Quando se trata de indústrias complexas, o setor de construção é um dos principais exemplos existentes. Se você já trabalhou em uma construção, provavelmente sabe que pode ser um caos total: trabalhadores ocupados correndo de um lado para o outro para montar estruturas, gestores gritando para serem ouvidos, materiais e equipamentos sendo movidos por todo o lugar, ou seja, operar é difícil e coordenar as operações também. Este ambiente turbulento pode causar problemas em uma empresa se um fator não for levado a sério: organização. Implementar o rastreamento de tempo no gerenciamento de projetos de construção é capaz de simplificar processos, colocar o desempenho da equipe em ordem e aumentar o senso de responsabilidade dos funcionários.
Um estudo conduzido pela Conerstone Projects LTD com 170 empresas de construção britânicas revelou que 85,2% delas sofreram com atrasos em seus cronogramas em 2017. E aqui está outro fato impressionante: uma pesquisa de análise negócios de Harvard sobre o preenchimento de folhas de ponto mostrou que a economia norte-americana desperdiça U$ 7,4 bilhões por dia em produtividade simplesmente por causa de trabalhadores que não registram suas horas.
O que de fato é o rastreamento de tempo?
O rastreamento de tempo no gerenciamento de projetos permite que os membros de uma equipe adicionem com facilidade intervalos de tempo dedicados a tarefas e projetos. Isso ajuda os gestores a visualizarem com precisão as estimativas de trabalho, eficácia de seus funcionários e carga de trabalho dos membros da equipe, além de contribuir para criação de relatórios de tempo para clientes ou partes interessadas. O rastreamento de tempo também ajuda com orçamento, faturamento ou apenas uma simples análise de desempenho. Pode-se dizer que é uma prática essencial para fornecedores de serviços profissionais, empresas que contratam funcionários por hora, ou trabalham com colaboradores ou subcontratantes terceirizados, especialmente quando essas empresas usam preços baseados em estimativas de pesquisa, tempo e recursos.
Mas, é importante ressaltar que nem todos os métodos de rastreamento de tempo são totalmente eficazes, práticos ou até mesmo adequados para organizações. Algumas empresas de construção ainda usam as tradicionais planilhas do Excel para administrarem folhas de pagamento, cálculos de faturas e orçamento de obras, o que pode ser ineficaz, demorado e impreciso. Esse método pode comprometer a capacidade de uma empresa de economizar tempo, desencadeando a desordem e a confusão a longo prazo.
Quais são os benefícios do rastreamento de tempo no gerenciamento de projetos?
Acompanhar o desempenho
Uma maneira inteligente de medir os recursos necessários é analisar o tempo gasto porque, após atribuir aos contratados uma certa quantidade de horas para cada trabalho, você pode receber notificações que informam quando o tempo está quase acabando ou o quanto dele já foi utilizado. Isso o ajuda a ver quem está mostrando progresso ou deixando de atingir as expectativas de desempenho planejadas.
O rastreamento também pode mostrar se um departamento precisa de mais força de trabalho e o que traz mais valor à equipe. Esse tipo de informação é crucial para o time e para empresa como um todo. Você também pode observar a produtividade geral e detectar ineficiências de comportamento em certos membros, para que seja possível analisar se algo precisa ser alterado para que todos fiquem no mesmo nível. Por exemplo, como gerente, você pode notar que precisa redistribuir ou compartilhar responsabilidades e cargas de trabalho entre os funcionários.
Manter o controle de diferentes formatos de horas de trabalho
O software perfeito para o gerenciamento de projetos pode mostrar o número de horas trabalhadas de várias maneiras, incluindo por tarefa, por projeto e por funcionário. Aqui estão alguns exemplos dos tipos de horas de trabalho que podem ser rastreada:
- Horas extras, trabalho noturno e trabalho de fim de semana;
- Tempo de trabalho por tarefa, por obra ou por fase;
- Licença autorizada, ausência não planejada, etc;
- A distância percorrida para o locall;
- Trabalhadores temporários e empreiteiros que cobram por horas de trabalho;
Você também pode usar as informações coletadas para alocar horas para tarefas específicas, por exemplo, construir a fundação de um prédio, trabalhar no teto ou fazer reparos urgentes. Muito útil, certo? E tem mais: os dados de rastreamento de tempo são a chave para desenvolver estimativas de tempo precisas para projetos semelhantes quando novas oportunidades surgirem.
Elaboração de relatórios facilitada
Tradicionalmente, os aplicativos de rastreamento de tempo podem criar dois tipos de relatórios: folha de ponto e relatório de horas. Nas folhas de ponto, cada funcionário é capaz de ter uma visão rápida das tarefas nas quais trabalhou durante um determinado período e o tempo que gastou em cada uma delas. Por outro lado, o relatório de horas ajuda os gestores e outras partes interessadas a revisarem todo o progresso e atividade. Por exemplo, se o gestor de projetos de construção precisasse fornecer ao cliente um relatório de quanto tempo foi gasto trabalhando em seu projeto no mês passado, o relatório de tempo seria o recurso perfeito para reunir essas informações.
Receber relatórios também é importante porque ajuda os gestores a descobrirem gargalos e processos ineficientes em seus projetos, monitorando quanto tempo as tarefas levam e comparando esses resultados com orçamentos, padrões da indústria e progresso em projetos semelhantes.
Gerenciamento de orçamentos e custos
Você pode pensar que esses dois conceitos independem do rastreamento do tempo, mas estão realmente estritamente conectados. Que tal um exemplo? Na construção, existem dois aspectos principais considerados ao licitar trabalhos: tempo (relacionado ao montante do trabalho necessário) e materiais. Digamos que sua empresa propôs 100 horas para conseguir realizar uma tarefa dentro de um projeto, mas acabou precisando de apenas 80 horas de trabalho. Como você não estava monitorando o tempo, você só é capaz de estimar sem precisão, mas se essa informação fosse precisa, seria valiosa para licitações futuras. Melhor ainda é detectar o atraso nas atividades enquanto o projeto ainda está em andamento. Isso permite que você traga as coisas de volta ao eixo e tente manter sua previsão de lucro.
Outro exemplo? Quando seus funcionários preenchem suas folhas de tempo, registrando as horas gastas em projetos e tarefas, você não terá dificuldade em calcular quanto do orçamento do projeto já foi consumido, só precisará verificar se os custos baseados nos horários foram definidos adequadamente. Não apenas isso, como ter horas registradas com precisão para os diferentes tipos de atividades executadas permite que você visualize quanto tempo um trabalho realmente exige e ajuste seus orçamentos de acordo.
Além disso, para garantir que seu projeto seja executado eficientemente e lucrativamente, você pode definir diferentes alertas (em horas) para monitorar o progresso dos gastos. Quando um limite de orçamento é atingido, um alerta é acionado e um e-mail é enviado para a pessoa de sua escolha.
Alguns outros aspectos financeiros que o rastreamento de tempo ajuda a visualizar quando se trata de gerenciamento de projetos de construção são custos de trabalho e produção, cálculo de tempo faturado e licitação competitiva, um resumo precificado do trabalho a ser realizado, os materiais que precisarão ser providenciados ou os serviços a serem fornecidos. Você já cobrou menos do que deveria a um cliente pelo tempo que levou para fazer um trabalho? Com o uso de um software de rastreamento de tempo preciso, você não terá que se preocupar com isso novamente.
Simplifique tarefas administrativas
Como mencionamos antes, várias empresas costumavam analisar seus dados relacionados ao tempo usando planilhas e esse método não é apenas complicado, como também pode fornecer um resultado incorreto. O rastreamento de tempo bem executado gera informações confiáveis para o seu negócio. A coleta de horas mais próxima possível da realidade dentro de um canteiro de obras e a automação do seu processamento assegura a confiabilidade dos dados coletados. Isso contribui para otimizar o gerenciamento de tempo, automatizar processos de RH, e executar um processamento mais eficiente de folhas de pagamento.
Falando de recursos humanos, alguns dos benefícios do rastreamento de tempo incluem:
- Informações precisas, atualizadas e detalhadas sobre o horário trabalhado dos funcionários.
- Dados diretamente integrados no software do RH;
- Percepção mais rápida de anomalias;
- Uma visão centralizada de todas as informações disponíveis;
- Melhoria na gestão de faltas e feriados.
E os benefícios não são apenas para sua empresa, seus trabalhadores também perceberão a melhoria, porque o rastreamento de horas os ajudará a economizar significativamente o tempo gasto para inserir informações, parar de acumular informações, tentar lembrar tudo que foi feito no final da semana para preencher tudo de uma só vez, além de conquistar mais produtividade no trabalho.
Bônus: Se você escolher o software de rastreamento de tempo, você estará reduzindo a papelada
Como os funcionários registram seu tempo diretamente no sistema, você não acumula aquela papelada difícil de ler ou recebe algum dado duplicado para analisar. O tempo será computado com praticidade e precisão, não importa qual método de entrada seja escolhido. Isso significa menos trabalho para os gestores e menos tempo gasto no rastreamento de informações de tempo de inatividade dos funcionários.
E, se você estiver usando a folha de tempo para gerar pagamentos, faturas ou relatórios, quase certamente precisará de um sistema de aprovação. Um bom software de rastreamento deve permitir que você revise facilmente, rejeite ou aprove as horas trabalhadas de seus funcionários.
Conclusão
Gerenciar um negócio de construção é um trabalho desafiador, mas o rastreamento de tempo possibilita monitorar o progresso sem ser necessário recorrer ao microgerenciamento. A implementação dessa abordagem pode tornar a vida de um gestor de projetos de construção muito mais fácil, fomentando uma análise aprofundada do desempenho dos funcionários, descobrindo gargalos e processos ineficientes, rastreando quanto tempo certas tarefas levam, descobrindo problemas urgentes de pessoal e/ou recursos envolvidos na conclusão de um projeto.
E, embora os gerentes de projeto possam facilmente encontrar muitas ferramentas de rastreamento de tempo voltadas apenas para a funcionalidade “tempo”, elas definitivamente são melhores quando possuem um sistema completo de gerenciamento de projetos, como a Nutcache, onde as folhas e relatórios de tempos podem ser usados em conjunto com recursos como orçamento, gerenciamento de equipe e despesas, faturamento e agendamento de tarefas, dando uma visibilidade completa para todo o processo.
Confira neste vídeo todas as funcionalidades que a Nutcache oferece aos engenheiros!
