A cultura de trabalho moderna pode significar qualquer cenário entre estar em um espaço físico compartilhado, a trabalhar de forma remota, na qual pessoas atuam individualmente em todo o mundo, enquanto colaboram como parte de uma equipe. Independentemente de onde você trabalha, a comunicação assíncrona quer dizer a mesma coisa: o atraso entre o envio da mensagem e o momento em que ela é respondida.
A comunicação assíncrona não se resume necessariamente às ferramentas que você usa, mas à abordagem que você leva para o trabalho. E-mail e mensagens instantâneas podem ser usados de forma síncrona e assíncrona.
O espírito de comunicação assíncrona é, por exemplo, um trabalhador não se sentir preso ao seu e-mail ou viver sob a expectativa de responder dentro de cinco minutos. Ele pode planejar seu dia de uma maneira que funcione para ele, escolhendo períodos para responder em vez de estar “sempre disponível”.
A comunicação assíncrona não deve ser confundida com o trabalho remoto, que geralmente faz uso de ferramentas simultâneas de comunicação, como bate-papo ou conferência de vídeo.
Que impacto a comunicação assíncrona tem sobre produtividade?
Não há muito tempo para se concentrar em tarefas reais quando estamos em uma configuração de “escritório tradicional”, o que não necessariamente se refere apenas ao espaço físico, mas, principalmente, à mentalidade. Nessa lógica, o foco não é a produção de qualidade, mas, sim, tarefas mundanas, como: participar de reuniões que poderiam ter sido evitadas, responder instantaneamente a inúmeros e-mails, atender chamadas de vendas de um provedor de serviços, dar atualizações desnecessárias, ou apenas estar lá disponível para falar com qualquer um, sempre que quiserem fazer uma pausa de cinco minutos.
Contudo, quando saímos do “escritório tradicional”, e deixamos todas essas distrações para trás, podemos nos engajar em um trabalho mais intenso. Sem ter que lidar com situações como a constante ameaça de alguém exigindo nosso tempo ou a obrigação da comunicação síncrona, acabamos tendo mais tempo para nos concentrar no que é realmente importante – a entrega. E podemos alcançar um ótimo resultado através do foco na programação, estratégia e planejamento.
Usar ferramentas, como um software de call center, pode ajudar as equipes a implementar a comunicação síncrona quando necessário, visto que, evidentemente, ainda precisamos nos comunicar de forma rápida e imediata. Entretanto, mais foco na comunicação assíncrona nos permite continuar fazendo isso, enquanto somos mais produtivos.
3 dicas para ajudar a melhorar sua comunicação assíncrona
1. Seja direto na sua comunicação
Em um escritório compartilhado, as pessoas frequentemente passam umas pelas outras para dizer “olá” e conversar sobre qualquer coisa que vier à mente, desde o clima até as incríveis ferramentas de análise e-commerce que estão usando. Elas não vão direto ao ponto. Esse tipo de “conversa fiada” pode até ajudar a construir relacionamentos, mas o foco da comunicação assíncrona é ser eficiente e direta ao ponto.
Certifique-se de reunir todas as informações necessárias e transmiti-las simultaneamente para o destinatário, em vez de enviar muitas mensagens desconexas. Isso torna o contato mais fácil de responder e você receberá um retorno mais coerente. Também é possível que seu colega esteja trabalhando em um fuso horário diferente, então eles vão agradecer pela sua atenção.
2. Priorize apenas o que é urgente
Uma parte essencial da comunicação assíncrona é fazer a distinção entre o que é urgente e o que pode esperar para ser atendido. Dentro do escritório ou no trabalho remoto, há sempre uma necessidade de comunicação urgente – é nesse cenário que ferramentas como um sistema de telefonia ACD (bem como as ferramentas de comunicação descritas na próxima seção) entram em jogo.
Contudo, a maioria das coisas não é urgente, portanto, não as trate como tal. Isso só vai desperdiçar o tempo dos colegas e criar tensão dentro da equipe. Se puder esperar, espere e reúna comunicações não urgentes. Em seguida, responda via e-mail, pois este é um método de comunicação de menor prioridade em comparação a outras ferramentas de comunicação empresarial.
3. Leve a escrita a sério
Já se foram os dias em que se faziam tantas reuniões, que a escrita não era considerada importante. Transmitir suas verdadeiras intenções ocorre naturalmente quando estamos em uma reunião presencial, mas é fácil ser mal interpretado em um e-mail ou mensagem instantânea.
Isso significa que você deve dedicar tempo para analisar o que você escreve. Antes de agir espontaneamente, pense em tom e jeito de falar. Isso pode construir ou destruir relacionamentos.
A forma que você escreve diz algo sobre você também. Uma mensagem apressada com ortografia e gramática pobres não transmite uma imagem boa. Porém, ao dedicar tempo para escrever de maneira elaborada, seus colegas terão uma percepção mais positiva sobre você. Lembre-se, uma vez que você escreve, não pode voltar atrás.
Ferramentas para melhor comunicação assíncrona
Ferramentas de vídeo
Quando você precisa fornecer muitas informações ou dados complexos para membros da sua equipe, pode ser mais conveniente e prático gravar um vídeo, em vez de gastar tempo em um documento escrito, o qual você provavelmente ainda será solicitado a explicar.
Por que não usar uma plataforma de vídeo para ajudá-lo a criar, organizar e compartilhar instruções, atualizações semanais da equipe ou updates de informações em um só lugar que todos tenham acesso? Este método de comunicação é mais preciso e economiza seu tempo. Há uma série de opções disponíveis na web.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Existem inúmeras ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis a preços diversos. As vantagens de cada um variam e você deve escolher o melhor baseado nas necessidades de sua empresa e equipe. No entanto, todos eles cumprem as mesmas funções principais: permitem que você crie tarefas, atribua-lhes aos membros da equipe, estabeleça prazos e monitore o progresso.
Eles também funcionam como um canal onde você pode se comunicar de forma assíncrona e colaborar de forma mais eficaz. Você pode usar qualquer uma das ferramentas para dar feedback ou postar comentários para fácil acesso e referência futura. Mais uma vez, todas as informações estarão em um local central, e toda a equipe tem acesso fácil à elas para ajudar a gerenciar o ciclo de vida do projeto.
Ferramentas de comunicação
Semelhante às ferramentas de gerenciamento de projetos, há uma infinidade de ferramentas de comunicação interna no local de trabalho. Algumas podem ser usadas gratuitamente, enquanto outras exigem assinaturas mensais, especialmente para acessar recursos avançados. Todas podem ser usadas para comunicação assíncrona.
Um recurso útil que muitas das ferramentas têm é a possibilidade de criar canais. Uma das principais críticas ao e-mail é a natureza desorganizada da ferramenta, mas os canais oferecem aos usuários a chance de organizar mensagens com base no projeto ou no cliente. Dessa forma, tudo pode ser mantido em um só local para uma fácil referência. Você também pode convidar apenas as pessoas necessárias para esses canais.
Além disso, muitas das ferramentas oferecem ótimas configurações, como a GSuite Automation. Isso permite a personalização das suas ferramentas favoritas e a redução do trabalho manual de comunicação assíncrona em uma larga escala.
Wiki da empresa
Uma “Wiki” interna da empresa é um ambiente digital onde você pode trocar, documentar e localizar informações vitais. Em vez de desordenar seus calendários, caixas de entrada e canais com reuniões em tempo real, você pode usar uma “Wiki” interna para criar um repositório de informações e conhecimentos que suas equipes podem acessar imediatamente sempre que houver uma atualização ou quando precisarem fazer uma consulta.
Como criar um local de trabalho assíncrono
Implementar corretamente a comunicação assíncrona no local de trabalho envolve mais do que comprar o software mais recente para planejar e criar projetos de sucesso. Afinal, as ferramentas de comunicação podem ser usadas de forma assíncrona e síncrona. Infelizmente, muitas empresas estão cometendo o erro de acreditar que estão promovendo uma cultura assíncrona apenas por possuírem ferramentas relacionadas.
Para desfrutar de fato dos benefícios da comunicação assíncrona, é necessário haver uma transformação cultural em toda a organização começando de cima para baixo. Aqui estão algumas ideias finais para promover a produtividade no local de trabalho criando um ambiente assíncrono.
Ser amigável ao remoto
Se sua equipe quiser trabalhar em algum lugar em particular ou em uma combinação de lugares, então você deve dar a eles esta opção. Hoje, há apenas uma pequena porcentagem de pessoas que precisam estar fisicamente no trabalho. Empresas que abraçam o trabalho remoto são mais propensas a abraçar a comunicação assíncrona, visto que ambos quebram o paradigma do “escritório tradicional”. Além disso, diversos estudos têm demonstrado que o trabalho remoto aumenta a produtividade.
Realize reuniões silenciosas
Prepare e distribua uma agenda com um plano específico antes de sua reunião. Solicite que sua equipe anote suas opiniões, perguntas e comentários antes da reunião. Em seguida, no início da sua reunião, programe tempo para uma apresentação sem interferências. Os participantes leem as considerações de seus colegas e anotam seus pensamentos e ideias em cadernos de notas.
De fato, as reuniões são um exemplo de comunicação síncrona mas, ao romper a estrutura de “escritório tradicional”, as reuniões silenciosas servem para promover novas ideias, como a comunicação assíncrona.
Evite a mentalidade imediatista
Evite enviar mensagens que contenham: “Você pode me dar um retorno assim que possível?” ou “Eu adoraria uma resposta sua dentro da próxima hora”. A comunicação assíncrona só funciona quando todos sabem que há um intervalo de tempo entre quando a comunicação é enviada e quando é respondida. Estabeleça um conjunto claro de regras: talvez as mensagens do canal de comunicação sejam respondidas em um dia e mensagens de e-mail dentro de dois dias úteis.
Quais são os benefícios da comunicação assíncrona?
Embora saibamos que a comunicação presencial não morreu, acreditamos que tirar proveito dos potenciais benefícios de uma estratégia de comunicação assíncrona tem vantagens para um negócio, seus funcionários e clientes.
Essa estratégia também pode beneficiar empresas de todos os tamanhos, desde um pequeno negócio de testes de produção com apenas alguns funcionários, até uma gigante empresa de software. Ao tirar distrações constantes, os funcionários podem adentrar em um estado de trabalho concentrado, o que leva a maior produtividade e melhores resultados.
Eles podem passar mais tempo pensando, criando e analisando suas demandas, e menos tempo em reuniões síncronas, que são amplamente reconhecidas como muitas vezes sendo improdutivas.
A experiência dos funcionários é melhorada e as equipes podem trabalhar juntas em diferentes zonas e culturas – com todos os benefícios que isso implica. Outras vantagens incluem promover um local de trabalho mais inclusivo e apoiador que promove a diversidade, permitindo que os introvertidos e extrovertidos contribuam igualmente, além de possibilitar que funcionários adaptem seu trabalho às suas próprias preferências pessoais, em vez de serem algemados a um horário fixo que não faz mais sentido nos tempos atuais.
