O “Efeito Silos” na comunicação ocorre quando pessoas formam grupos dentro de corporações. Nesse sentido, esses grupos ou departamentos conversam apenas entre si, não considerando os objetivos gerais do negócio.
A palavra tem origem na prática agrícola. Um “silo” é um grande receptáculo que mantém vários materiais. Na agricultura, os silos mantêm seus respectivos materiais separados, essa mesma lógica se aplica à definição dada no mundo dos negócios.
Silos de comunicação podem ser perigosos. Eles causam gargalos de informação, incentivam políticas dentro do escritório, reduzem a eficiência da comunicação e desaceleram o progresso.
Em um estudo de 2019, descobriu-se que, em média, agentes de experiência do cliente desperdiçam 15% de seu tempo devido à má comunicação com outros funcionários, enquanto estão tentando obter informações para atender o cliente. As empresas não podem perder muita produtividade em razão do Efeito Silos na comunicação, então, aqui estão sete maneiras de enfrentá-lo.
1. Conecte as pessoas por meio de um objetivo comum.
Quando se fala em “Efeito Silos” na comunicação, um dos problemas é que eles apenas discutem seus respectivos interesses. Isso divide os funcionários em grupos quando eles, normalmente, não tomariam essa atitude.
Pode não haver uma maneira – ou mesmo a intenção – de eliminar os interesses/objetivos de um silo, mas você pode usá-los em sua vantagem, enfatizando, também, os objetivos da empresa. Vincular os funcionários a um objetivo comercial é uma maneira eficaz de incentivar a unificação.
Os funcionários devem ser capazes de atuar em algo que define o negócio como um todo. Isso pode ocorrer ao ajudar o cliente a obter um produto, aumentar o alcance da comunidade, ou fornecer o melhor serviço possível. Esta é uma maneira comum dos funcionários se conectarem e servir ao cliente é chave para as operações de qualquer empresa. O uso de uma plataforma XCAAS permite que todos os funcionários colaborem e pode ser útil nesse objetivo.
O departamento de marketing também poderia criar um manifesto interno. Isso promove uma visão unificada do que a empresa representa e o que espera alcançar. Tal manifesto pode encorajar os funcionários a permanecerem motivados com o que estão fazendo e ajudá-los a ter uma perspectiva mais ampla.
A estrutura abaixo ilustra como os objetivos da empresa são distintos dos objetivos departamentais e individuais. Conectando as pessoas através de um objetivo comum não significa sacrificar suas ambições individuais.
2. Estabeleça especialistas em comunicação dentro do negócio
É uma boa ideia nomear indivíduos dentro de silos diferentes que possam se comunicar entre eles. Há alguém na sua equipe que, particularmente, seja um bom comunicador? Essas pessoas podem estar em diferentes departamentos, mas muitas vezes não são tão apreciadas quanto deveriam. Agora é a hora de colocá-los em ação! Eles poderiam ajudar a preencher as lacunas entre os silos.
Denomine alguém que possa representar a voz de seu respectivo silo e essa pessoa poderá reportar as informações para você. Esses comunicadores experts dentro da empresa também podem assumir outros silos. Isso os ajudará a fornecer informações importantes à gerência. As informações sobre os pontos de vista de cada silo são cruciais, podem ajudar a desconstruir grupos e reunir mais as pessoas.
Um dos aspectos de um grande líder é empoderar outros para também que também possam assumir a liderança. Eles poderiam receber títulos específicos para demonstrar sua importância, como “porta-voz do departamento” ou “comunicador interno”.
3. Abra os limites do seu escritório
O layout físico do seu escritório também faz a diferença. Os silos são frequentemente formados quando os departamentos ou grupos estão em salas separadas. Eles não têm a oportunidade de se comunicar fora desses espaços. Nestes pequenos setores, as pessoas costumam conversar entre si. É assim que as ideias circulam dentro de um silo e a mentalidade dele se torna mais forte.
A pandemia trouxe consigo mais dificuldades de comunicação. Os funcionários não conversam casualmente um com o outro como fariam no escritório. O estresse das mídias sociais pelo tempo que se fica online fez os relacionamentos interpessoais de funcionários piorarem também. No entanto, para empresas com silos de comunicação, essa tem sido uma vantagem.
Os silos são muito menos propensos a se formar quando os funcionários estão trabalhando em casa. Eles não têm a oportunidade de formar as mesmas amizades estreitas necessárias para compor um silo. As empresas devem promover um ambiente aberto para combater isso.
Considere alterar o layout do seu escritório para abrir mais os espaços. Os gerentes também podem contribuir alterando a organização dos assentos de cada funcionário. Por exemplo, se a sua empresa utiliza uma abordagem ágil para o desenvolvimento de software, considere as diferentes equipes envolvidas nisso. Você consegue mesclá-las para que os membros de cada silos se sentem juntos em vez de deixar equipes isoladas? Isso ajudará a romper os silos de comunicação e incentivar as relações cruzadas entre os grupos.
4.Use treinamento para colaboração
No mercado existem muitos serviços de treinamento para empresas. Alguns permitem que os funcionários passem tempo aprendendo sobre maneiras de se comunicar melhor com outros trabalhadores. Isso promove a melhor colaboração da equipe.
Profissionais do treinamento são ávidos para descobrir o porquê de grupos se comunicarem uns com os outros da maneira que o fazem. Eles questionam os equívocos de alguns funcionários sobre outros, bem como suas crenças sobre os valores da empresa. Alguns visam “reprogramar as habilidades interpessoais” dos funcionários. Eles vão ajudar os funcionários a se tornarem mais compreensivos com seus pares.
Esse método ensina aqueles com uma mentalidade segmentada a considerar os sentimentos de outros colegas fora do seu silo. Em seus trabalhos diários, as pessoas começarão a ser mais compreensivas sobre o motivo de alguém de um departamento ou grupo diferente se sentir de uma certa maneira.
Há um custo associado a este método, mas, se a divisão for profundamente enraizada, pode ser sua melhor opção, pois incentiva a empatia e o auxílio nas relações dos funcionários. Se administrado em grande escala, isso pode aliviar a tensão de todos os lados.
5. Exercícios de aprimoramento de equipes entre os departamentos
Dias destinados para o aprimoramento da equipe e exercícios também podem ajudar a quebrar barreiras. Os funcionários são capazes de cooperar fora de um ambiente de trabalho. Eles podem ser colocados em grupos que incentivam o desgaste dos silos.
Considere fazer colocações estratégicas, por exemplo: escolha uma pessoa de cada silo já existente e forme uma nova equipe. Essa abordagem ainda traz um bônus percebido pelos funcionários: eles terão um dia de folga com seus colegas. O dia pode incluir percursos com obstáculos, esportes, caça ao tesouro, culinária, artes ou eventos musicais.
Mesmo que isso ocorra em um dia, ainda assim poderá ter um impacto duradouro. Os funcionários podem começar a ver seus colegas sob uma ótica diferente. Eles serão mais propensos a formar novas amizades que tenham o potencial de desestruturar silos.
A formação da equipe pode ocorrer em uma escala menor também. Até simples “quebradas de gelo” entre as reuniões podem encorajar as pessoas a se conhecerem melhor. Se seus funcionários trabalharem em casa, uma solução de voz por IP de telefone pode ser uma ótima plataforma para jogos virtuais, o que pode ser tão eficaz quanto atividades presenciais.
6. Instale um software de colaboração
As empresas também podem optar por investir em um software de colaboração. Por exemplo, uma rede social interna, como o Yammer, Workplace do Facebook ou Workspace do Google. Usar serviços de bate-papo, como o Slack ou o Google Chat, também pode fornecer uma plataforma para os funcionários interagirem com outros fora do seu espaço físico.
Analise se os funcionários de diferentes silos podem colaborar em um determinado esquema ou projeto que você tem. Alguns softwares são especialmente úteis para promover o trabalho além do silos, permitindo que os funcionários acessem informações de fora de seu departamento. Isso permite um nível de transparência que pode quebrar barreiras.
Uma solução de otimização de força de trabalho também pode ser usada, ela muitas vezes tem as ferramentas necessárias para a colaboração.
7. Shadowing
Que melhor maneira de incentivar a comunicação entre departamentos do que designar um funcionário para conhecer o trabalho de outro? Eles podem aprender mais sobre as tarefas cotidianas do outro departamento, incluindo os desafios que enfrentam. Isso incentiva-os a se tornarem mais compreensivos sobre as funções de outros.
Talvez seu departamento de RH esteja enfrentando problemas com volume de candidatos ou seu departamento de TI esteja enfrentando percalços como a perda de pacotes (packet loss). Deixe os principais membros de suas outras equipes verem seus desafios em primeira mão.
Durante o shadowing, o empregado terá a oportunidade de conhecer outros membros do empreendimento. Eles conhecerão indivíduos fora de seu grupo e poderão trazer de volta essa experiência para o seu próprio silo. Isso pode reduzir o atrito entre os departamentos. Eles também podem considerar fazer amizades que nunca pensaram antes. O shadowing poderia ser o começo de uma potencial conexão que quebra os silos de diferentes colegas.
Ter a oportunidade de estar fora de sua zona de conforto também pode ajudar os funcionários a obter uma compreensão mais profunda de seu papel principal e onde se encaixam no negócio. Isso traz o benefício de incentivá-los a considerar seu valor para a empresa.
Como resultado, eles podem encontrar maneiras de melhorar sua eficiência e incentivar mudanças positivas. Isso pode incluir, por exemplo, a instalação de um sistema de automação de processos robóticos (RPA), para que seu trabalho se torne menos repetitivo e mais interessante.
Prevenindo o Efeito Silos no futuro
As técnicas acima garantirão que você esteja bem encaminhado para desestruturar o perigoso Efeito Silos na comunicação, mas, embora esse artigo o ajude a resolver os problemas existentes, a prevenção é sempre a melhor política.
A causa raiz dos silos é a falta de liderança unificada. Os gerentes de várias equipes geralmente não estão alinhados à uma estratégia central de negócios. Se os funcionários experimentarem uma forte liderança, eles se sentirão mais seguros em suas posições e entenderão a direção principal da empresa.
Assim, as empresas devem se concentrar em melhorar suas estratégias de gerenciamento. Isso impedirá que os silos se formem novamente. Os métodos incluem a implementação de uma hierarquia que promove a prestação de contas e a escolha de um software de rastreamento de tarefas para monitorar a produtividade do seu gerente.
Muito tempo é desperdiçado devido à má comunicação entre funcionários. Não deixe que isso se torne um problema para o seu negócio.
