O software de gerenciamento de projetos, às vezes chamado de software de produtividade, é uma das melhores ferramentas que uma empresa pode usar para economizar tempo, trabalhar com mais eficiência e manter todos os funcionários na mesma página. Com a capacidade de gerenciar tarefas, compartilhar arquivos e trocar informações importantes com os membros da equipe, você pode ficar tranquilo sabendo que o trabalho está caminhando conforme o planejado e todos estão atualizados e cumprindo seus prazos. Após a pandemia, muitas empresas adotaram o modelo de trabalho remoto ou híbrido, e é por isso que usar softwares de gestão de projetos é mais importante agora do que nunca. Como empresa, é crucial garantir que o pipeline de trabalho esteja livre de possíveis gargalos que possam prejudicar o desempenho e a produção. Quando implementado em sua empresa, o software de produtividade vai ajudar suas equipes a executarem tarefas da maneira mais eficaz possível, seja em casa ou no escritório. Aqui você vai conhecer apenas algumas maneiras de se capacitar e capacitar a sua equipe para que todos se mantenham organizados e produtivos. Vem conferir!
Comunicação
A comunicação é o principal pilar da colaboração eficaz, e a importância de ter os canais de comunicação abertos não pode ser negligenciada. Seja você uma startup, uma agência criativa ou uma grande corporação, manter os funcionários informados e conectá-los com a gerência, colegas de trabalho e parceiros externos é valioso em empresas de qualquer tamanho, em qualquer setor.
Reuniões de alinhamento, visitas para conhecer estruturas e videochamadas entre equipes são alguns dos facilitadores da comunicação dentro de uma organização, e podem ser combinados com as poderosas ferramentas da Nutcache.
Com nosso software de produtividade, você pode criar e gerenciar diferentes equipes em uma única plataforma, visualizar o trabalho que está sendo feito com gráficos de Gantt, trocar informações importantes usando a seção de comentários dentro de cada tarefa do seu projeto e, com isso, garantir que todos os seus funcionários estejam alinhados com o máximo de informações possível.
Cultura do local de trabalho
À medida que os trabalhos remotos ou híbridos continuam se tornando mais comuns, ter uma cultura sólida no local de trabalho é ainda mais importante do que antes. No entanto, quando as equipes trabalham em casa ou em dias ou locais alternados e não têm interações diretas com tanta frequência, estabelecer uma cultura da empresa que alcance efetivamente todas as diferentes verticais e locais pode se tornar um grande desafio.
Um ambiente de trabalho agradável é aquele em que as pessoas são encorajadas a discutir suas preocupações, dar sugestões ou compartilhar suas ideias. Felizmente, a Nutcache oferece uma solução para esse problema, removendo obstáculos desnecessários para ajudar as pessoas a se conectarem, colaborarem e realizarem o trabalho facilmente. Com as estratégias e ferramentas corretas, os locais de trabalho podem facilitar a mudança de modelo de trabalho e garantir que as entregas continuem sendo lucrativas e satisfatórias, não importa como e onde os funcionários trabalhem.
1. Uma Cultura de Colaboração
Um escritório físico nos oferece a oportunidade de vivenciar as partes mais pessoais da cultura do local de trabalho, como visitar colegas em suas mesas, sair para almoçar, trocar ideias em uma sala de reuniões e conversas casuais com colegas de outros departamentos. Mas, com a tendência de trabalho remoto ou híbrido em ascensão, muitos funcionários sentem que estão perdendo conexões com colegas de equipe fora de seu departamento imediato. Além disso, muitos ficam mais isolados, trabalhando sozinhos e fisicamente distantes de suas equipes. Felizmente, a Nutcache é uma ferramenta poderosa para ajudar você e outros funcionários a se conectarem mais enquanto usam o software e compartilham rotinas de trabalho e pensamentos. Isso ajuda a melhorar a confiança dentro das equipes, garantindo que todos se sintam à vontade para compartilhar novas sugestões ou expressar ideias potencialmente controversas.
2. Uma Cultura de Responsabilidade
Em uma plataforma de gerenciamento de projetos online como a Nutcache, todos podem ver as funções e deveres uns dos outros. Ao usar formas específicas de visualizar o trabalho que está sendo feito, os funcionários podem acessar o quadro geral do projeto – como tarefas, quem é o responsável por cada uma, prazos e orçamentos, por exemplo -, o que significa que ninguém fica no escuro sobre quem está responsável por entregar o quê e em que data. Uma vez que as engrenagens estão se movendo e o trabalho está sendo executado, as responsabilidades podem ser facilmente revisadas para garantir que as tarefas certas sejam dadas às pessoas apropriadas. Dessa forma, há pouquíssima chance de que alguma coisa dê errado – o progresso, as datas de entrega e os comentários da equipe estão onde todos podem vê-los.
Embora todos devam ter uma compreensão firme de seu papel e responsabilidades, é sempre importante ter uma ideia geral das entregas e conhecer as entregas de outros membros da equipe. Quando todos sabem quem está fazendo o quê, isso minimiza a chance de sobreposição desnecessária entre as tarefas. Além disso, os membros da equipe também podem apoiar uns aos outros oferecendo ajuda, se necessário, na intenção de alcançar o objetivo comum. Os gerentes de projeto podem usar ferramentas como controle de tempo e carga de trabalho para ver quem está tendo um bom desempenho e realizar avaliações virtuais para os funcionários – afinal, times motivados trabalham melhor!
3. Uma Cultura de Transparência
“Transparência” pode ter se tornado uma palavra popular no mercado de trabalho, mas a comunicação transparente cria um ambiente em que as pessoas se sentem responsáveis por seu trabalho e não têm medo de contribuir com novas ideias – e isso se torna muito mais fácil com a Nutcache. Os funcionários podem deixar comentários para que todos vejam, marcar pessoas específicas e trocar informações importantes. E, com amplo armazenamento, você pode guardar anotações e documentos o quanto for necessário e fazer upload de arquivos nos projetos da equipe e compartilhá-los com usuários convidados, como freelancers e clientes. Dessa forma, os clientes também participam da jornada de trabalho e mantém a troca de informações ativa com sua organização. Outras funções úteis para organizar a rotina incluem o agrupamento de tudo que você precisa para realizar uma entrega dentro da própria tarefa – anexos, campos personalizados, datas de início e término, responsáveis e muito mais. Isso ajudará os funcionários a sentirem que fazem parte do quadro geral. Afinal, quanto mais perspectivas em um projeto, maiores são suas chances de atingir todo o seu potencial e entregar um produto de sucesso.
Software de produtividade para trabalho híbrido
Um modelo de trabalho híbrido inclui uma mistura de funcionários remotos, semi-remotos e no escritório. Dependendo da configuração da empresa, os colaboradores híbridos podem comparecer ao escritório em determinados dias ou podem escolher quando o farão. Outros podem estar permanentemente no escritório ou trabalhar remotamente em tempo integral.
Durante a pandemia, as empresas descobriram que a produtividade permanece alta, mesmo que os funcionários não trabalhem no escritório. É fácil ver por que um número crescente de empresas está migrando para modelos de trabalho remotos e híbridos permanentes. No entanto, sem as ferramentas certas, os trabalhadores nesses modelos de trabalho podem se sentir pressionados a terem uma performance exaustiva. A Nutcache permite que trabalhadores híbridos colaborem e compartilhem informações na ponta dos dedos. Onde quer que você esteja, você pode facilmente:
- Criar, atribuir e gerenciar tarefas
- Definir prazos de início e término
- Adicionar anexos
- Trocar informações importantes usando comentários e arquivos
- Automatizar tarefas recorrentes
Se você possui ou trabalha para uma organização que adotou um formato de trabalho remoto ou híbrido, o software de produtividade oferece uma série de ferramentas úteis para ajudar as empresas a se adaptarem melhor a ambos os modelos e garantir que as equipes remotas possam se manter organizadas e produtivas quando não estiverem compartilhando escritório físico. De funcionários freelancers a C-levels, a Nutcache ajuda a impulsionar o trabalho em equipe e permite que os colegas de trabalho permaneçam conectados em tempo real, independentemente de onde estejam no mundo.
Estimativa do projeto
Independentemente do escopo de um projeto, descobrir estimativas de custos, recursos e tempo pode ser difícil. Imprevistos, como membros da equipe adoecendo ou orçamentos reduzidos, tornam a clareza das estimativas do projeto muito mais difícil. Felizmente, por meio da análise dos dados disponíveis e do uso de informações repassadas pelo cliente, você pode prever melhor quanto custará um projeto, quanto tempo levará e quais tarefas serão envolvidas para que ele seja concluído – e tudo isso pode ser feito em tempo real com a Nutcache como seu software de produtividade para evitar surpresas desagradáveis durante o processo e ao final dele.
Com organogramas e ferramentas, como um gráfico de Gantt, gestão da carga de trabalho e acompanhamento preciso do tempo, orçamento em tempo real e um sistema de faturamento integrado, você pode facilmente configurar e estimar um projeto em potencial para ter uma noção do trabalho, do tempo e dos custos que ele irá demandar, além de uma interface intuitiva com cartões de tarefas móveis no estilo kanban que se referem a cada etapa envolvida para ajudá-lo a monitorar o tempo gasto em cada entrega. Você também pode criar cronogramas estimados, atribuir recursos e agendar membros da equipe para trabalhar em tarefas específicas. Ao organizar dessa maneira, você pode acompanhar facilmente se seus projetos estão no caminho certo ou se eles desviaram do plano – e garantir que eles voltem antes que tudo dê errado.
Gestão de tempo
Tire um momento para pensar e responda mentalmente se, para você, é difícil dizer “não” para perguntas como estas: “Você pode enviar esse relatório até o final do dia?”, “Você quer participar da entrevista?” ou “Você participará da reunião de planejamento da festa de fim de ano hoje à tarde?”. Se você costuma dizer sempre “sim” para essas demandas que surgem ao longo da rotina, saiba que tomar a iniciativa é uma maneira fácil de mostrar que nos dedicamos ao trabalho e ajudamos a equipe, mas também é provável que isso faça com que nossas listas de tarefas pareçam incontroláveis e que elas nunca tem fim. Lembre-se: se tudo é prioridade, o que de fato é?
À medida que o local de trabalho continua a evoluir, ficará cada vez mais desafiador gerenciar nosso tempo, e ele é um recurso muito valioso para ser desperdiçado. Com ferramentas de gerenciamento de tempo, podemos aumentar nosso foco e produtividade, marcar o item final em nossas listas de tarefas e ir para casa um pouco mais cedo para relaxar e aproveitar o tempo com amigos e familiares.
É fácil agendar o seu dia com um planner ou agenda, usando papel e caneta, como nos velhos tempos. Mas é muito mais difícil prever as circunstâncias certas para se concentrar em uma planilha complexa ou escrever uma apresentação. Nossa produtividade é baseada no que e quanto fazemos em um determinado período de tempo. O que podemos realizar em um dia determina a rapidez com que nossos projetos podem progredir. Quanto mais distrações e tarefas demoradas, menos progresso fazemos. O software de produtividade pode ajudá-lo a gerenciar seus projetos e seu tempo com uma nova perspectiva.
Gerencie sua atenção
O software de gerenciamento de projetos elimina as suposições da produtividade. Você tem mais atenção e energia pela manhã ou à tarde? Quando você poderia fazer uma pausa para recarregar? Em que momento do dia é melhor fazer algo que exija menos do seu cérebro? Em vez de gerenciar seu tempo, você pode gerenciar sua atenção. Todas as manhãs, gaste alguns minutos para planejar suas tarefas obrigatórias e designar blocos específicos de tempo para ficar sozinho e trabalhar em um projeto, fazer um brainstorming com sua equipe, gerenciar suas notificações por telefone ou até fazer micropausas ao longo do expediente enquanto trabalhar em uma entrega grande. Quando você tem um plano, é mais fácil ignorar as distrações, manter o foco e cumprir o cronograma.
Trabalhe de forma mais inteligente, não mais difícil
Alternar constantemente entre aplicativos diferentes é uma grande perda de tempo. Manter seus calendários, documentos e anotações em um só lugar facilitará a realização do trabalho essencial. Colocando tudo em um só lugar, você garante que sua equipe perca menos tempo tentando lembrar senhas, procurando e-mails e documentos e enviando informações importantes. Você pode compartilhar e colaborar em arquivos diretamente no aplicativo, além de compartilhar insights com seus colegas de equipe.
E essa solução não é eficaz apenas para grandes equipes. Mesmo para pequenas empresas, usar a Nutcache traz enormes benefícios. Da mesma forma, as reuniões agendadas ao longo do dia também prejudicam a produtividade, fazendo com que mudemos constantemente de marcha a cada hora, impedindo-nos de entrar em um bom ritmo de trabalho. Em suma, aqui cabe uma frase que muitos de nós estamos cansados de saber: reuniões que poderiam ter sido um e-mail matam a produtividade. Por um lado, o tempo gasto sentado em reuniões supérfluas significa menos tempo gasto em projetos que realmente precisam de atenção.
Menos pesquisa, mais trabalho
Uma solução de gerenciamento de tarefas que reúne tudo em um só lugar é a melhor maneira de maximizar a eficiência, aumentar a produtividade e melhorar a colaboração, e adivinhe o que faz isso? Sim, a Nutcache! Você pode planejar, organizar, priorizar e acompanhar tarefas no mesmo software de produtividade. Com todas as tarefas visíveis no mesmo sistema, os membros da equipe saberão no que seus colegas estão trabalhando, e a capacidade organizacional significa que é fácil pesquisar informações, controlar o gerenciamento de tempo e identificar problemas em um estágio inicial.
E agora?
Agora que você já conhece as poderosas ferramentas que a Nutcache pode oferecer ao seu negócio, além de técnicas e boas práticas para tornar sua equipe mais integrada e produtiva, é hora de colocar todas elas em prática na sua organização. Consulte já os nossos planos e descubra o que mais se adequa ao seu negócio. Pare de lidar com problemas e comece a sentir o poder de ter a Nutcache como seu software de gerenciamento de projetos. A gente promete: você não vai se arrepender!
