O papel do gestor de projetos é diversificado, mas o seu sucesso depende de uma competência-chave: uma comunicação eficaz. Esta é a base de todas as equipes de gerenciamento de projetos e fundamenta todas as competências necessárias para entregar projetos de sucesso.
Para que a comunicação seja eficaz, deve ser clara, transparente e diversificada.
Então, por que a comunicação é tão importante para o gerenciamento de projetos?
A comunicação tem um impacto na gestão de projetos bem-sucedida. Sem ela, as equipes de gerenciamento de projetos podem desmoronar-se. Podem perder-se elementos na tradução, podem ser esquecidos prazos e os aspectos importantes do projeto podem perder-se.
Dado que o trabalho colaborativo é essencial para a gestão de projetos, a comunicação ineficaz pode provocar conflitos e falhas na entrega. A resolução do projeto pode acabar por parecer muito pior do que a sua concepção se não tiver atenção.
Na verdade, um relatório do PMI de 2013 revelou que são colocados em risco $ 135 milhões por cada US $ 1 bilhão gasto em projetos, e 56% deste risco deve-se a uma comunicação ineficaz.
Todos estes aspetos podem ser evitados com uma comunicação mais clara. Ao estar ciente de como as informações são comunicadas e que canais se utilizam, pode começar a aproveitar todo o seu potencial. Ao focar-se na comunicação como um ponto-chave do gerenciamento de projetos, começará a ver como é útil para coordenar e delegar tarefas aos grupos certos.
O primeiro passo para uma comunicação mais clara é compreender os diferentes tipos de comunicação que ocorrem em sua empresa:
Comunicação ascendente e descendente
A principal diferença entre a comunicação ascendente e descendente reside na hierarquia. Enquanto a comunicação ascendente flui dos funcionários para os quadros superiores, a comunicação descendente flui dos quadros superiores para a equipe.
Os estilos de comunicação serão diferentes em cada caso, mas o importante é o seu papel no gerenciamento dos projetos. Os gestores de projeto não podem apenas ter confiança na partilha da sua visão, também devem ter competências de liderança baseadas em valores. Ser capaz de ouvir e aceitar comentários (comunicação ascendente) é tão importante para o sucesso de um projeto quanto ser o delegador (comunicação descendente).
Comunicação interna e externa
A comunicação interna concentra-se no fluxo de informações entre as pessoas que atualmente trabalham em um projeto. Isso pode variar desde os membros da equipe compartilhando atualizações através de uma ferramenta de software colaborativa até à delegação de tarefas pelo gestor do projeto.
No entanto, a comunicação externa concentra-se no fluxo de informações entre aqueles que trabalham no projeto e os intervenientes que não estão diretamente envolvidos na execução do projeto.
Ambas as formas de comunicação são parte integrante do processo de gerenciamento de projetos, desde a conceção até a entrega. Os gestores devem promover um ambiente colaborativo permitindo que os membros do projeto compartilhem informações (comunicação interna), mas a comunicação externa é igualmente importante.
As partes interessadas são definidas como aquelas que têm interesse na empresa, em particular no projeto atual. Pode ser qualquer pessoa da diretoria, da imprensa e até do público (os clientes). Sem uma comunicação externa eficaz, as equipes sofrem porque não terão acesso às informações que tornam o seu projeto atrativo diante para as influências externas.
Esta pode variar desde a obtenção de comentários sobre um projeto em curso da parte de clientes internos e externos à apresentação de ideias à diretoria. A utilização desta comunicação também pode ajudar as empresas a crescer em outras áreas, melhorando a experiência do cliente (CX) graças ao feedback do público.
Incentive os seus intervenientes externos (os seus clientes) a compartilharem os seus comentários sobre o sucesso da sua comunicação, bem como a entrega de projetos através de um sistema de call center na nuvem ou qualquer outro fórum para compartilhar comentários.
Então, como podemos utilizar e otimizar a comunicação em todos os âmbitos para garantir a entrega bem-sucedida do projeto?
Como GP, há diversas ações que pode fazer para melhorar a comunicação e garantir o sucesso:
Estabeleça uma estratégia de comunicação
Antes de iniciar o seu projeto, defina uma estratégia de comunicação clara para os membros de sua equipe. O objetivo é descrever como as informações serão geradas e em que áreas. Pense se certas comunicações serão ascendentes e descendentes ou externas e internas, e adapte a sua estratégia ao tipo de comunicação.
Pense nas informações que serão transmitidas aos membros da equipe em cada etapa do processo, garantindo que todos sejam informados.
As questões importantes a considerar incluem:
– Quais são os objetivos do projeto?
– Quem são os protagonistas?
– Que membros da equipe se concentram em que aspecto do projeto?
– Quais são os prazos?
– Quais são os potenciais riscos e como podem ser mitigados?
Depois de responder a estas questões e definir a sua estratégia de comunicação, pode iniciar o processo de delegação passo a passo. Esclareça quem trabalhará em quê e as expectativas que devem ser cumpridas.
Utilize uma variedade de canais e ferramentas
À medida que o trabalho remoto se torna a norma, a digitalização do local de trabalho tornou-se ainda mais importante para as comunicações do que outrora. Não basta confiar em uma forma de comunicação ou tecnologia para transmitir uma mensagem. Como GP, deve ter consciência do seu público (partes interessadas, membros da equipe, diretoria) e que canais e formas de comunicação são mais adequados a eles.
Pense em todos os canais disponíveis (reuniões presenciais e comunicação remota, não verbal e escrita) e avalie-os. Embora um não seja necessariamente melhor do que o outro, alguns serão mais eficazes na transmissão de informações, dependendo da pessoa com a qual está a comunicar.
Se adaptar a sua abordagem de comunicação e usar uma variedade de canais, será mais provável que a sua mensagem seja transmitida com clareza. Considere o uso de uma variedade de ferramentas, como aplicativos de mensagens de texto, software de trabalho colaborativo e a distribuição automática de chamadas (ACD) em conjunto com comunicações escritas e reuniões pessoais.
Seja empático e entenda sua equipe
Ser um GP não significa apenas que pode delegar tarefas – deve igualmente compreender e conhecer bem os membros de sua equipe. Esteja ciente de quaisquer barreiras culturais ou linguísticas para adaptar as suas comunicações em função dessas barreiras.
Considere a importância da comunicação ascendente e esteja preparado para aceitar os comentários e ouvir a sua equipe. Isso ajudará a promover um ambiente saudável e colaborativo de respeito e transparência.
A escuta ativa é tão importante para a gestão de projetos quanto a comunicação e contribuirá muito para conquistar o respeito de sua equipe. Incentive a crítica construtiva e pense na possibilidade estabelecer uma ferramenta de software colaborativa onde todos possam expressar os seus comentários sobre o projeto em curso.
Desta forma, não só melhora a execução do seu projeto, mas também a sua função como GP. Tenha em consideração os comentários que recebeu nos projetos e as suas competências de comunicação e inclua-os no seu PDI (plano de desenvolvimento profissional).
Quanto mais se desenvolver e crescer como GP, mais espaço haverá para seus projetos crescerem.
Proporcione atualizações regulares
Certifique-se de manter atualizadas as fontes internas e externas sobre o progresso do projeto. A utilização de uma ferramenta de software colaborativa pode ajudar a compartilhar documentos e avaliações permanentes ou alterações que necessitem ser feitas.
Manter todos informados irá ajudá-lo a manter-se flexível se houver necessidade de alterações e a gerar confiança dentro da sua equipe. Ao informar e proporcionar atualizações, é fundamental ter em conta a sua audiência.
Está a atualizar um grupo de interessados sobre o progresso do projeto ou os membros de sua equipe? Certos grupos podem responder melhor a diferentes formas de comunicação (as partes interessadas podem preferir gráficos e diagramas, enquanto sua equipe pode preferir uma reunião Scrum).
O envio de atualizações semanais sobre o projeto ajudará a manter todos informados e a trabalhar para um objetivo comum, maximizando a sua workforce optimization WFO.
Analise e monitore sua estratégia de comunicação
Após começar a testar a sua estratégia de comunicação, certifique-se de monitorá-la regularmente. Os projetos mudam, assim como as necessidades e a abordagem de sua equipe; a sua estratégia de comunicação deve refletir essas mudanças.
Peça opiniões para melhorar a sua estratégia de comunicação e certifique-se que satisfaz as necessidades de todos os membros de sua equipe (internos e externos). Se o fizer suficientemente cedo, poderá descobrir que há áreas de risco às quais precisa prestar atenção. Ao focar-se nessas áreas desde o início, pode mitigá-las, evitando conflitos futuros.
Quando o projeto for concluído comunique
Não é apenas suficiente comunicar antes e durante um projeto – também deve comunicar com a sua equipe assim que o produto for entregue. Comemorar sucessos e fracassos é uma parte importante para ganhar o respeito da sua equipe, bem como identificar áreas futuras para trabalhar.
Há sempre espaço para melhorias e crescimento, portanto, quando o projeto for concluído, dedicar algum tempo à revisão dessas áreas irá prepará-lo para o futuro. Falar sobre o que correu bem é tão importante quanto homenagear todos os que trabalharam no projeto.
Quer ajudar a promover um espaço colaborativo saudável no gerenciamento de projetos, onde as ideias são ouvidas e os membros da sua equipe se sentem valorizados.
A importância da comunicação para o gerenciamento do projeto não deve ser negligenciada. A comunicação eficaz é essencial para o desenvolvimento bem-sucedido de um projeto, bem como para sua entrega. O gerenciamento de projetos é um esforço colaborativo, o que significa que uma comunicação clara e eficaz é crucial em todas as fases.
Ao concentrar-se na forma como a comunicação é entregue e recebida, as equipes de gerenciamento de projetos verão que os seus projetos se executam sem problemas e de forma mais eficaz.
