Deu o passo para se tornar um trabalhador independente e obteve seu primeiro contrato. Tem boas relações com o seu cliente que está satisfeito com o trabalho fornecido. Esta é a primeira etapa, por vezes complicada, concluída com sucesso. Agora poderá passar à próxima etapa: faturamento. Certamente não está a trabalhar a título gratuito e chegou o momento de pedir o pagamento ao seu cliente pelos serviços prestados. Criar uma fatura não é muito complicado, mas exige o seguimento de um determinado número de regras e, em especial, assegurar a inclusão de todas as informações obrigatórias. O uso de software de faturamento é uma vantagem inegável para a criação de faturas, bem como para o seu acompanhamento.
Como faturar por uma prestação de serviços?
Antes de começar a fornecer seu serviço, elaborou uma cotação com a descrição das entregas e a quantia solicitada, que terá sido aprovada e assinada pelo cliente. É neste documento que se apoiará para criar a sua fatura freelance. A primeira e mais simples regra é que a fatura deve corresponder à cotação aceite. O preço de cada serviço faturado deverá corresponder ao indicado na cotação. É possível adicionar serviços suplementares, desde que tenham sido previamente validados pelo cliente e realizados na íntegra.
A parte mais complexa do processo de faturamento provém do cálculo do IVA (Imposto Sobre Valor Acrescentado).
As diferentes taxas de IVA
Encontramos quatro taxas de IVA em França:
- A taxa normal de 20%, que se aplica à maioria das vendas de mercadorias e prestação de serviços,
- A taxa intermédia de 10%, que se aplica à restauração, venda de produtos alimentares preparados, transportes e aos trabalhos restauração de edifícios,
- A taxa reduzida, que se aplica aos bens de primeira necessidade, tais como produtos alimentares, energia, mas também transporte de passageiros, espetáculos ou determinados trabalho na residência principal,
- A taxa especial, que se aplica a medicamentos comparticipados, publicações de imprensa, etc.
Como saber qual taxa de IVA aplicar?
O caso mais simples é o do microempresário (anteriormente trabalhador autônomo). Beneficiando de um regime micro-fiscal particular, o microempresário beneficia de uma isenção de IVA desde que o seu volume de negócios anual seja inferior a um determinado limiar. Para a prestação de serviços (artesanato, comercial, aluguel de casas mobiliadas) o teto é de 70.000 euros. Se o volume de negócios do microempresário exceder o limite máximo pode continuar a sua atividade, mas estará sujeito ao IVA.
No caso de algum outro estatuto da empresa, a empresa está sujeita a IVA. O princípio é simples. O empresário cobra IVA aos clientes, recolhe-o e paga-o ao Estado. A taxa de IVA é aplicada no serviço faturado. Se uma fatura envolver vários serviços diferentes, podem ser aplicadas várias taxas diferentes. A empresa também paga IVA aos seus fornecedores, mas esse montante é dedutível. Este IVA dedutível é, portanto, subtraído do IVA cobrado dos clientes. Se o saldo for positivo, a empresa paga a diferença ao Estado. Caso contrário, beneficia de um crédito de IVA que pode ser reembolsado ou deduzido de futuros excedentes de IVA.
Qual deve ser o prazo para emitir uma fatura?
A fatura correspondente a uma prestação de serviços deve ser emitida e enviada ao cliente após a conclusão do projeto. No entanto, nem sempre é possível cumprir esta regra, devido ao atraso no gerenciamento administrativo, por exemplo. Nesse caso, é geralmente permitido, um atraso de duas a quatro semanas.
No caso da prestação de vários serviços para um cliente durante o mesmo mês, a empresa pode ser isentada da emissão de uma fatura para cada serviço. Em vez disso, pode ser emitida uma nota de entrega no final do serviço. A fatura resumida deverá, no entanto, ser emitida no final do mês.
Como emitir um crédito em uma fatura?
Uma fatura enviada ao cliente para pagamento é chamada de “fatura final”. Por outro lado, uma “fatura de crédito ou nota de crédito” corresponde ao cancelamento total ou parcial de uma fatura anterior. Pode envolver um erro de faturamento que necessita ser corrigido, um crédito comercial ou uma devolução de mercadoria. Ao criar uma fatura de crédito ou uma nota de crédito, está realmente a cancelar uma parte do seu faturamento. O crédito é mostrado exatamente da mesma forma que uma fatura. Em vez de uma quantia a pagar, indica que é uma nota de crédito. É particularmente importante ter um acompanhamento muito cuidadoso dos créditos, porque, caso contrário, corre o risco de declarar o volume de negócios que não terá sido efetivamente recebido e, consequentemente, colocar o seu negócio em problemas.
Quais são os detalhes obrigatórios em uma fatura?
Certos detalhes devem aparecer obrigatoriamente em uma fatura para que seja válida. As seguintes informações fiscais devem aparecer em todas as faturas:
- Um número de fatura exclusivo,
- A data de emissão da fatura,
- O nome completo e endereço do prestador de serviços, bem como do cliente,
- O número de identificação de fiscal individual do prestador de serviços,
- O total excluindo impostos e o valor do IVA,
- A data de vencimento da fatura,
- Termos de desconto possíveis,
- Sanções a pagar em caso de pagamento fora do prazo,
- A referência à indemnização de montante fixo para os custos de recuperação em caso de atraso de pagamento.
Cada linha da fatura que designa um serviço deve conter as seguintes informações:
- A data de conclusão do serviço,
- O nome específico, quantidade, preço unitário excluindo impostos e a taxa de IVA aplicável,
- Os rebates, abatimentos ou descontos diretamente associados ao serviço.
Certas operações particulares requerem referências específicas adicionais:
- “IVA não aplicável, artigo 293B do Código Geral Tributário” para empresas sujeitas ao regime de isenção do IVA (como microempresários),
- Números de IVA intracomunitário do prestador de serviços e do cliente e a referência “Isenção de IVA, artigo 262b, I do Código Geral Tributário” para entregas intracomunitárias de mercadorias.
Por que usar um software de faturamento online?
Tem várias opções para gerar faturas. Pode criá-las manualmente, usar o software de faturamento instalado no seu computador ou optar pelo software de faturamento online.
A vantagem de usar um software de faturamento é que o mesmo automtiza várias tarefas repetitivas e protege o processo. Tal software, em particular, permite o gerenciamento de arquivos de clientes, catálogo de serviços, a criação de cotações e a sua conversão em faturas e, é claro, a numeração automática das faturas. A gestão e acompanhamento de faturas é simplificada, bem como o processo de recuperação em caso de faturas não pagas. O software também permite o cálculo de impostos e a geração de documentos contábeis e estatísticas.
O interesse de um software de faturamento online é que o mesmo não depende do sistema operacional que está a usar – Windows, iOS ou Linux. O software está hospedado na nuvem e é acessível onde quer que esteja, a partir do momento que tenha acesso à Internet e um computador, tablet ou smartphone.
Todos os seus dados estão seguros. O acesso é restrito e são efetuados backups regulares. Já não corre o risco de perder todas as informações críticas, como poderia acontecer com um armazenamento local.
Modelo da fatura freelance
Nem sempre é fácil criar seu próprio modelo de fatura personalizado e profissional. Para simplificar esse processo, é possível usar um modelo de fatura e personalizá-lo para destacar a imagem corporativa da empresa.
O software de gerenciamento de projetos Nutcache inclui, em particular, um recurso abrangente de faturamento online. Este módulo inclui vários modelos profissionais de faturas freelance que podem ser personalizados. É possível adicionar um logotipo, escolher cores, etc.
Em conclusão
Dentro da estrutura da sua atividade como um trabalhador freelance, necessariamente terá que criar faturas. É essencial respeitar todas as regras de formatação e incluir as informações obrigatórias para cumprir a legislação. Ao usar uma ferramenta de faturamento online, como o Nutcache, pode gerenciar todo o processo. Tete já a versão completa durante 14 dias gratuitamente.
