A automação implicava essencialmente o uso de máquinas para reduzir a intervenção humana em determinadas tarefas. Um exemplo simples de automação poderia ser a preparação de uma refeição com uma panela slow cook: junta os ingredientes, define o programa e a máquina faz o resto – e o mais importante, sem a necessidade de supervisionar todo o processo.
Como aplicar esse princípio à produtividade de sua equipe?
As vantagens da automação
Redução das tarefas repetitivas
Imagine que trabalha em uma pequena empresa que quer crescer e encontrar novos clientes. Com um novo site e uma campanha agressiva de marketing nas redes sociais, consegue atrair clientes em grande número, mas os seus novos clientes continuam a fazer as mesmas perguntas, deixando pouco tempo para outras tarefas.
Em primeiro lugar, a automação reduz as tarefas repetitivas. Neste contexto, a instalação de um aplicativo chatbot em seu site poderia responder às perguntas mais frequentes de seus clientes, proporcionando-lhe tempo suficiente para se ocupar das tarefas mais importantes.
Valorização das tarefas de alto valor agregado
Sem dúvida, que já se perguntou a si próprio: Por que concordou em ser gerente? Por que decidiu tornar-se líder de uma equipe? Provavelmente, seu objetivo era enfrentar novos desafios, desenvolver o potencial dos seus colegas ou até . Certamente não teria sido para repetir as mesmas tarefas todos os dias da semana!
Permitir que a automação reduza as tarefas repetitivas permite-lhe se concentrar no que realmente importa para sua equipe. Por exemplo, caso trabalhe com uma equipe de desenvolvedores e um cliente coloque um problema que o seu chatbot não consegue resolver – a sua equipe pode oferecer uma resposta personalizada ao seu cliente. O seu cliente apreciará a atenção,o que também pode ter um impacto positivo na reputação de sua empresa.
Diminuição dos erros humanos
Alguns erros são mais dispendiosos que outros. Se for responsável por executar tarefas administrativas repetitivas, como o faturamento aos seus clientes, poderão ocorrer erros nos seus cálculos, ainda que raramente. A automação ajuda a minimizar esses erros.
Outro exemplo é o envio de newsletters em massa – o processo pode ser adaptado se já se deu ao trabalho de configurar um formulário de registro para os seus clientes. O simples ato de ter solicitado o nome aos seus clientes evita erros de nomenclatura e também permite personalizar cada newsletter através da inserção de um campo “nome” na sua mensagem.
Nível de estresse reduzido
Com o efeito cumulativo deste tipo de vantagem, verá um efeito emergente da automação em sua equipe: níveis mais baixos de estresse. Os seus colegas de equipe já não terão que lidar com tarefas chatas e terão menos medo de cometer erros. Como também têm mais tempo para concluir as tarefas de alto valor, também terá um grande efeito na produtividade de sua equipe.
Exemplos de automação
Ao colher as vantagens da automação, sua equipe pode já estar a beneficiar dos seus efeitos positivos com o software existente. Seguem-se alguns exemplos que podem enquadrar-se na sua situação.
Planejar as suas publicações nas redes sociais
A presença da sua empresa nas redes sociais é fundamental, nem que seja para manter uma boa reputação junto dos seus clientes. Com a ajuda de um calendário editorial, pode criar conteúdos para fomentar a sua comunidade nas redes sociais.
Sabia que também é possível automatizar a publicação dos seus posts nas redes sociais? Aplicativos como o Buffer e Hootsuite permitem-lhe agendar o seu conteúdo e até acompanhar o desempenho das suas publicações. Tudo o que necessita fazer é programar os seus textos e imagens para as datas e horas pretendidas, ficando livre para as tarefas do dia.
Organizar as suas reuniões
Se sua empresa ou equipe se reúne regularmente com clientes, o uso de um aplicativo de calendário torna-se essencial para gerenciar seus compromissos. Com esta ferramenta, pode inserir o nome do seu cliente, a data e hora da reunião, bem como o local da reunião, de acordo com suas necessidades. Pode inclusive adicionar lembretes com antecedência para não se esquecer de nada.
Se tem experiência com automação, também pode criar um formulário, que permitirá ao cliente selecionar um horário conveniente em sua página da web. É ainda possível sincronizar o seu calendário do Facebook com o calendário do Google.
Responder a emails
Quando se trata de gerenciar e-mails, uma boa ideia é definir períodos fixos para a sua leitura (por exemplo, 20 minutos no início do dia e 20 minutos no final do dia). E quando está ausente do escritório durante algum tempo? Pode configurar o seu e-mail para enviar uma mensagem automática para informar os seus clientes quando regressará ou para redirecioná-los a um dos seus colegas.
Gerenciamento de tarefas entre colegas de equipe
Se está familiarizado com softwares de gerenciamento de projetos, sabe que é possível gerenciar tarefas entre colegas utilizando uma plataforma comum. Uma plataforma comum permitirá que todos vejam que tarefas ainda necessitam ser feitas e que tarefas estão concluídas. Mas, para poupar tempo de gerenciamento, deve automatizar.
Felizmente, o software de gerenciamento de projetos pode automatizar várias ações, desde que indique as condições que as ativam. Por exemplo, pode agendar a atribuição automática de um dos membros da sua equipe sempre que criar uma nova tarefa na lista de tarefas. Ou, quando uma tarefa é concluída, o estado da tarefa pode ser alterado automaticamente para “Concluído”. A longo prazo, estes simples passos irão poupar-lhe tempo.
A automação pode ser usada a seu favor. A equipe Nutcache tem trabalhado incansavelmente para lhe trazer uma nova funcionalidade de regras automatizadas, que será revelada em breve. Esta funcionalidade irá permitir-lhe adicionar regras de automação às suas tarefas, que pode programar ao como quiser.
Por que não experimentar esta nova funcionalidade! Subscreva o Nutcache e aproveite um período de teste de 14 dias agora!
