Pergunte a qualquer arquiteto como é administrar um projeto de construção, e eles dirão que não é nada menos do que algo complexo. De pequenas empresas a grandes escritórios arquitetônicos, todo trabalho requer um conjunto ordenado e planejado de materiais e trabalhadores para completar o projeto a tempo e dentro do orçamento. Para tornar as coisas mais complicadas, mau tempo, atrasos de fornecimento e os conflitos de agenda são apenas alguns dos fatores que podem fazer com que os projetos de construção saiam do cronograma. E, com várias pessoas envolvidas, bem como uma ampla lista de papelada para ser concluída, relatórios de campo, estimativas e permissões, as coisas podem rapidamente se tornar exaustivas. A melhor maneira de acompanhar tudo é investindo em um software de gerenciamento que irá lidar com a complexidade de um projeto arquitetônico.
A melhor maneira de acompanhar tudo é investindo em um software de gerenciamento que irá lidar com a complexidade de um projeto arquitetônico. Com as ferramentas certas, o rastreamento do tempo dos funcionários, custos de mão-de-obra, orçamento de construções e priorização de tarefas são facilitadas.
Isso não apenas liberará seu tempo e permitirá que você se concentre em outros aspectos do seu negócio, mas também te fará dar adeus às noites em claro registrando quadro de horários e despesas, enviando faturas, ou identificando quem está fazendo o que e quando.
Gerenciamento de Tarefas
Conforme definido pelo Instituto Americano de Arquitetos (AIA), as cinco fases de arquitetura comumente referidas em todo o setor são: design esquemático, desenvolvimento de design, documentação de contrato, licitação e administração de contratos. Essas fases contêm uma infinidade de diferentes tarefas que precisam ser estruturadas em ordem cronológica, designadas aos respectivos trabalhadores e realizadas uma após a outra.
Para tornar o planejamento do projeto algo mais gerenciável, as tarefas da construção precisam ser divididas em subtarefas menores. Uma maneira de fazer isso é com um gráfico de Gantt. Um gráfico Gantt é um tipo de gráfico em barras que exibe tarefas e marcos agendados por um determinado período. É uma prática comum entre muitas empresas porque é visualmente acessível, fácil de usar e satisfaz os requisitos para a maioria dos projetos arquitetônicos.
Embora possa parecer uma boa ideia progredir fazendo certas tarefas antes de outras, isso apenas aumenta o risco de erros. Você não pode colocar um telhado em uma casa se não tiver paredes! É por isso que um recurso que promove dependência de tarefas é tão útil quando se trata do seu planejamento. Por exemplo, o primeiro segmento de um projeto pode ser construção do local – este segmento é então dividido em sub tarefas menores, como desenvolvimento de local, escavações e fundações. Em seguida, o segundo segmento pode ser enquadramento estrutural e consiste em trabalhos como colunas, vigas e lajes de telhado.
Gerenciamento de tempo
A melhor maneira de entender como o tempo é gasto é com um temporizador embutido para registrar o tempo em que o trabalho está em andamento. O rastreamento de tempo é uma fonte confiável de transparência entre um arquiteto e um cliente. Com o rastreamento de tempo, você pode facilmente rastrear horas e criar um relatório para apresentá-lo a qualquer momento em que for solicitado. Esses números podem ajudar a estabelecer a confiança, pois permite que o cliente veja como ele está pagando, além de como o trabalho está progredindo ou se há algum obstáculo que possa atrasar o projeto. Além disso, você pode adicionar custos associados ao total de horas trabalhadas, adicionar tempo em nome dos funcionários, acompanhar as horas faturáveis e não-faturáveis, e ver quanta receita cada pessoa traz vs. quanto custa seu tempo e outros detalhes.
Colaboração em equipe
O setor de arquitetura requer precisão, total conformidade legal e adesão rigorosa a prazos. Para cumprir esses requisitos, todos os envolvidos precisam estar alinhados com a mesma visão e meta. Mas como? Como mencionado, muitos colaboradores estão envolvidos em um projeto de construção. Com mais pessoas atuando, ocorre um maior risco de mal-entendidos e problemas de comunicação, o que pode resultar em erros caros e atrasos frustrantes.
Não é preciso dizer que visitas regulares ao local da obra, bem como relatórios de campo precisos, que claramente definem quem deve fazer o quê e sob qual prazo, são necessários para um projeto de sucesso. Eles reduzem a chance de erros e atrasos, o que, em contrapartida, intensifica o aumento da rentabilidade do projeto.
Um software de gerenciamento de projetos pode fortalecer a colaboração de uma equipe já definida por um relatório de campo. Com o uso de um sistema, você pode visualizar todas as tarefas, ações e prazos, e compartilhar facilmente essas informações com todos os envolvidos no projeto. Os usuários também podem comentar as tarefas, receber notificações quando elas são modificadas e compartilhar documentos.
Com apenas um olhar, a equipe consegue saber:
- Se o trabalho está sendo realizado corretamente e de acordo com o plano;
- Quais ajustes ou melhorias precisam ser feitas;
- Quais acordos foram feitos;
- Se trabalho adicional é necessário.
Faturamento e cobrança
Como você já deve saber, as empresas de arquitetura trabalham com uma variedade de fornecedores de vários níveis e em diferentes estágios do projeto de construção. Quando se trata de faturamento, o processo pode rapidamente tornar-se complicado e desorganizado. Felizmente, um software de gerenciamento de projetos all-in-one facilita que os funcionários mantenham um registro detalhado do que estão trabalhando, atribuam graus diferentes por projeto, criem metas para as entregas e avaliem com precisão o progresso de construção.
Ao contrário das inconvenientes planilhas de horário em papel, esses dados são usados para simplificar a criação de faturas e automatizar o rastreamento delas. O usuário pode cobrar por fases específicas do projeto, serviços adicionais, despesas reembolsáveis e muito mais. As características de faturamento e cobrança atualmente permitem o seguinte:
- Faturar com base em uma taxa fixa, por hora, custos de produção ou outros elementos
- Fornecer subtexto para cada item faturado
- Cadastrar e aplicar pagamentos de clientes em várias faturas
- Inserir pagamentos parciais
- Emitir recibos de fatura específica
Conclusão
Procurando investir? O software de gerenciamento de projetos pode ser a chave para o sucesso de seus projetos e do seu negócio como um todo. Automatizar o que for possível no seu fluxo de trabalho levará sua empresa para o próximo nível, permitindo que você se concentre em seu lado criativo e cumpra as necessidades dos seus clientes da melhor maneira.
