Um dos aspectos mais importantes do trabalho de um gestor de projetos é escolher o software de gerenciamento de projetos adequado. Pode parecer simples. Todos fazem o mesmo, certo? Errado. Ou mais ou menos. Normalmente, afirmam ter características semelhantes, mas a verdadeira notícia é que nem todos são iguais. Assim como as pessoas, têm diferentes pontos fortes e fracos e é sua função descobrir qual software é o certo para você, seu projeto e sua equipe.
Facilidade de utilização
O elemento número um a ter em conta ao escolher um software de gerenciamento de projeto é a facilidade de uso. Isso é ainda mais importante agora que trabalhamos remotamente. Outrora, se um usuário estivesse confuso e precisasse de ajuda, poderia correr para a mesa de um colega de trabalho, mas com essa opção removida, tem que solucionar o problema por conta própria. Ou de preferência, de forma nenhuma.
Um software de gerenciamento de projetos não é útil e não o ajudará a concluir o projeto, se sua equipe não o estiver usando. Já trabalhei em diversos projetos em que a equipe estava tão frustrada com o software de gerenciamento de projetos que teve que criar documentos no Google Docs para compartilhar informações. Em vez de investir em softwares que tinham uma curva de aprendizado rápida, acabamos participando em inúmeros treinamentos, a meio da produção, que não ajudaram. Esta informação veio tarde demais. Também não era intuitivo. O Google Docs venceu.
Dashboard
Quando um usuário abre seu software de gerenciamento de projetos no início do dia, deve ter uma visão geral do projeto. O painel deve incluir elementos como uma lista pessoal de tarefas, metas, relatórios de progresso, datas de vencimento, estado das tarefas principais em tempo real e uma visão geral da programação. Pode incluir qualquer elemento que você, como gerente do projeto, considere importante manter na mesma página para você e sua equipe.
Os dashboards devem ser fáceis de ler e usar. Não devem ser sobrecarregados com excesso de informações, o objetivo aqui é conhecer o projeto com transparência. Já trabalhei em projetos onde o software de gerenciamento de projetos não possuía um painel que permitisse uma visão geral do projeto e a cada dia isso significava que começávamos do zero, procurando as informações de que precisávamos para começar o dia e manter nossas equipes no caminho certo. Também significava que dependíamos muito de e-mails e reuniões matinais para comunicar informações que um painel poderia ter fornecido.
Planejamento
Uma ferramenta de planejamento é uma das ferramentas de software de gerenciamento de projeto mais úteis. Uma ferramenta de planejamento deve ser fácil de usar, compreender e encontrar. Com o trabalho remoto, a importância de uma programação que toda a equipe tenha acesso, entenda e possa atualizar rapidamente é ainda mais importante. É o elemento vital de como mantemos os nossos projetos encaminhados.
Em alguns casos, o software de gerenciamento de projetos pode nos falhar nesse sentido. Já trabalhei em projetos onde o software de gerenciamento de projetos não tinha uma ferramenta de planejamento sólida e como equipe não podíamos contar com ela. Precisamos de uma ferramenta de planejamento robusta e o software que nossa empresa elegeu não a priorizou. A maioria de nós não conseguia descobrir onde encontrar os cronogramas e era um problema tão conhecido que nem estávamos obrigados a fazê-lo. Os gerentes do projeto basearam-se em documentos do Excel.
Upload e compartilhamento de arquivos
É claro que usamos um software de gerenciamento de projetos como ferramenta de comunicação, o que significa que temos que fazer uploads e compartilhar arquivos. O trabalho de um gerente de projeto é garantir que o software possa fazer exatamente isso nos formatos exigidos para o projeto em questão. Por exemplo, digamos que está a trabalhar em um projeto direcionado para a arte e que as ilustrações necessitam ser carregadas antes que o próximo departamento possa começar seu trabalho. Se os seus artistas necessitam salvar constantemente em um formato diferente, é provável que se esqueçam de enviar a versão mais recente. Qualquer ação que exija um passo extra deve ser um sinal de alarme.
Já trabalhei em projetos em que o software de gerenciamento de projetos não era intuitivo e era difícil encontrar arquivos carregados ou compartilhados. A ferramenta de anotações também era péssima, portanto, sem uma pesquisa completa por palavras-chave, nunca tínhamos a certeza de ter as informações mais recentes. Não podíamos enviar arquivos diretamente para outros usuários, o que significava que todas as equipes circulavam por todo o sistema ao longo do dia. Houve MUITAS reuniões.
Relatórios de progresso
Como os membros da equipe atualizam os relatórios de tarefas e estado usando o software de gerenciamento de projetos, queremos ter certeza de que podemos usar essas informações para criar relatórios de progresso. À primeira vista, esses relatórios de projeto devem resumir em geral o ponto do seu projeto em geral e por departamento. Os relatórios de progresso dependem muito da contribuição do usuário e, em última instância, são inúteis se os membros da equipe não atualizarem o estado de suas tarefas ao longo do percurso.
Isso acontece? SIM. Se o software de gerenciamento de projetos não for a única forma de comunicação – se os membros da equipe pulam de e-mails para chat, reuniões informais e conversas no corredor, atualizar o estado das tarefas pode parecer uma tarefa árdua. Se ninguém estiver realmente olhando para eles, mantê-los atualizados não será uma prioridade. Trabalhei em projetos em que estávamos tão ocupados comunicando atualizações através de outros meios que mal tínhamos tempo de manter o estado de nossas tarefas atualizado. Não era uma situação ideal e frequentemente havia erros nos relatórios de progresso.
De modo geral, o software de gerenciamento de projetos deve estar onde o seu projeto vive e, como qualquer organismo vivo que respira, deve prosperar nesse ambiente. Em um mundo de trabalho remoto o mais importante é um software de gerenciamento de projetos que faça exatamente o que necessita, que é fácil de usar e se integra bem com outras ferramentas usadas no projeto.
O Nutcache é um software de gerenciamento de projeto robusto que todos os gerentes de projeto deveriam considerar. Pode ser a diferença entre um projeto que atinge com sucesso seu objetivo final sem muitos contratempos ou um projeto que não atinge.
