Todo novo projeto vem com custos, entregas, prazos e demandas. Deixar de gerenciar todas essas partes mutáveis pode resultar em investimentos perdidos, recursos desperdiçados e projetos fracassados. Felizmente, seguir a Metodologia do Ciclo de Vida do Projeto pode trazer ordem ao caos.
O Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), no seu Guia do PMBOK (conhecido como o acervo de conhecimento sobre o gerenciamento de projetos) define o ciclo de vida do projeto como “uma conjunto de fases geralmente sequenciais cujo nome e número são determinados pelas necessidades de controle da organização ou organizações envolvidas no projeto”. O Guia do PMBOK é um ótimo ponto de referência para qualquer profissional de negócios procurando melhorar seu conjunto de habilidades na gestão de projetos.
Independentemente do tamanho ou escopo, cada projeto contém cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e fechamento – nessa ordem. Além disso, quando tudo for realizado, você precisará criar faturas para o cliente com base no tempo e despesas registradas. Dividir seus esforços nessas seis fases dará mais estrutura ao projeto e simplificará grandes tarefas em etapas mais gerenciáveis.
A seguir estão detalhadas essas seis etapas.
1. Inicialização do projeto
A fase inicial da metodologia de gerenciamento de projetos se concentra na definição do projeto em um nível básico. Durante esta fase, os patrocinadores e as partes interessadas são definidas e a pesquisa inicial começa. Não é incomum que uma equipe inicie o projeto com uma “reunião de pontapé inicial” como uma maneira de comunicar o objetivo do projeto e delinear os benefícios, custos e fatores de risco associados a entregas. Uma vez avaliado, um case de negócio é desenvolvido para definir o “porquê”, “o que”, “como” e “quem” do projeto.
Aqui está um exemplo do que deve ser incluído em um case de negócio:
- Nome da empresa: Wow World Media
- Nome do projeto: Wow World Media
- Gerente de Projetos: John Doe
- Objetivo: Trabalhar com transferência de conhecimento inter-organizacional, implementar redes de expertise profissional, otimizar o tempo para capacitar um novo funcionário, ou instruir a equipe para performar melhor, acelerar a aprendizagem no local de trabalho, simplificar a busca por informações relevantes e evitar a perda de conhecimento.
- Stakeholders: Brett Anderson, Kerry Nolan e Eve Sherry.
- Período: 1 de novembro a 22 de dezembro de 2021.
- Benefícios: Os benefícios deste relatório incluem fornecer à Wow World Media as ferramentas necessárias para gastar menos tempo gerenciando processos operacionais, bem como ajudá-los a atingir uma nova vantagem competitiva.
- Riscos: Embora visualizemos mais benefícios do que os riscos, o negócio está evoluindo e pode precisar de mais foco no treinamento ao realizar a integração de novos funcionários.
2. Planejamento do projeto
Na fase de planejamento dentro Ciclo de Vida do Projeto, as equipes criam e definem claramente as metas. Embora existam várias maneiras de executar o planejamento de metas, seguir o critério de objetivos “SMART” é uma grande estratégia para dar o pontapé inicial.
Com a abordagem “SMART”, cada letra refere-se a um critério diferente para analisar os objetivos (as letras estão relacionadas às palavras em inglês). Para garantir que seus objetivos sejam claros e acessíveis, cada um deve ser:
- S – Specific (específico) – simples, sensível, significativo
- M – Measurable (mensurável) – significativo, motivador
- A – Achievable (realizável) – acordado, atingível
- R – Relevant (relevante) – razoável, realista e com base em resultados
- T – Time-bound (relacionado a tempo) – baseado ou limitado pelo tempo, custo, conhecimento e oportunidade sensível ao tempo.
Depois que as metas são claramente definidas, você pode criar uma linha do tempo para documentar os marcos de projeto, prazos e entregas.
3. Execução do projeto
A fase de execução concentra-se na implementação de teorias da primeira e segunda etapas para criar e iniciar o projeto dentro do prazo especificado. Primeiro, tarefas específicas precisarão ser atribuídas aos membros da equipe apropriados, juntamente com seus respectivos prazos. Se você já usa software de gerenciamento de projetos, poderá adicionar essas tarefas ao fluxo de trabalho do projeto para que sua equipe possa acessar rapidamente os recursos e se comunicar em um só lugar. Sabendo quem está fazendo o que e por quanto tempo reduzirá as chances de questões imprevistas ou obstáculos.
4. Desempenho do projeto
Quantificar o sucesso de um projeto é necessário por muitas razões. Em primeiro lugar, os membros da equipe precisam aprender com o sucesso ou fracasso, e não é possível melhorar o que não se mede. Felizmente, existem inúmeros indicadores-chave de desempenho (KPIs) para serem usados para definir, comparar e obter metas estratégicas usando o software de gerenciamento de projetos.
5. Fechamento do projeto
Durante a fase final do ciclo de vida, as equipes realizarão análises para ver se o projeto foi ou não um sucesso. Este é também o momento de apresentar os resultados para as partes interessadas e outros indivíduos envolvidos no projeto. A partir disso, é importante realizar um check-in com o cliente para ver como o produto ou serviço está performando, a satisfação do cliente, tratar e solucionar problemas, informar futuros projetos e identificar oportunidades futuras.
6. Faturamento do projeto
Por último, mas não menos importante, você precisará de um relatório no final do projeto. Se você tem usado um rastreador de tempo, o tempo faturável e não-faturável pode ser facilmente acessado. Isso economiza tempo e tornará muito mais fácil criar faturas, bem como obter uma visão adicional do seu fluxo de trabalho. Basta definir o valor da hora técnica para cada projeto e tarefas específicas, e decidir qual trabalho é faturável e não faturável. Depois de definir um orçamento das suas horas faturáveis, você pode criar faturas a partir delas. Você pode personalizar suas faturas com um logotipo, informações do seu cliente, definir a moeda e incluir a descrição do produto ou serviço com a conta total.
Conclusão
Gerenciar um projeto pode ser complicado, mas ferramentas de gerenciamento podem ajudar sua empresa a fazer o melhor uso de seu tempo, recursos e dinheiro. Usar o guia do ciclo de vida do projeto em conjunto com um software colaborativo ajudará sua equipe a fornecer um ótimo produto ou serviço sempre.
