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Com tantas tarefas em simultâneo durante o ciclo de vida de um projeto, pode ser bastante difícil identificar os fatores críticos de sucesso no gerenciamento de projetos. Embora seja um dado que certas tarefas certamente alavancariam outras para se concretizarem, enquanto outras tarefas também são necessárias para a execução geral do projeto, pode ser bastante irresistível fazer com que os membros da equipe se concentrem nas áreas de resultados chave (KRAs) em um projeto. Essas KRAs também podem ser referidas como fatores de sucesso críticos para o gerenciamento de projetos.

Para elucidar mais um pouco o assunto, iremos examinar cuidadosamente dois conceitos, critérios de sucesso e, em seguida, fatores críticos de sucesso.

Critérios de Sucesso de Gerenciamento de Projeto e Fatores Críticos de Sucesso

Os fatores de sucesso são componentes do projeto que devem ser implementados para garantir a conclusão do projeto. Em termos simples, criam um ambiente favorável para que o projeto exista em primeiro lugar. Neste caso, estamos analisando as métricas para medir o sucesso do projeto no final de seu ciclo de vida.

John F. Rockart, em 1979, define fatores de sucesso críticos como: “áreas-chave em que resultados satisfatórios asseguram o desempenho competitivo bem-sucedido para a organização”. Também definiu CSFs como “… áreas-chave onde as coisas devem estar bem para o negócio florescer “.

Depois de os termos dividido, continuemos para…

Principais Razões pelas Quais os Projetos Falham

Para identificar corretamente os fatores de sucesso do gerenciamento de projetos, começaremos por identificar os 5 principais motivos pelos quais os projetos falham.

  1. Os projetos falham quando não há suporte ou compromisso de gerenciamento de alto nível que supostamente forneça funções de supervisão para a equipe do projeto.
  2. Os projetos também falham quando a identificação de risco e gerenciamento de risco são ignorados. Em uma publicação anterior sobre a avaliação de riscos de gerenciamento de projetos, a necessidade de avaliação de risco adequada foi identificada como pré-requisito para reduzir as possibilidades de ocorrência de um evento negativo e ajudar a minimizar a escala em que ocorre. As incertezas marcam todas as fases de gerenciamento de projetos e um bom plano de gerenciamento de risco pode ajudar a amortecer os efeitos de um efeito negativo.
  3. A ausência de uma declaração de trabalho e um âmbito de projeto mal definido. O âmbito é uma descrição técnica do trabalho a ser realizado, abrangendo questões importantes, tais como desenvolvimento, garantia de qualidade e manutenção. A falta de criação de um âmbito de projeto corretamente definido pode levar a inconsistências nas entregas do projeto.
  4. Uma ausência de compromisso e propriedade dos membros da equipe do projeto; uma necessidade de ambiente colaborativo no gerenciamento de projetos. A gestão de projetos colaborativos enfatiza o planejamento sistemático, coordenação e monitoramento de projetos complexos com o objetivo de incentivar sinergias e colaboração entre os membros da equipe. Onde não há propriedade de tarefas, pode-se dizer que o gerente de projeto está a praticar um estilo “diretivo” de gerenciamento de projetos em vez de ser facilitador.
  5. Horários impraticáveis e orçamentos não viáveis – por vezes, os gerentes de projeto são obrigados a trabalhar com orçamentos e cronogramas irrealistas, talvez, como resultado de não examinar relatórios financeiros de projetos similares concluídos no passado.

Principais Fatores de Sucesso de Gerenciamento de Projetos

No seguimento da definição de CSFs, Rockhart também propôs que as áreas de atividade identificadas que fossem cruciais para o sucesso do projeto, receberiam “atenção constante e cuidadosa da gestão”. Geralmente, é melhor se uma equipe de projeto identificar não mais do que cinco (5) áreas-chave para garantir que tenham a máxima atenção possível. Esses fatores críticos geralmente variam de projeto para projeto. Por exemplo, um fator crítico para um desenvolvimento de software de computador pode ser pessoal qualificado, enquanto um fator crítico para um projeto que possui uma grande quantidade de membros da equipe dispersos geograficamente pode ser a comunicação e o uso de ferramentas colaborativas.

Os 8 Fatores Críticos de Sucesso no Gerenciamento de Projetos

    1. Um gerente de projeto deve esforçar-se para obter o compromisso dos membros da equipe, dos clientes, da gestão de topo e de todas as partes interessadas. O patrocínio executivo para um projeto é fundamental porque a gestão de topo é quem decide a estratégia organizacional e do projeto, além de desempenhar funções de definição de metas dentro da organização.
    2. Um gerente de projeto deve garantir que os objetivos do projeto e as entregas sejam específicas, mensuráveis, atingíveis, Relevantes e temporalmente condicionadas (SMART).
    3. Deve haver um processo acordado para a rápida identificação e resolução de conflitos.
    4. Deve ser estabelecida uma boa liderança do projeto.
    5. Devem ser aplicadas as melhores práticas em todas as fases do projeto.
    6. Devem ser estabelecidas políticas adequadas de gestão de risco desde o início.
    7. Planejamento adequado do projeto – Sem um plano, planejamos falhar. O planejamento é o que nos mantém organizados, um bom plano do projeto é o primeiro passo para a execução bem-sucedida de um projeto. Pode descobrir mais sobre planejamento de projetos aqui.
    8. Comunicação – Desempenha um papel importante em todos os projetos. Um gerente de projeto efizaz deve ser um comunicador eficaz. A comunicação é a única forma pela qual as tarefas são atribuídas e monitoradas, os problemas do projeto são escalados e o meio através do qual metas, desempenho e feedback são transmitidos.

    2. Quais são os Passos para Identificar Fatores Críticos de Sucesso?

        1. Juntos para acordar os objetivos do projeto – deve haver consenso entre as partes interessadas, os clientes e a equipe do projeto.
        2. O próximo passo é realizar uma análise cruzada dos objetivos individuais do seu projeto; o objetivo é permitir que identifique quais metas são realmente cruciais para o projeto e quais os que desempenham um papel de “suporte”.
        3. Cortar o supérfluo da lista de objetivos nomeados para os 5 objetivos críticos.
        4. Decidir como as métricas medem o progresso dos objetivos críticos e como serão monitorados.
        5. Certificar-se de o comunicar a todos os membros e partes interessadas do projeto para garantir que todos estejam sincronizados e saibam quais tarefas têm prioridade em detrimento das outras.
        6. Finalmente, os fatores críticos de sucesso para cada um registrados e documentados para que possam ser referidos em projetos similares posteriores. Isso ajudará um gerente de projeto sucessor a identificar facilmente o CFS nos projetos atuais do projeto.

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