A estrutura de gerenciamento de projetos é muito importante para o sucesso de qualquer equipe de projeto; uma organização ou equipe de projeto estruturada que dê suporte ao trabalho que está a ser feito. Equipes de gerenciamento de projetos ou organizações desordenadas criam um impacto negativo no resultado de um projeto. Isto é simplesmente porque a estrutura organizacional tem influência sobre a autoridade do gerente do projeto, afetando assim a forma como os projetos são executados. É evidente que as equipes de gerenciamento de projetos muitas vezes são destruturadas e não têm orientação, uma equipe orientada conduz a projetos bem-sucedidos.
Nesta publicação, iremos analisar a estrutura organizacional do gerenciamento de projetos em dois ângulos; vamos estudá-los em termos de quem é o líder do projeto e quem é responsável pela tomada de decisão no que respeita ao projeto.
Como sabemos, uma organização pode ser definida como um grupo de pessoas que se juntam para atingir metas definidas; para alcançar com êxito os objetivos estabelecidos, um gerente de projeto precisaria se familiarizar com a estrutura do escritório do gerenciamento de projetos.
Três Tipos de Estruturas de Gerenciamento de Projetos
Uma estrutura organizacional pode ser descrita como a linha oficial de autoridade e controle dentro de uma organização. As estruturas de gerenciamento de projetos dizem-nos como as relações de subordinação funcionam em uma determinada organização.
Dependendo do ambiente em que a organização se encontra em funcionamento, os objetivos que definiram para si e a natureza do trabalho a ser feito, descobrirá que as organizações estão estruturadas de três formas:
- Estrutura Organizacional Funcional
- Estrutura Organizacional Matricial – A qual pode ser dividida em: – Matricial Balanceada, Matricial Forte e Matricial Fraca
- Estrutura Organizacional Projetizada
Agora que sabemos como as estruturas organizacionais são categorizadas, vamos dar uma olhada em cada uma delas para ver o que as torna únicas.
Estrutura Organizacional Funcional
Em uma estrutura organizacional funcional, encontrará os componentes de um sistema hierárquico em que as decisões direcionadas pela autoridade, no orçamento, no cronograma e no equipamento são da responsabilidade do gerente funcional que possui um nível significativo de experiência no mesmo campo.
Ou seja, o gerente do projeto, neste tipo de organização, tem pouca ou nenhuma autoridade aqui; em algumas organizações funcionais, essa posição nem existe.
O que irá descobrir, no entanto, é que o trabalho é dividido em departamentos como o departamento de recursos humanos, departamento de vendas, finanças, relações públicas, administração, etc.
Em termos simples, pode ser comparado com o de uma empresa mais tradicional onde os funcionários são presididos por um supervisor, com base nas suas funções dentro da organização e a comunicação é feita com maior frequência pelos chefes de departamento ao quadro administrativo superior.
O que é fascinante cobre este tipo de estrutura organizacional é que os funcionários parecem ser mais qualificados em seus respectivos departamentos, levando a uma maior eficiência no trabalho. Todos sabem quem responsabilizar se algo correu errado, já que as responsabilidades são predeterminadas.
Em contrapartida, o trabalho pode ser monótono ao longo do tempo, o que pode resultar em menos entusiasmo e menor lealdade para a organização. Além disso, também irá constatar que a comunicação interdepartamental torna-se pobre e o alto nível de burocracia poderá afetar negativamente a tomada de decisões.
Estrutura Organizacional Projetizada
A estrutura organizacional projetizada é o oposto completo da estrutura organizacional funcional, embora a organização ainda possa agrupar os funcionários de acordo com suas funções de trabalho.
Nesse caso, a estrutura da equipe de gerenciamento do projeto é organizada de tal forma que o gerente do projeto possui autoridade do projeto. Tem jurisdição sobre o orçamento do projeto, o cronograma e a equipe do projeto. Irá encontrá-lo no topo da estrutura hierárquica, ditando todas as regras; com funcionários desempenhando papéis de apoio para o projeto. No final do projeto, os membros da equipe do projeto são liberados e os recursos direcionados para áreas mais relevantes.
O que é ótimo sobre esse tipo de estrutura é que existe uma linha de autoridade clara e estabelecida; resultando em decisões e aprovação mais rápidas. A comunicação torna-se mais fácil e mais eficaz e os membros da equipe de projetos ganham mais experiência trabalhando em diferentes tipos de projetos à medida que a sua necessidade surgir.
Uma grande desvantagem para este tipo de estrutura organizacional, porém, seria que os funcionários poderiam ver-se sob muita pressão na maioria das vezes, especialmente se trabalharem em vários projetos em simultâneo. Isso muitas vezes leva a uma má comunicação entre os membros da equipe, já que todos são deixados mais ou menos à “deriva”.
Estrutura Organizacional Matricial
A estrutura organizacional matricial pode ser encontrada em algum lugar entre a estrutura organizacional funcional e a estrutura organizacional projetizada, dependendo do tipo de estrutura matricial que está sendo executada.
Por exemplo, a estrutura organizacional matricial forte tem algumas semelhanças com a de uma estrutura organizacional projetizada no sentido de que o gerente do projeto é responsável por um projeto. Se a organização estiver executando uma estrutura matricial fraca, a autoridade do projeto cai nas mãos de um gerente funcional – como numa organização funcional. Curiosamente, em uma organização matricial balanceada, tanto o gerente do projeto como o gerente funcional compartilham autoridade igual para o projeto.
Se uma organização trabalha em um ambiente dinâmico, essa pode ser a estrutura correta a executar e promove maior eficiência, ajudando a organização a responder às demandas ou mudanças do mercado no mercado, mais rápido.
Isso é facilmente alcançado porque, enquanto o gerente do projeto exibe a autoridade do projeto de forma horizontal, o gerente funcional fá-lo de forma vertical, fluindo para baixo. Por exemplo, o gerente do projeto poderia ser responsável por lidar com o cronograma ou o orçamento do projeto, enquanto o gerente funcional seria responsável por delinear e distribuir responsabilidades, supervisionar o desempenho do equipamento, etc.
Resumindo
Nesta publicação, analisamos o que é uma estrutura organizacional e o quão vital é os gerentes de projetos entenderem as diferentes estruturas organizacionais.
Analisamos os méritos e deméritos de uma estrutura funcional, projetizada e matricial e observamos que a decisão de optar por qualquer uma delas dependeria do tipo de ambiente em que a organização atua, seus objetivos e a natureza do trabalho que est´s sendo executado.
