Mesmo para os gerentes de projeto mais experientes, gerenciar projetos complexos pode ser exaustivo. Que tarefas são necessárias? Como define os papéis? Qual é a forma mais eficiente de criar uma lista de resultados? E organizar prazos? Agendar reuniões? Estabelecer um orçamento? Quando se trata do sucesso de um projeto, clareza é a chave. É fundamental saber quem é o responsável e quais são as contribuições de cada um. Sem uma visão geral clara, a confusão e o caos estão fadados a estragar a iniciativa. A melhor forma de manter todos em sintonia é implementar um sistema que defina claramente as funções e responsabilidades. Um desses sistemas é uma matriz denominada RACI.
O que é a RACI?
O gráfico RACI, também conhecido como matriz RACI, é uma ferramenta de comunicação simples, mas eficaz, que significa responsável, aprovador, consultado e informado. Essencialmente, é um gráfico que facilita a apresentação de tarefas, expectativas e resultados aos membros da equipe interna e partes interessadas externas e clientes.
Com um gráfico RACI, as muitas partes móveis de um projeto são divididas em tarefas e subtarefas, que são documentadas e monitoradas. Alguém é responsável, alguém é aprovador, alguém é consultado e alguém é informado. O RACI é uma ótima forma de garantir a responsabilidade e ajuda a evitar que muitas pessoas se envolvam no processo de tomada de decisão. O que não só dá uma ideia clara de quem estará trabalhando em quê, mas também evita que algo caia pelas frestas ao longo do projeto.
Por que usar o método RACI?
Damos-lhe um exemplo das vantagens de uma matriz RACI para o seu local de trabalho:
Suponha que sua equipe é responsável pela construção de um site. Independentemente do escopo do projeto, a primeira etapa na criação de uma matriz RACI é fazer uma lista de todos os intervenientes. Essa lista provavelmente incluiria o cliente ou proprietário do site que toma as decisões financeiras e estratégicas, o desenvolvedor que fornece a codificação e garante a funcionalidade do site, o designer de UX que é responsável pela aparência e layout, o designer de UI que ajuda na aparência do site e o gerente de projetos que lidera todo o empreendimento, das propostas aos relatórios de progresso. Existem também outras funções que contribuem para o sucesso do site, como a criação de conteúdo, otimização de mecanismos de pesquisa e garantia de qualidade.
Depois de fazer um resumo de todos os envolvidos no projeto, é hora de listar todas as tarefas e produtos necessários para um projeto bem-sucedido. Usando o mesmo exemplo, pode significar obter todos os requisitos de documentos necessários, incluindo objetivos principais, requisitos funcionais e requisitos de conteúdo, bem como os designs de página da web, modelos da página da web, wireframes e fluxogramas, etc.
Depois de saber quais funções envolver e quais tarefas executar, necessita atribuir o RACI a cada tarefa e função. Abaixo de cada membro da equipe, adicione o R (Responsável), A (Aprovador), C (Consultor) ou I (Informado) relacionado às tarefas na coluna da esquerda. Quando terminar, poderá ver quem está fazendo o quê e quem está trabalhando com quem. Além disso, pode ver se há demasiadas pessoas envolvidas. Por exemplo, o redator de conteúdo deve estar envolvido em todas as atividades? Há muitas pessoas sendo responsabilizadas? Onde o R pode ser alterado para C; onde o C pode ser alterado para I? Essas mudanças podem ajudar a fazer o projeto avançar dentro do prazo e do orçamento.
As vantagens de um gráfico RACI
Mantém todos em sintonia
Com um gráfico RACI, todos sabem pelo que são responsáveis e o que o restante do grupo faz. As tarefas são claramente definidas, então não há confusão sobre quem está fazendo o quê. Essa consciência permite que o projeto funcione como uma máquina bem lubrificada – os membros da equipe sabem quando assumir a responsabilidade por seu trabalho e quando consultar outra pessoa para orientação ou aprovação. Em essência, a equipe tem uma estrutura.
Mantém a comunicação focada
Se já participou de um projeto com muitos chefs na cozinha, sabe como as coisas podem ser estressantes, especialmente quando você é o gerente de projeto. Como gerente de projeto, está envolvido em toda a mistura – comunica com as partes interessadas e os colegas e trabalha com cada membro da equipe. Um gráfico RACI pode ajudar a simplificar a correspondência, envolvendo as pessoas certas no momento certo, o que, por sua vez, acelera as aprovações e melhora a eficiência.
Melhora a colaboração no local de trabalho
se tornando cada vez mais comum. Com o RACI, quaisquer atualizações, registros compartilhados ou metas concluídas são fáceis de acessar e descobrir.
Responsabiliza os membros da equipe
O jogo da culpa se tornará uma coisa do passado usando o método RACI, pois elimina a suposição de quem é responsável por quê. Os problemas no local de trabalho que dificultam a eficiência e criam um drama, como apontar o dedo ou jogar um colega de trabalho para baixo de um ônibus, são praticamente eliminados. Assim, a correspondência é melhorada e todos compreendem o quanto são vitais para o projeto. Sem microgerenciamento. Não há espaço para egos.
Facilita o gerenciamento dos projetos
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