Como priorizar? Se vários elementos de um projeto podem ser ajustados durante a sua execução, como os recursos que lhe são atribuídos a ou o seu orçamento, há um sobre o qual não podemos agir: o tempo.
É por isso que a priorização de tarefas é essencial para o sucesso de um projeto. Infelizmente, é muito comum dedicar tempo e dinheiro a concluir tarefas que acabarão por ser menos importantes, deixando de fora as ações essenciais. A priorização criteriosa do trabalho é, portanto, condição sine qua non para o sucesso de um projeto.
Como priorizar as ações corretamente? Damos-lhe aqui algumas respostas com dois métodos para ajudá-lo a gerenciar a priorização de tarefas.
Em que consiste a priorização?
Trata-se de decidir qual tarefa é mais importante no momento “t” para executá-la primeiro. O objetivo é assegurar-se que está trabalhando no que é realmente importante e que o tempo (e possivelmente dinheiro) não é desperdiçado ou perdido em tarefas menores, cuja conclusão pode ser facilmente adiada.
Vejamos o exemplo de um projeto para desenvolver um aplicativo web de gerenciamento de contas para um banco. Se todos concordam que o sistema de identificação de usuários é muito importante para o produto final, estabelecer o ambiente de desenvolvimento para a equipe do projeto deve ser uma prioridade, pois condiciona o resto do trabalho.
Portanto, será necessário caracterizar com precisão a importância e urgência de cada tarefa. Lembre-se de que uma tarefa muito importante não será necessariamente urgente, e uma tarefa urgente pode ser menos importante, mas representar um pré-requisito para outras ações.
Se voltarmos ao nosso exemplo, migrar o banco de dados para uma nova versão é de grande importância, pois acabará melhorando o desempenho do aplicativo. No entanto, não é uma tarefa urgente, pois o seu incumprimento não impede a continuação dos desenvolvimentos e as suas vantagens só serão sentidas posteriormente. Por outro lado, uma tarefa menos importante pode consistir em fornecer um conjunto de dados suficiente para a realização dos testes, mas será, no entanto, urgente, pois condiciona desenvolvimentos futuros que necessitarão da validação desses dados.
Defina objetivos claros
É imprescindível ter um objetivo geral e definir claramente o objetivo de cada uma das tarefas referenciadas. Só então será possível determinar com precisão como priorizar as tarefas de acordo com a sua importância e urgência.
Portanto, cada tarefa deve receber uma descrição precisa, um grau de complexidade e uma lista de pré-requisitos e dependências. Ao assumir uma tarefa individualmente, deve ser possível saber exatamente em que consiste, o que irá contribuir para o projeto, se depende da realização de outras tarefas para poder ser finalizada e se outras tarefas necessitam dela para iniciar
O papel da priorização de ações é determinar um caminho crítico que permita atingir o objetivo geral (a realização do projeto, uma maquete ou uma demonstração por exemplo) ao mesmo tempo em que minimiza o esforço de produção, tanto em termos de despesas, quanto de tempo e recursos.
Avalie os recursos necessários
É necessário um perfeito conhecimento dos recursos alocados ao projeto, tanto em termos de:
- dinheiro,
- tempo
- como de recursos humanos.
A conclusão de cada tarefa deve ser avaliada para saber que recursos serão necessários.
Portanto, a priorização de tarefas deve ter em conta essas limitações de implementação. Os recursos necessários irão evoluir ao longo do projeto em função da complexidade das tarefas a realizar e da sua possível paralelização.
Deve ser muito prudente ao priorizar ações. Se a qualquer momento for necessário contribuir com mais dinheiro ou recursos humanos adicionais para completar as tarefas em progresso, isso é possível (sem ter em conta possíveis sobrecustos do orçamento). Por outro lado, o tempo não é prorrogável, e se uma execução se atrasar e outras tarefas dependerem dela, todo o cronograma do projeto pode ser atrasado, com as consequências que podem advir, como penalidades por atraso no pagamento, por exemplo.´
1- Como priorizar as tarefas categorizando-as?
As tarefas podem ser categorizadas definindo vários critérios e atribuindo pontuações de 1 a 5, por exemplo. Será então possível, somando as pontuações atribuídas aos diferentes critérios, obter uma pontuação geral para cada tarefa, e assim classificá-las por ordem de prioridade.
Vamos definir neste artigo seis critérios clássicos que permitem definir a priorização das ações.
Criticidade
A tarefa é crítica para a conclusão do projeto? E se não puder ser feita? O produto final ainda estará operacional ou ficará simplesmente inutilizável? A tarefa com menor impacto no produto final receberá uma classificação baixa, ao passo que a classificação mais alta será dada se o produto não puder funcionar se esta tarefa não for concluída completamente.
Se retomarmos ao nosso aplicativo bancário, poderemos dar uma pontuação de 1 a uma tarefa que consista em alinhar perfeitamente o design com o modelo fornecido (o aplicativo funcionará corretamente mesmo que a exibição não esteja otimizada, o problema pode ser configurado mais tarde). Pelo contrário, a tarefa de registrar uma transação bancária de forma segura receberá uma classificação de 5, pois este é o coração do aplicativo.
Realização imediata
A tarefa pode ser realizada imediatamente ou requer pré-requisitos? As denominadas tarefas unitárias, que possuem poucas dependências, terão uma pontuação mais alta. Se uma tarefa exigir a conclusão de várias ações antes do início da sua conclusão, não terá prioridade e, portanto, receberá uma nota inferior.
A integração da interface do usuário a partir de uma maquete pode ser feita rapidamente e pode receber uma classificação alta. Por outro lado, conectar o aplicativo a um sistema de computador externo provavelmente exigirá outras tarefas, talvez a coordenação com a equipe responsável pelo SI externo, e terá uma pontuação bastante baixa.
Retorno esperado
A conclusão desta tarefa permitirá que o projeto realmente avance? Se este for um pré-requisito para várias outras tarefas, é claro que terá uma classificação mais alta do que se tratasse de uma funcionalidade isolada.
A função de exibição da ajuda ao usuário, embora importante, não contribuirá muito para o projeto e pode ter uma pontuação de 1. Por outro lado, o módulo de acesso ao banco de dados, que será reutilizado por todos os desenvolvedores, terá uma pontuação de 5, porque o seu impacto é particularmente importante no progresso do projeto.
Risco
O risco representa a possibilidade de uma determinada tarefa ter impactos negativos no projeto se for mal definida ou calibrada. Se necessitar de muito tempo, dinheiro e recursos humanos para ser concluída, a pontuação será maior do que se não tivesse custos.
A obtenção de uma tela de visualização da conta terá uma pontuação baixa, pois normalmente requer poucos recursos. Além disso, mesmo que contenha erros, devem ser bastante fáceis de corrigir. Pelo contrário, o desenvolvimento de trocas seguras entre vários sistemas exigirá mais pessoas e terá muito mais impacto no projeto. Esta tarefa terá, portanto, uma pontuação mais alta.
Impacto
O impacto permite determinar que efeito(s) a conclusão (ou não conclusão) de uma tarefa terá no cumprimento do objetivo principal.
No nosso exemplo, escrever a documentação do usuário, embora importante e obrigatório, não terá absolutamente qualquer impacto no desempenho do aplicativo e terá uma pontuação baixa. Isso pode ser feito após a finalização do aplicativo, ou em paralelo, por pessoas externas à equipe de desenvolvimento.
Por outro lado, um estudo de viabilidade sobre a implementação de um protocolo de comunicação seguro ou o resultado de um POC (Proof Of Concept ou Prova de Conceito em português) que permita decidir se uma tecnologia é utilizável ou não para o projeto terá uma pontuação alta, uma vez que esses elementos têm um impacto significativo, pois podem decidir a continuidade do projeto. Se se verificar que o protocolo escolhido não pode ser implementado ou que a tecnologia inicialmente selecionada não é a adequada, as consequências podem ser decisivas para o resto do projeto.
Conhecimento
O último critério da nossa lista é o conhecimento da tarefa. Se o objetivo da tarefa for perfeitamente claro e compreensível, a pontuação será maior do que se ainda não estiver claro e necessitar de esclarecimento.
Se uma tarefa consiste, por exemplo, em verificar o formato dos dados inseridos pelo usuário antes de salvá-los, que cada elemento está referenciado, documentado e que as restrições associadas são descritas, obterá uma pontuação maior do que se a sua descrição fosse limitada a “Verificar se as informações obrigatórias foram inseridas e se os formatos foram respeitados.”
Quando todas as tarefas referenciadas receberam uma pontuação para cada um dos critérios, basta somar para cada tarefa para obter uma pontuação geral. A priorização de tarefas pode então ser feita com base nesses resultados. As tarefas com uma pontuação alta devem ser realizadas com prioridade em detrimento das de menor pontuação.
Um método adaptável
Este método de categorizar as tarefas do projeto com base em critérios de pontuação é particularmente simples e geralmente dá bons resultados. Permite identificar um determinado número de indicadores para determinar como priorizar ações e também tem a vantagem de ser adaptável. Dependendo do projeto e das suas limitações, é possível modificar os critérios de classificação ou ponderar as pontuações para acentuar a influência de determinados critérios na pontuação final..
2- Priorizar as ações com o método MoSCoW
O método MoSCoW de priorização de tarefas é usado principalmente em projetos gerenciados com um método ágil. O principal critério para classificar uma tarefa é o seu impacto na conclusão do projeto.
Ao contrário de um método clássico de priorizar tarefas, o método MoSCoW não se aplica a todo o projeto, mas a cada iteração. A priorização das ações é, portanto, redefinida a cada nova iteração.
A priorização das tarefas é definida na sigla do método (apenas as maiúsculas têm significado, tendo-se adicionado o “o” apenas para tornar a sigla pronunciável):
- M (Must have) Tenho que fazer: esta tarefa é essencial. Se não for efetuada, o projeto fracassa completamente. Isso poderia ser, por exemplo, garantir a troca de informações para o nosso aplicativo bancário.
- S (Should have) Devo fazer: Esta tarefa é importante e deve ser realizada tanto quanto possível. Trata-se de uma funcionalidade importante, mas não é vital para o aplicativo final.
- C (Could have) Poderia fazer: esta tarefa não tem impacto real nos outros trabalhos, e a sua conclusão só deve ser iniciada se houver tempo suficiente e todas as tarefas classificadas nas categorias anteriores forem concluídas.
- W (Won’t have but would like) Não será feito (por enquanto): esta tarefa pode ser adiada para mais tarde. Trata-se de uma funcionalidade opcional, cuja ausência não afetará o aplicativo final. Mover ações nesta categoria pode ser uma forma de reequilibrar um orçamento que foi atingido por tarefas mais exigentes do que o esperado.
Concluindo sobre Como priorizar
A priorização de tarefas é o que permitirá a um projeto determinar a melhor forma de avançar para otimizar a sua duração, o seu orçamento e os recursos humanos envolvidos. É imprescindível marcar a diferença entre o que é importante e o que é urgente, para que possa se concentrar nas tarefas realmente importantes e ter um forte impacto no progresso do projeto. Isso é o que fará a diferença e decidirá se um projeto falhará ou terá sucesso.
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