Na cultura de trabalho atual, é quase impossível realizar nossas funções sem contar com pelo menos uma solução tecnológica. Programas, ferramentas e aplicativos foram criados para facilitar a vida de pessoas e empresas, e fazem isso muito bem. Na realidade, eles estão até se tornando métodos indispensáveis para aumentar a produtividade no trabalho, os níveis de colaboração e o sucesso do negócio em geral.
Neste artigo, nós apresentamos 7 ferramentas que são revolucionárias quando se trata de desempenho, dedicação e uso inteligente do tempo no trabalho. Elas oferecem recursos que podem ajudar equipes com aspectos importantes, como organização de tarefas, lembretes, reuniões, chamadas, comunicação, acesso à informação e muito mais.
As melhores ferramentas para produtividade no trabalho
Começamos nossa lista com esta ferramenta que vem ganhando muita popularidade ultimamente. Slack é um aplicativo de mensagens para empresas que concentra todos os membros, mensagens e arquivos relacionados a assuntos específicos em um só lugar, melhorando a colaboração e a produtividade no trabalho. O mais inovador do Slack são seus espaços organizados chamados “canais” e o fato de ser possível criar um para cada setor diferente da empresa. É por isso que o Slack é um bom candidato para ser o ponto central de qualquer projeto e comunicação entre equipes.
Outra função útil é a ferramenta “Lembrete”: você digita “/lembrar” em um canal e adiciona o que você gostaria de ser lembrado, então o Slackbot irá alertá-lo quando chegar a hora, ajudando os usuários a concluir as tarefas e cumprir os prazos. Por fim, vale a pena mencionar o recurso de chamada de áudio e vídeo, que ajuda a economizar tempo por permitir ingressar em uma chamada com até 15 pessoas sem a necessidade de mudar do Slack para outras plataformas.
Uma pesquisa de 2015 realizada pela empresa revelou que as equipes que utilizam o Slack já obtiveram alguns benefícios importantes: um aumento de 32% na produtividade da equipe, uma redução de 48,6% no uso de e-mail e uma redução de 25,1% na realização de reuniões. O que podemos interpretar disso é que o Slack agiliza a comunicação, possui um grande potencial organizacional e facilita a integração, otimizando o tempo e o desempenho dos membros da equipe.
Com o distanciamento social tornando-se uma realidade devido à quarentena impostas pela Covid-19, muitas empresas recorreram a reuniões/chamadas on-line através de ferramentas como Zoom, Skype ou Google Meet. E, embora essas plataformas sejam excelentes, outras opções ganharam popularidade pelas suas inovadoras repaginadas nas chamadas remotas. Spatial Chat foi uma delas. O motivo? Esta plataforma permite a criação de salas “espaciais” para reuniões ao simular cenários inspirados em um escritório real.
Spatial aparenta ser muito mais voltado para equipes do que outras aplicações de videochamadas, pois permite ao usuário ver seus colegas de trabalho (no formato de avatares) em salas personalizadas com objetos, como computadores, tabelas, quadros, entre outros. Também é viável compartilhar modelos 3D, projetos, vídeos, imagens e pdfs em 2D dentro da plataforma. E o melhor: tudo pode ser simulado virtualmente, isto é, é possível trocar seu lugar de assento, por exemplo. No final de uma reunião de trabalho, você ainda pode fazer um happy hour no ambiente espacial.
Essa ferramenta pode tornar reuniões mais produtivas para equipes remotas, pois traz um ambiente dinâmico, evitando a aura lenta e desinteressante que as plataformas de vídeo chamadas tradicionais podem ter. Em um espaço virtual, as pessoas podem formar grupos para conversas com diferentes tópicos, avatares podem se mover livremente entre os grupos ou formar novos grupos, adentrar em salas para ter uma conversa privada, ou até mesmo tirar uma pausa para o café no equivalente a uma copa digital.
Se você precisa de uma alternativa simples e rápida para conversas e chamadas, Whereby é a maneira mais fácil de conseguir isso – sem necessidade de instalar aplicativos ou software. A vantagem é que é possível escolher sua URL personalizada e entrar na chamada pelo seu navegador, seja no celular ou computador, com apenas um clique.
Mas, o recurso inovador de verdade é o “breakout groups”, perfeito para realizar aulas, eventos e workshops eficientes, especialmente porque é possível usar a integração com o YouTube da Whereby. Em se tratando de produtividade no trabalho, qualquer intervalo de tempo economizado pode fazer a diferença. Assim, uma ferramenta que faz chamadas ou reuniões menos complicadas, é um grande ativo para qualquer equipe, já que as pessoas não precisam se preocupar com detalhes técnicos, como criar contas, baixar aplicativos ou até mesmo descobrir onde a chamada será realizada.
Gerenciar seu tempo de uma maneira estratégica, mas eficiente, é fundamental quando se trata de produtividade no trabalho. Você precisa aproveitar seus intervalos disponíveis para executar quantas tarefas puder ou alcançar o maior número possível de metas. Mas, em vez de investir seu valioso tempo para criar diferentes mensagens ou preencher destinatários diversos, o MailChimp faz o trabalho para você. Ele é projetado para gerar listas de conteúdo com diferentes intenções, criar e enviar mensagens e também obter todos os dados de engajamento para ajudá-lo a identificar os hábitos e ações de seus contatos.
Um dos recursos do MailChimp é seu assistente de insights, ele pode fornecer feedback sobre o que funciona ou não, em tempo real, enquanto você está escrevendo. Pode guiá-lo com palavras e contagem de caracteres, pontuação ou uso de emojis. Esses detalhes ajudarão você a construir um engajamento inicial e a sustentá-lo, além de que você receberá recomendações sobre a próxima melhor ação a ser executada.
Portanto, se a sua produtividade no trabalho depender do envio de mensagens assertivas (especialmente para equipes de marketing ou comerciais), o MailChimp pode ser o parceiro perfeito, porque você estará garantindo que sua comunicação siga as melhores práticas, tornando-se ainda mais poderosa, eficiente e econômica com o tempo.
O Evernote é um aplicativo que nos permite armazenar toda e qualquer informação, como anotações, weblinks, arquivos, documentos de texto ou planilhas. Todos esses dados e documentos podem ser salvos e organizados dentro do aplicativo. Não só isso, mas os usuários também podem localizar qualquer conteúdo de uma maneira muito fácil, pois ele permite pesquisas abrangentes e tem um sistema de categorias eficiente.
É ideal para escrever ideias, criar checklists, anotar informações e mantê-las disponíveis a qualquer momento. O recurso de criação de notas permite a inserção de documentos e imagens digitalizados, portanto, todas as suas ideias podem ser escritas e ilustradas para uma melhor compreensão de seu conteúdo. Inclusive, a organização é bastante simples, essencialmente contendo blocos de notas e o sistema de categorias, o que ajuda a minimizar o tempo que você gasta procurando pelo que deseja.
O Evernote é um grande ativo para a produtividade no trabalho, porque reduz o tempo gasto em busca de informações, permite guardar rapidamente ideias relevantes e detalhes visuais importantes para servir como referência no futuro. É também uma maneira prática de preparar e armazenar documentos, concentrando uma grande quantidade de dados em um só lugar.
Coggle é uma ferramenta digital de criação de mapas mentais que pode ser usada para facilitar o brainstorming ao concentrá-lo em um local central e on-line. É destinada a possibilitar que indivíduos façam anotações, debatam ideias, visualizem conexões entre conceitos e colaborem uns com os outros. Coggle dá aos usuários uma maneira clara de compartilhar e entender informações complexas e, ao mesmo tempo, simplificá-las. Usando o mapeamento colaborativo de ideias, é possível fazer brainstorming em tempo real, adicionar referências e, quando finalizados, utilizar os mapas mentais como documentos.
Essa técnica é especialmente útil para ideias que exigem pensamento criativo e crítico, pois facilita a associação livre e a ligação de texto, além de imagens e vídeo em um só lugar, para formar recursos ricos para o trabalho dentro de um projeto. Isso tudo ajudará você a criar, discutir e, especialmente, visualizar informações relevantes para projetos ou tarefas em uma quantidade menor de tempo.
O mapeamento mental é um método que pode ajudar a colaboração em tempo real, criação de cronogramas, visualização de conceitos e desenvolvimento de ideias ao máximo. Por exemplo, quando dividimos um projeto em etapas menores, podemos obter uma visão geral do que é prioridade, o que está faltando e o que deve ser feito. Com esses insights em mente, fica mais fácil começar a trabalhar em coisas que realmente são importantes.
Nutcache é uma ferramenta de gerenciamento de projetos multifuncional que possibilita o aumento da produtividade no trabalho ao permitir a colaboração de equipes, rastreamento de tempo, monitoramento de projetos e gerenciamento de tarefas. Nutcache ajuda as equipes a entregar seus projetos com sucesso dentro do prazo e do orçamento. Entre as várias características da ferramenta, as mencionadas anteriormente são fundamentais quando se trata de produtividade.
A plataforma permite que as empresas organizem tarefas de acordo com a urgência da execução, considerem os orçamentos para não exceder os custos, e estejam em contato com os funcionários e clientes para atualizações e discussões sobre os projetos. Todos esses recursos e funcionalidades tornam mais fácil que os usuários dediquem seu tempo e realizem mais tarefas, tendo em vista que o ciclo de vida do projeto já está definido, todas as informações estão disponíveis com alguns cliques e o usuário pode documentar cada etapa que foi concluída, concentrando seus esforços em passar para os próximos objetivos.
Ao escolher a Nutcache, o usuário automatiza suas tarefas diárias, incluindo as que são de baixa prioridade, conseguindo utilizar aquele tempo para fazer o trabalho mais importante. Nutcache pode ajudar os usuários a lidar com o rastreamento de tempo e a geração de faturas, em vez de dedicarem seus esforços para criar sua própria fatura no Microsoft Word.
Contar com um software para simplificar o processo de trabalho para você, permite que mais coisas sejam feitas na mesma quantidade de tempo. Não apenas isso, mas atribuições que são mais complexas e exigem mais pensamento estratégico não terão que competir com atividades simples, mas obrigatórias. Desta forma, além da produtividade, também se torna possível conquistar maiores realizações.
Dicas bônus para produtividade no trabalho
Para algumas pessoas, uma vez que adentram no estado de foco, a concentração acontece e são capazes de executar tudo com perfeição. Mas, geralmente, as mesmas pessoas têm dificuldade em permanecer nesse estado por mais do que alguns minutos. Se esse também é o seu caso, temos uma ferramenta perfeita e simples para recomendar: TomatoTimers. É inspirada na Técnica Pomodoro, na qual uma pessoa trabalha em sprints de 25 minutos com foco total, então, tira 5 minutos de intervalo entre cada sprint.
A ferramenta é um temporizador personalizado para o Método Pomodoro, fácil de usar e que ajuda a aumentar sua eficiência e rastrear seu tempo. Os usuários estabelecem uma lista de tarefas, trabalham nelas durante o período cronometrado e, após cada sprint, o TomatoTimers permite que eles marquem o que finalizaram na lista de atividades definidas anteriormente, para registrar o progresso. Ele possui tudo que a produtividade representa: uso inteligente do tempo, foco, execução de tarefas e, claro, conquista de metas. Os TomatoTimers pode ser um grande ativo para uma equipe ou membro que possui dificuldade de concentração ou precisa fazer pausas ocasionais para permanecer produtivo.
Outro problema comum é que, embora a tecnologia tenha facilitado processos e a cultura de trabalho esteja mudando rapidamente, ainda enfrentamos tarefas burocráticas, especialmente quando se trata de documentação. Pensando nisso, nossas últimas duas dicas bônus podem ser chave para otimizar praticamente toda necessidade que requer papelada. E todos nós sabemos o quanto essas tarefas administrativas podem interferir no uso do nosso tempo limitado para realmente sermos produtivos.
O primeiro é Docusign. Ele permite que os usuários aumentem a eficiência operacional e reduzam o tempo necessário para preparar, enviar e assinar documentos. Docusign afirma que os clientes regularmente vêem ganhos imediatos de produtividade, diminuindo o tempo necessário para preparar documentação em 90%.
Nossa segunda sugestão é o Camscanner, um aplicativo gratuito que examina e ajuda a organizar qualquer conteúdo físico que o usuário deseja preservar em formato digital, pode ser um documento, um contrato, trabalho universitário, entre outros exemplos. Em seguida, esses documentos podem ser salvos em formato PDF ou JPG e compartilhados com outras pessoas, seja por redes sociais ou e-mail.
Imagine o tempo que você desperdiçaria se tivesse que digitalizar cada papel manualmente em uma impressora e passar por várias etapas para compartilhar com pessoas ou canais diferentes? O oposto de produtivo, não é mesmo?
Conclusão
Na última década, a sociedade alcançou grandes marcos no desenvolvimento de soluções para facilitar todos os tipos de aspectos de nossas vidas. De fato, algumas pessoas ainda têm suas ressalvas ou desconhecem a tecnologia, mas a maioria de nós está aberta para descobrir as maravilhas que ela pode trazer para nossas tarefas diárias, especialmente quando estamos falando sobre nossas rotinas de trabalho. A verdade é que usar ferramentas digitais enquanto realizamos nossos trabalhos é inevitável, mas somos livres para escolher qual solução se torna parte de nossos dias e como ela pode afetar nossa produtividade no trabalho e melhorar nossas realizações.
