Nenhum plano é 100% perfeito, e um fator crítico no planejamento estratégico de longo prazo da sua organização é a avaliação regular e contínua de qualquer plano que tenha implementado. Através dessa avaliação, pode obter uma visão geral sobre como funcionam os diferentes componentes de sua estratégia, quais foram bem-sucedidos, quais precisam ser alterados ou substituídos, etc.
Para os gestores de projeto, a SWOT é um elemento crucial para poder gerenciar os ciclos de vida do projeto. Pode ajudar os gestores de projeto a se destacarem no gerenciamento de projetos virtuais. Para os proprietários e CEOs, é um componente essencial das suas estratégias a longo prazo, incluindo como melhorar qualquer estratégia do canal de vendas.
O nome que damos a esta análise é SWOT, as letras que formam o acrônimo são tomadas das iniciais das palavras Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Analisa todos os diferentes aspectos do seu plano tanto de uma perspectiva interna como externa, para permitir o planejamento e a implementação das mudanças necessárias. Saber como realizar uma análise SWOT de forma eficiente pode marcar uma grande diferença no seu negócio.
O que é uma análise SWOT e quando devemos fazê-la?
A SWOT identifica os pontos Fortes, Fracos, Oportunidades e Ameaças que existem atualmente em sua organização ou que identificou como fatores no futuro. Uma análise SWOT permite maximizar seus pontos fortes e oportunidades e implementar estratégias para eliminar ou reduzir seus pontos fracos e ameaças.
Na maioria das vezes, uma empresa executa uma análise SWOT antes de iniciar um novo capítulo no seu negócio, como uma expansão ou aquisição. Também são realizadas no planejamento do lançamento de uma nova empresa para auxiliar no planejamento estratégico. Embora não haja uma regra definida sobre a frequência com que uma SWOT deve ser realizada, é recomendável efetuá-la a cada 6 meses ou mais.
A análise SWOT permite-lhe tirar o melhor partido do que tem e como o usa, e pode ajudar a reduzir a probabilidade de falhas (em qualquer parte do seu negócio). Identifica os perigos potenciais que podem surgir (como uma interrupção na sua cadeia de suprimentos) e também pode permitir-lhe criar uma estratégia que o diferencie da concorrência.
Também pode ajudar as suas equipes de marketing a entender o que fazer a seguir e como melhorar a sua estratégia atual. Na verdade, a SWOT oferece vantagens a quase todas as áreas da sua empresa.
Como executar uma análise SWOT
1. Strengths (forças)
Embora possa parecer óbvio, deve ter em conta todos os pontos fortes da sua organização. Pode ser que um ponto forte em uma área afete outras áreas do seu negócio, portanto, quer uma visão geral o mais ampla possível. Mas em que áreas, em particular, deve procurar os seus pontos fortes?
- Financeiras. Onde estão localizados os seus principais pontos fortes financeiros? Tem boa liquidez? Atualmente, a sua atividade é rentável? Classificaria a sua empresa sua empresa como solvente e com capacidade de fazer face a todas as dívidas e outros pagamentos? Quais são os principais impulsionadores da sua receita e fluxo de caixa?
- Clientes. O principal impulsionador da sua empresa, portanto, um fator crucial na SWOT. Os seus clientes têm aumentado e, em caso afirmativo, de onde vêm? Por que os seus clientes optam por fazer negócios com você? Qualidade dos produtos, os preços, atendimento ao cliente? Qual é o seu NPS (Net Promoter Score)? Tem boas críticas online e nas redes sociais?
- Internas. Funciona bem como organização? Seus funcionários estão satisfeitos e tem uma taxa alta de retenção? A sua estrutura atual é escalonável se quiser crescer? O que o faz funcionar bem como empresa? Quão boa é a segurança da sua rede empresarial? O software que usa para coisas como o chat colaborativo é eficaz?
- Crescimento e Aprendizagem. Que fatores contribuem para o seu crescimento? Tem bons programas de desenvolvimento de funcionários que estimulam e recompensam os funcionários? Oferece bons níveis salariais que incentivam a sua retenção? Quão positiva é a cultura da sua empresa como um todo?
Fazer uma lista desses pontos fortes fornece uma base sólida para avançar com sua análise. Isso faz com que seu negócio funcione bem e também pode ajudá-lo mais tarde a combater as fraquezas e ameaças. Mas também pode haver espaço para melhorias, portanto, pense em formas de fortalecer ainda mais esses pontos fortes.
2. Weaknesses (fraquezas)
Seus pontos fracos cobrem duas áreas principais que deve considerar: No que não é bom? E em que áreas poderia trabalhar para melhorar significativamente? Conhecer os seus pontos fracos e implementar planos para combatê-los ou reduzir seus efeitos pode ser um dos principais resultados de sua análise SWOT e simplesmente aplica os mesmos critérios dos pontos fortes:
- Financeiras. Existe alguma deficiência financeira significativa? Sua participação de mercado foi afetada devido a novos concorrentes? Existem flutuações sazonais em seu fluxo de caixa e receita que poderiam ter um efeito negativo?
- Clientes. As avaliações negativas ou um NPS baixo identificam áreas onde pode melhorar a experiência e o percurso do cliente? Tem altas taxas de rejeição em seu site que também refletem isso? Há coisas que pode fazer para melhorar a sua taxa de fidelização de clientes? A forma como vende os produtos está a retê-lo?
- Internas. Existem problemas sérios com a estrutura ou cultura da sua empresa? Está a enfrentar uma baixa retenção de funcionários? A sua equipe de atendimento ao cliente está processando as solicitações muito lentamente ou tem outros problemas? Está a usar as melhores ferramentas disponíveis para teleconferência – serviços de teleconferência – para participar ou hospedar reuniões a qualquer hora, em qualquer lugar?
- Crescimento e Aprendizagem. Tem programas de desenvolvimento de funcionários insatisfatórios ou inexistentes? É difícil para os funcionários progredirem na estrutura da sua empresa? O que as pesquisas com funcionários informam sobre a percepção de sua equipe sobre sua cultura, sua estrutura de recompensas e sua experiência geral?
Essas duas primeiras áreas (pontos fortes e fracos) identificarão os principais fatores comparáveis que podem ajudá-lo a identificar rapidamente o que faz bem e o que precisa fazer melhor. Esses fatores exercem uma influência atual e futura em seu negócio, seus clientes, suas fontes de receita, etc.
3. Opportunities (oportunidades)
Uma boa empresa está sempre com os olhos postos para o futuro e, principalmente, para novas possibilidades e oportunidades que trarão vantagens à sua organização. Identificar as oportunidades que pode usar a seu favor será um fator crucial no planejamento estratégico. As grandes oportunidades podem exigir grandes mudanças, como dimensionar ou expandir a sua força laboral.
- Financeiras. Essas oportunidades podem abranger uma ampla variedade de fatores. Oportunidades que podem incluir a aquisição de um concorrente a baixo custo devido a problemas financeiros, acesso a empréstimos a juros baixos para financiar a expansão, trocar fornecedores para obter menores custos ou a adoção de novas tecnologias para esse fim.
- Clientes. Que oportunidades tem para melhorar a forma como interage com os clientes ou para melhorar a sua experiência geral? Não se trata apenas de identificar como aumentar a sua base de clientes, mas de como melhorar a percepção que têm da sua organização. O que pode fazer não apenas para cumprir os objetivos de vendas atuais, mas também para superá-los?
- Internas. Existem oportunidades para melhorar seus processos e sistemas internos que irão trazer-lhe vantagens no futuro e impactar outras áreas? Por exemplo, pode optar por tomar iniciativas verdes, como usar materiais reciclados para embalagens ou reduzir drasticamente o uso de plástico descartável. À medida que os clientes se tornam mais conscientes do ambiente, essas decisões podem ser importantes.
- Crescimento e Aprendizagem. Consegue identificar oportunidades para melhorar a cultura de sua empresa e para que sua equipe cresça e aprenda? Podem ser tão variadas quanto oferecer formação em outras áreas ou patrocinar cursos educacionais que ensinem aos funcionários novas tecnologias ou sistemas. E poderia implementar ferramentas como um software para reuniões gratuito que beneficia a equipe que trabalha no local ou remotamente?
4. Threats (ameaças)
Just as strengths and weaknesses can be paired, so can opportunities and threats. While opportunities offer chances to improve areas of your business, threats pose potential dangers. Identifying these in advance can allow you to make plans to mitigate their impact.
- Financeiras. Estas podem vir de muitas direções diferentes. Por exemplo, se realiza negócios a nível internacional, uma taxa de câmbio baixa do dólar pode afetar sua lucratividade. Ou, se um novo concorrente entrar no mercado com preços significativamente mais baixos, isso pode ter um sério efeito em suas margens.
- Clientes. Existem ameaças à sua base de clientes existente ou uma ameaça que pode afetar sua capacidade de atrair novos clientes? Um concorrente poderia “roubar-lhe” clientes devido a melhores serviços ou descontos? Pode até tratar-se de um novo produto que supere o que já oferece, o que resultará em menos clientes para o seu produto.
- Internas. As ameaças internas geralmente podem ser um problema. Estas podem incluir possíveis disputas laborais, que podem afetar sua capacidade de fazer negócios. Ou um concorrente ou empresa semelhante que pretende adquirir sua empresa ou fazer uma aquisição hostil? Existem problemas com a colaboração que podem ter efeitos negativos no futuro? Pode aprender como melhorar a colaboração da equipe de marketing?
- Crescimento e Aprendizagem. Existe algo no horizonte que poderia afetar essas áreas do seu negócio? Isso pode incluir algo como resistência à adoção de novas tecnologias ou máquinas pela sua organização. Também pode prever saídas de funcionários devido a aposentadoria ou outros motivos.
O Takeaway
Feita corretamente, a SWOT faz parte integrante do planejamento futuro e dos ajustes de qualquer estratégia atual. Pode ajudá-lo a identificar se necessita adotar novas ferramentas para ajudar no gerenciamento de projetos e outras áreas. Na verdade, pode desempenhar um papel importante num gerenciamento de projetos agile eficaz.
Usar seus pontos fortes e trabalhar seus pontos fracos sempre foi importante para a forma como fazemos negócios. Mas uma boa análise SWOT pode fornecer percepções mais detalhadas sobre o que é bom e o que é ruim em nossas organizações e identificar os desafios e oportunidades que podemos enfrentar no futuro.
