A gestão de um projeto online pode parecer uma tarefa difícil, especialmente ao trabalhar remotamente. Os funcionários estão localizados em todo o mundo, o que permite uma desconexão automática. A camaradagem “estamos todos no mesmo barco”, que define a cultura do escritório e ajuda a fortalecer o trabalho em equipe, está praticamente ausente. Especialmente agora que sofremos de fadiga do zoom e falta de equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Mas não tenha medo, o gerenciamento de um projeto online de sucesso pode ser feito com as ferramentas certas e o uso eficaz da comunicação.
Invista em um software multifuncional
Comece por criar a base para o projeto. Descreva o orçamento, tarefas, cronograma, departamentos e recursos necessários. Lembre-se de que os responsáveis estão habituados a criar uma visão geral online, mas dependem muito de reuniões pessoais para reunir detalhes específicos dos membros da equipe. Isso geralmente acontece quando uma empresa não usa uma plataforma centralizada. Sem ela, é virtualmente impossível que todos estejam na mesma página. Os membros da equipe organizam seus serviços conforme entendem; as informações não são armazenadas em um local uniforme, podem demorar horas para serem encontradas e às vezes nem estão acessíveis a todos que delas necessitam. Quando está noutra reunião a resmungar: “Poderia ter sido por e-mail”, e acaba recebendo quinhentos e-mails, é por isso.
A ter um novo colapso? Não se preocupe, todos nós já passamos por isso. E, felizmente para nós, existe uma solução simples. Invista em um software completo como o Nutcache, que gerencia um projeto do início ao fim. Como administrador, pode usá-lo para criar o modelo de projeto, orçamentos, atribuir tarefas, visualizar um gráfico de Gantt, definir alertas, acompanhar o progresso da equipe, acompanhar despesas e faturar aos clientes. O seu pessoal vai adorar. Porquê?
Porque é como um serviço de kit de refeição. O kit inclui todos os ingredientes e uma receita fácil de seguir. O tempo de preparação, as suposições e a margem de erro são eliminados. A economia de tempo é obviamente considerável. Quando o jantar acaba, sente-se um vencedor: sabia sabia quais eram as tarefas que lhe foram atribuídas, quanto tempo necessitava para as concluir e tinha todas as ferramentas que precisava para concluí-las. As imagens fornecidas, como um gráfico de Gantt, permitiram visualizar o trajeto e o objetivo.
Um projeto online não é diferente. Os membros da equipe precisam que as informações relevantes sejam compartilhadas de forma centralizada, visualmente agradáveis e transparentes. Necessitam das ferramentas que lhes foram atribuídas para fazer o trabalho. Caso contrário, passarão mais tempo a criar documentos e sistemas de rastreamento manual do que rastreando problemas e concluindo tarefas. Em última análise, conduz a um fluxo de trabalho menos eficiente, prazos perdidos e uma maior sensação de frustração.
A comunicação é fundamental
Embora um bom software de gerenciamento de projetos seja um fator importante de sucesso, a comunicação também desempenha um papel importante. Com opções como videoconferência, chat e e-mail, é do nosso interesse usá-las com eficácia. Eficiente sendo a palavra-chave. Isso não significa compartilhar menos dados, mas ser inteligente sobre a forma como o fazemos.
Por exemplo, é uma ótima ideia definir prioridades e metas diárias durante uma videoconferência matinal. Isso garantirá que todos estejam na mesma página e definirá o tom do dia. Se encarar o dia de maneira positiva, sua equipe também o fará.
É importante observar que, embora possamos executar um projeto sem nos vermos, não o devemos fazer. É ao estabelecer contato visual e a falar de forma amigável e descontraída que ocorre a formação da equipe. Uma consequência de ter uma equipe com relacionamentos sólidos é que terá uma equipe que não tem medo de entrar em contato quando for necessário. E à medida que o projeto cresce, isso acontecerá com frequência.
Os e-mails são, obviamente, um mal necessário. Tenha cuidado para não sobrecarregar seus colegas com demasiados, como uma forma de se proteger, porque é aí que os e-mails perdem o seu poder. As pessoas começam a ignorá-los quando há simplesmente demasiados para acompanhar. Na melhor das hipóteses, os e-mails devem ser concisos, destacar informações importantes e não ser enviados para toda a equipe, a menos que seja absolutamente necessário. Seja claro sobre suas intenções e elementos de ação, as mensagens de chat online são uma boa alternativa se necessitar entrar em contato com alguém individualmente, seja para uma emergência ou uma pergunta rápida.
Em geral
Lembre-se de que um projeto bem-sucedido é tão bem-sucedido quanto a equipe que trabalha nele. Se estiver gerenciando um projeto, diga à sua equipe que se preocupa com o bem-estar deles. O colaborador que se sente valorizado é aquele que se dedica ao projeto.
O Nutcache pode ajudar sua equipe a sentir que dispõe das ferramentas necessárias para executar o seu trabalho da melhor forma possível. Centralizará os dados e aliviará o estresse de gerenciar o seu projeto e o deles.
