de vencimento para uma tarefa, o workspace exibe as informações na ordem de vencimento: atrasado, para hoje, para amanhã, no final desta semana, e “próximos”. Desta forma, você será capaz de visualizar tudo em uma ordem lógica e sempre estar ciente de seus prazos e em qual estágio de conclusão uma tarefa está. Confira como será exibido:
E, se algum projeto/tarefa for planejado sem data de vencimento, eles serão agrupados na “seção não planejada”, onde você também pode ter uma visão clara e concisa, mas sem datas/etapas específicas para analisar.
Por outro lado, se você preferir encontrar uma tarefa usando o workspace com o filtro “por projeto”, você pode pesquisar o título do projeto e as informações disponíveis serão o nome da tarefa, o nome da lista de tarefas, os rótulos e os indicadores. Assim:
Este filtro é perfeito para analisar todos os detalhes importantes de uma tarefa, ainda que ela não tenha necessariamente uma data de vencimento. Os usuários podem ter uma clara compreensão sobre qual projeto uma tarefa específica pertence, gerenciar seu trabalho visualizando a ordem de prioridade e a quantidade de tarefa que já foi concluída.
Não importa a visualização, seja por data ou por projeto, o que melhor atender você, a aplicação informa sobre o status do progresso da tarefa, seu nível de prioridade, o tempo gasto até o momento, os membros atribuídos e a data de vencimento. Em outras palavras, ajuda gestores e funcionários a sempre permanecerem a frente de sua carga de trabalho. E falando em carga, vamos ao nosso próximo recurso.
Recursos inteligentes da Nutcache: Calendário de gerenciamento de carga de trabalho
Se há uma coisa que os gestores de projeto aprenderam durante longos anos de atuação, é que a produtividade sofre quando não há o gerenciamento adequado da carga de trabalho. Mas é mais fácil falar do que fazer, não é? Essa tarefa traz muitos desafios: os trabalhadores podem enfrentar estresse, confusão e ineficiência como resultado de cargas de trabalho mal administradas. É por isso que toda ajuda é bem-vinda. Este recurso da Nutcache busca melhorar o gerenciamento, mas, antes de falarmos sobre ele, vamos a uma rápida recapitulação sobre o que exatamente significa “gestão da carga de trabalho”?
Para gerentes/líderes, o gerenciamento de carga de trabalho é o processo de distribuição de atividades entre os membros da equipe, direcionando tarefas que eles possuam habilidade para fazer, juntamente com o acompanhamento da execução e desempenho dos funcionários.
Para os trabalhadores, esse gerenciamento é a capacidade de distribuir trabalho igualmente, dando a cada tarefa ou responsabilidade sua respectiva e adequada relevância e prioridade. O gerenciamento inteligente da carga de trabalho impede a sobrecarga e isso é importante porque, mesmo que suas intenções sejam boas, em algum momento a sobrecarga pode se tornar prejudicial e afetar o desempenho da equipe, além de influenciar a produtividade, as taxas de rotatividade, os níveis de estresse e os riscos de burnout.
A função do calendário da Nutcache é contribuir para a distribuição do trabalho e garantir que as equipes permaneçam informadas sobre o progresso de qualquer projeto. Depois de simplificar um projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis, atribuídas em uma frequência diária, semanal ou mensal, você pode usar o calendário para visualizar a quantidade de trabalho que foi concluída, o que está faltando e o progresso individual de cada membro – para identificar quem está performando como esperado e quem pode precisar de um empurrãozinho.
Você pode encontrar o recurso do calendário logo no menu principal ao lado esquerdo da sua tela e também notará que ele consiste em duas seções principais: a seção de calendário – à esquerda (1) – e de tarefas pendentes – à direita (2). A primeira permite a visualização da quantidade de trabalho atribuída a alguém em um período específico, o que pode ajudá-lo a identificar facilmente se alguém está sobrecarregado e redistribuir parte dessa responsabilidade. A segunda seção inclui todas as tarefas para as quais não há tempo estimado ou membros atribuídos.
Há também um esquema de cores que permite que você veja de forma prática em qual tarefa cada membro está trabalhando, além de ilustrar seu progresso: azul é usado quando menos de 80% das horas disponíveis para um projeto foram aplicadas, laranja aparece quando mais de 80% foram usados e, finalmente, o vermelho indica quando 100% das horas disponíveis foram consumidas:
Para aprender como construir seu próprio calendário de gerenciamento de carga de trabalho, assim como descobrir outros recursos desta funcionalidade, você pode conferir este guia rápido e prático. E já que estamos no assunto de “tempo”, vamos partir para o nosso próximo recurso.
Recursos inteligentes da Nutcache: rastreador de tempo para tarefas
Não é novidade que a gestão do tempo é uma grande parceira da produtividade, certo? Os rastreadores de tempo online têm a capacidade de promover motivação, responsabilidade e equilíbrio para os funcionários, além de registros e dados vitais para a gestão. Seja você alguém que gerencia a si mesmo, trabalha com uma equipe ou lidera um grupo, é possível tirar o máximo proveito dos seus esforços ao rastrear o seu recurso mais valioso: tempo. Foi com esse pensamento que a Nutcache criou o recurso de rastreamento de tempo. É uma ferramenta simples, mas surpreendentemente eficaz, que ajuda o usuário a acompanhar o tempo gasto em tarefas como trabalho, pesquisa, reuniões ou qualquer outro tipo de atividade que você deseja registrar.
Com o rastreamento de tempo da Nutcache você pode:
- Identificar seus períodos mais produtivos do dia para diferentes tipos de tarefas;
- Determinar quais membros da equipe funcionam melhor trabalhando sozinhos, em pequenos grupos e em grandes grupos;
- Recompensar o trabalho duro ao identificar os funcionários melhor classificados;
- Encontrar um equilíbrio saudável entre trabalho/descanso como freelancer ou autônomo.
Assim como outros recursos da Nutcache, este também é muito fácil de usar. Você tem duas opções: iniciar uma contagem de tempo clicando no ícone de “temporizador” no canto superior direito do aplicativo, ou iniciar a contagem diretamente na tarefa que você está trabalhando. Se você escolher este último, você pode iniciar um temporizador ou registrar manualmente a hora. Confira como é o processo:
Depois de fazer isso, você precisará especificar o projeto e a tarefa que o temporizador será vinculado. Por exemplo, na imagem acima, você pode ver que o temporizador foi associado a um projeto de marketing da Nutcache.
E o recurso fica ainda mais completo: caso você precise gerenciar suas entradas de tempo com mais precisão, você também pode definir a lista de tarefas que o temporizador estará associado, caso precise. Quando você parar o rastreador de tempo, o período trabalhado ficará gravado e a entrada de tempo será automaticamente adicionada aos últimos registros acessíveis a partir da parte inferior da tela de gerenciamento do rastreador de tempo.
Você pode perceber que a gestão do tempo é de grande importância para os gerentes e funcionários. Os líderes se beneficiam ao terem um visão geral para analisarem o desempenho dos membros, visto que o tempo pode ser um indicador estratégico de toda a operação da equipe. Quanto aos próprios membros, o rastreamento de tempo para tarefas pode trazer uma noção significativa de auto-conhecimento quando se trata de progresso, desenvolvimento e execução de diferentes tarefas.
Recursos inteligentes da Nutcache: Comentários em tarefas
Provavelmente não precisamos lembrar você o quão importante é a comunicação no processo de gerenciar – ou trabalhar com – projetos. O sonho de todos os trabalhadores é eliminar longas cadeias de e-mail, capturas de tela ou mensagens no chat com a intenção de oferecer algum tipo de contexto. Em vez disso, a meta é possibilitar comentários simples e práticos em tarefas. Com este recurso da Nutcache, você e sua equipe podem dar adeus aos e-mails soltos e processos colaborativos perdidos ao longo do tempo, porque haverá uma forma de criar conversas rápidas, mas eficazes e se conectar com os membros da sua equipe. Em outras palavras, a funcionalidade de comentário em tarefas melhora a colaboração ao conectar o histórico e conteúdo às pessoas certas.
Com este recurso da Nutcache, todos os membros (incluindo convidados) podem deixar um comentário em uma tarefa de uma maneira muito fácil também! Para postar um comentário, clique no campo “Escreva um comentário aqui”, digite seu texto e clique no ícone de enviar. Simples assim!
Digamos que você queira fazer uma pergunta a alguém sobre uma tarefa específica ou talvez deseje incluir essa pessoa na conversa, este seria o recurso perfeito para isso porque permite que você os mencione e notifique. Simplesmente digite @ e escolha alguém da lista de membro. Uma outra opção é digitar o primeiro nome do membro, clicar nele e, a partir daí, a pessoa será imediatamente notificada sobre sua menção, além de se tornar visível na caixa de notificação dos mencionados.
Sabe quando o autocorretor faz uma pegadinha com você? Não se preocupe! Se você confundir o membro da equipe ou escrever errado, sempre poderá editar seu comentário simplesmente abrindo-o e clicando para editar o texto. Mas, se você mencionou alguém por acidente, sempre excluir o comentário clicando no ícone de deletar. E lembre-se: os usuários só podem editar ou excluir seus próprios comentários.
Notou como esse recurso modesto pode fazer maravilhas para a colaboração da sua equipe? Com apenas alguns cliques, seu funcionário pode aumentar a eficiência na comunicação, tornar-se mais acessível, melhorar a velocidade de sua resposta e facilitar seu acesso à informação. Perfeito, não é?
Recursos inteligentes da Nutcache: pesquisa global
Trabalhar com projetos pode ser cansativo. O número de tarefas, informações, membros e arquivos pode parecer impossível de administrar, não pela complexidade, e sim pela tendência que existe em se perder em uma carga de itens para monitorar. Uma equipe deve acompanhar tudo o que foi concluído ou incluído em um projeto e, tão importante quanto, os funcionários devem ser capazes de encontrar informações relevantes de maneiras simples e práticas. Localizar facilmente todos os detalhes de um projeto pode ajudar a garantir a produtividade, o uso inteligente do tempo e melhorar o desempenho. Essa otimização também influencia as habilidades organizacionais dos funcionários e reduz o tempo gasto pesquisando e fazendo perguntas.
A barra de pesquisa global da Nutcache é extremamente eficaz e é provavelmente o melhor atalho para encontrar as informações desejadas. Você pode usar o campo de pesquisa para encontrar rapidamente o trabalho, conteúdo ou até mesmo dados relevantes. Com a ajuda de um lugar rápido e conveniente, você pode procurar projetos, tarefas, membros, equipes, clientes e faturas. Os resultados são agrupados por categoria para facilitar a visualização exatamente do que você precisa.
Você encontrará o recurso de pesquisa global na barra superior do seu aplicativo, bem aqui:
Aqui está um tutorial rápido para acessar todos os itens que você deseja:
- Clique na barra de pesquisa na barra superior do aplicativo.
- Digite uma palavra-chave.
- Clique no item que você está procurando na lista quando ele aparecer para abri-lo.
Este atalho contribui para facilitar a quantidade de tempo gasto à procura de informações e a reutilização deste momento para executar tarefas mais importantes.
Conclusão
Você já estava familiarizado com algum dos recursos que compartilhamos neste artigo? Se você não os conhecia – ou ao menos não todos – deve ter notado que são complementos perfeitos para facilitar o seu trabalho. Eles contribuem para a visualização de desempenho, progresso, produtividade, informações relevantes e até mesmo para a colaboração entre funcionários. Soluções simples, mas inteligentes, como essas são responsáveis por causar um impacto positivo em suas atividades diárias, porque você estará contando com eles a cada passo do caminho. Certifique-se de levar com você todas as dicas e truques que aprendeu hoje e não perca mais tempo sem usar esses recursos incrivelmente práticos!
