Todos os que trabalham em um projeto têm uma função a cumprir, e isso inclui o gerente de projeto. Na verdade, embora todos os funcionários sejam essenciais até certo ponto, o gerente de projeto geralmente é o mais essencial.
Se desempenhar a função de gerente de projeto, cabe-lhe a você liderar e orientar a equipe ao longo da tarefa. Deve ser capaz de ajudar e coordenar tudo, e isso significa trabalhar em estreita colaboração com os membros da equipe envolvidos.
Como os funcionários geralmente estão na linha de frente, terão muitas informações e conhecimentos sobre o projeto e como deve ser executado. Com isso em mente, deve fazer perguntas à sua equipe para ajudá-la a compreender totalmente o escopo do trabalho. Como gerente de projeto, aqui estão alguns exemplos de perguntas a serem feitas.
1. Têm alguma sugestão?
Alguns dos seus funcionários provavelmente já tiveram experiências em projetos semelhantes. Portanto, é uma boa ideia pedir à equipe sugestões sobre como o projeto pode ser bem-sucedido.
Envolva toda a equipe para que diferentes funcionários possam compartilhar suas ideias entre si e com você. Se necessário, use uma plataforma de videoconferência para envolver o maior número de pessoas possível. Os membros mais novos da equipe também devem participar, mesmo que não tenham sugestões a oferecer. Isso irá ajudá-los a compreender melhor os processos, o que os ajudará a entender melhor seu papel no projeto.
2. O que necessitam de mim?
Os gestores de projectos são geralmente as únicas pessoas da equipa que pode exercer uma gestão superior e obter permissões e recursos das pessoas responsáveis. A videoconferência é necessária? A sinalização digital ajudaria no gerenciamento de projetos? E o transporte? Há pessoas suficientes a trabalhar no projeto? Estes problemas, e muitos outros, são assuntos dos quais necessita estar ciente para que a sua equipe tenha o que necessita e se possam eliminar as barreiras.
Se sua equipe não tiver todos os recursos que necessita, a produtividade pode ser afetada negativamente e os projetos até podem ser totalmente paralisados.
3. Quanto tempo levarão as tarefas?
Qualquer projeto terá prazos, e cumpri-los geralmente é essencial. Além do prazo geral de conclusão, também serão necessários prazos para as várias etapas do projeto. Em muitos casos, algumas tarefas dependerão da conclusão de outras tarefas e basta o atraso em um processo para interromper todo o resto.
Além disso, pergunte se os prazos são realistas. Caso contrário, pode acabar por sujeitar os seus funcionários a uma quantidade de estresse necessário, sem terem culpa. Se os prazos não forem realistas, talvez tenha que ponderar a transferência de funcionários de uma tarefa para outra ou até mesmo a contratação de novos funcionários.
Não se esqueça de usar um software de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a planejar e organizar com recursos visuais, como os gráficos de Gantt que ajudam todos a compreender melhor os prazos.
4. Quem é responsável por quais tarefas?
Como gerente de projeto, deve determinar quem está a trabalhar no quê. Isso é importante porque necessita ter a certeza de que cada tarefa é atribuída a alguém e que as pessoas certas estão a trabalhar nas funções que melhor correspondem às suas competências.
Saber quem é responsável pelo quê também é importante quando se trata de prestar contas. Não é que deva criar conflitos quando acontece algo errado, mas se surgir um problema, é necessário saber a quem recorrer para descobrir o que aconteceu e como corrigi-lo. Também é importante compreender totalmente os processos para garantir que sejam executados da melhor forma possível.
5. Quem são os líderes da equipe?
Um gerente de projeto não pode estar em todos os lados, então o resto da equipe terá que passar muito tempo a trabalhar sem você. No entanto, é provável que haja alguns líderes na equipe que podem ajudar a manter tudo nos trilhos.
O ideal é que um líder seja alguém com experiência em projetos semelhantes, pois é mais provável que saiba o que fazer se algo der errado. Depois de identificar os seus líderes, pode delegar-lhes responsabilidades para ajudá-lo a se concentrar em outras tarefas. Acompanhe regularmente o progresso com os seus líderes para se assegurar que tudo está a funcionar como deveria.
6. O que poderia correr mal?
Por vezes, mesmo as equipes mais bem preparadas têm problemas. Em muitos casos, dependerá de influências externas sobre as quais a equipe não tem controle. Em outros, dependerá de problemas internos mais fáceis de evitar.
Como soldados da linha de frente, alguns de seus funcionários devem ter visto como as coisas às vezes podem dar errado. Aproveite ao máximo seu conhecimento e experiência para tentar colocar em prática planos de contingência, caso as coisas não saiam como planejado. Isso irá ajudá-lo a manter tudo na direção certa.
A conclusão importante
Como gerente de projeto, se não perguntar à sua equipe sobre o projeto, pode estar a desperdiçar um dos recursos mais valiosos que possui: a experiência. Embora seja provável que um gerente de projeto tenha experiência, ainda pode haver várias informações a extrair das outras pessoas que o rodeiam. Aproveitar essa experiência e conhecimento pode ajudar a garantir que qualquer projeto que gerencia seja executado da melhor forma possível.
