Como provavelmente sabe, o sucesso de um projeto depende de uma boa ética de trabalho, um bom trabalho em equipe e planejamento de gerenciamento de projeto eficiente. Lembre-se, é necessário planejar cada tarefa dos seus projetos de forma metódica. Ao fazê-lo, todos os membros da equipa e funcionários podem se concentrar em suas próprias tarefas e garantir uma boa continuidade do trabalho. Seja SMART.
Pense sempre no futuro. Ao planejar, deve ver além do resultado esperado e pensar em todos os detalhes que podem ajudar ou atrapalhar a realização dos objetivos. Identifique que membro da equipe intervirá nas diferentes fases, planeje orçamentos, antecipe contratempos e defina um cronograma como parte integrante do projeto. Ao trabalhar em um novo projeto, uma vez estabelecidas as diretrizes, é fundamental acompanhar o seu progresso. De fato, se necessário, o gerente de projeto deve ter capacidade para ajustar o que foi planejado.
Lembre-se de que é importante que, uma vez que uma organização tenha mais de um funcionário, essas pessoas tenham uma compreensão clara dos objetivos da organização e para o que estão trabalhando. A chave para definir objetivos eficazes é escolher a abordagem que funciona melhor na sua cultura empresarial. Experimente encontrar o equilíbrio certo entre estimular a criatividade e ver o que é possível.
Comece já hoje! Utilize o acrônimo SMART. É um termo fácil de memorizar e cada letra representa uma diretriz a ser seguida ao definir objetivos. Ao planejar seu projeto, tenha em conta objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis e realistas.
S = Specific (seja específico)
Um objetivo específico tem uma probabilidade muito maior de ser alcançado do que um objetivo geral. Inclua detalhes suficientes para que não haja indecisão sobre o que exatamente o participante deve fazer. Para fazê-lo, o seu planejamento deve sempre responder a cinco questões: quem, o quê, quando, onde e por quê. Responder a todas essas perguntas garantirá que seu planejamento seja construído sobre uma base sólida. Por exemplo, um objetivo geral seria: “Quero entrar em forma”. Um objetivo mais específico seria: “Quero me inscrever na academia e me exercitar quatro dias por semana para ser mais saudável”.
Em seguida, deve identificar todos os intervenientes envolvidos no projeto. Também deve pensar sobre todos os recursos que necessitam ser usados para realizar as tarefas. Certifique-se de ter as ferramentas certas, seja o hardware ou o orçamento. Também deverá definir um período de tempo para cada tarefa. Deve ser específico para cumprir os prazos. Por fim, pense nas razões por trás de cada etapa de finalização. Para ser completo, deve seguir uma certa lógica de trabalho.
M = Measurable (defina objetivos mensuráveis)
Escolha um objetivo com progresso mensurável para que o participante possa ver a mudança conforme ocorre. Um objetivo mensurável tem um resultado que pode ser avaliado em uma escala móvel (1-10) ou como sucesso ou fracasso. Se apenas souber que o trabalho está indo bem, terá uma ideia excessivamente subjetiva. Deve ser capaz de calcular objetivamente o progresso do trabalho.
Para fazê-lo, pode medir cada uma das fases e tarefas com precisão e, em seguida, identificar os prazos. Na sua programação, compartilhe sempre as suas expectativas com os seus companheiros de equipe.
A = Achievable (defina objetivos atingíveis)
Um objetivo SMART deve ser alcançável. Dessa forma, pode descobrir como atingir e trabalhar para esse objetivo. Um objetivo alcançável tem um resultado realista, dados os recursos sociais, econômicos ou culturais atuais do participante e o tempo disponível. Lembre-se de que alcançar um objetivo pode ser mais difícil se o resultado for difícil no início.
Para garantir que seus prazos sejam cumpridos, lembre-se de que sua programação deve corresponder à realidade de sua equipe.
R = Realistic (seja realista)
Comece aos poucos e aumente gradualmente a intensidade de seus objetivos depois de falar com o participante, responsável ou supervisor para redefinir o objetivo. Também deve se perguntar: os meus objetivos serão vantajosos para toda a organização e estarão de acordo com os seus princípios? Os objetivos relevantes são valiosos, úteis e aplicáveis.
Na mesma ordem de ideias, deve ser realista, provavelmente terá problemas! Podem ocorrer contratempos e atrasar a conclusão de algumas tarefas. Ao planejar seu projeto, é importante antecipar problemas.
Reserve mais algum tempo ou até um orçamento extra para os imprevistos, se lhe for possível. Assim, evitará não cumprir com as expectativas dos seus clientes.
T = Time bound (defina um prazo)
Estabeleça um prazo para o objetivo: para a próxima semana, em dois meses, em oito meses. Definir um fim dá aos membros da sua equipe um objetivo claro. Esta parte do processo de planejamento SMART pode fluir para qualquer parte da sigla “SMART”. Os prazos para a finalização permitem criar uma motivação positiva para manter os aperfeiçoamentos no prazo.
Configurar revisões periódicas na sua linha de tempo também é ótimo para garantir que os esforços estejam de acordo com o estabelecido.
Esta parte dos critérios do objetivo SMART ajuda a evitar que as tarefas diárias substituam os seus objetivos de longo prazo.
Certifique-se que utiliza as ferramentas certas
O gerenciamento de projetos deve realizar-se com as ferramentas adequadas. Usar um gráfico de Gantt é ideal, pois permitirá que acompanhe todo o seu projeto em tempo real. Pode ligar tarefas dependentes e garantir uma linha de tempo que tenha sentido. Divida as tarefas em diferentes fases e entre diferentes membros da equipe. Adicione os seus prazos, acompanhe seus orçamentos e acompanhe o trabalho realizado.
Lembre-se de que um bom planejamento de projeto é a base do seu sucesso, mas não conduz automaticamente a resultados. Na verdade, é a conclusão de cada passo que lhe permitirá concluir os seus projetos. Por esse motivo, deve definir objetivos SMART. Trabalhe metodicamente, acompanhe o trabalho que está sendo realizado e ajuste sua gestão de acordo com o progresso do projeto.
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