O “onboarding” é o processo de integração de um novo contratado em uma empresa ou organização. Esse processo se torna acelerado assim que a oferta de emprego é aceita e a velocidade pode não diminuir até que o novo contratado atinja sua marca de três meses. O objetivo é ajudar os funcionários a se familiarizarem com os produtos, serviços, cultura e equipe da empresa, enquanto são fornecidas as ferramentas e os treinamentos necessários para realizarem seus papéis. Para gerentes de projeto, por exemplo, o processo de integração requer um plano de ação altamente eficiente. Felizmente, isso é facilitado por meio do uso de um software de gerenciamento de projetos e pela criação de diretrizes para a formação de um bom gerente de projetos desde o primeiro momento.
Leveza no onboarding de novos gerentes de projeto
O primeiro dia em um novo trabalho pode ser estressante, até mesmo para alguém que tenha anos de experiência com gerenciamento de projetos. Afinal, a pessoa estará de volta à estaca zero e precisará aprender novos procedimentos, trabalhar com uma nova equipe e familiarizar-se com as políticas da empresa. A melhor maneira de aliviar o nervosismo do primeiro dia é designar uma espécie de “colega guia” – alguém que pode responder a quaisquer perguntas que os gerentes de projeto possam ter sobre clientes, vantagens, benefícios, cultura da empresa, estrutura interna e políticas de trabalho.
Outra ótima maneira de receber novos gerentes de projeto é com um kit de boas-vindas. Após a sua chegada, recepcione os contratados de acordo com o jeitinho da empresa. Isso pode ser traduzido em uma bolsa com a logo da marca, notebook, caneca, ou qualquer outra coisa divertida que deixará uma impressão duradoura naquele funcionário.
Envolva seus gerentes de projeto antes do primeiro dia de trabalho
Ninguém quer se sentir como a criança desajustada e novata na escola, então não se esqueça de enviar informações básicas antes do primeiro dia. Envie um email para cada novo contratado contendo uma breve descrição de como será o seu primeiro dia, assim, eles saberão exatamente o que esperar – onde estacionar seu carro, como entrar no prédio, códigos de vestuário, qualquer lanche ou guloseimas gratuitas disponíveis no escritório, restaurantes próximos, etc .
Crie um projeto de onboarding para supervisores
Não perca tempo dando aos novos contratados uma tonelada de coisas para memorizarem. Em vez disso, forneça-lhes algo que possam consultar. Essa atitude não apenas agilizará o processo administrativo, como poupará o tempo de todo mundo. A Nutcache é uma ótima ferramenta para gerenciar projetos e unificar a comunicação, e pode ser útil para o processo de onboarding. Os passos são simples:
- Crie um projeto: um exemplo é criar um projeto chamado “Modelo de onboarding para o líder X”, em seguida, duplique esse modelo e atualize o nome para que contenha o nome do contratado.
- Organize o projeto: preencha com as informações essenciais, como benefícios, plano previdenciário, informações de RH, referências para contato, etc. Assim, os funcionários podem encontrar respostas imediatas para perguntas sobre assuntos como solicitações de folha de pagamento, benefícios, folga, etc.
- Adicione tarefas a cada seção: esta seção pode incluir tarefas de tipo administrativo, como: cadastrar o e-mail ao diretório, registrar-se para os benefícios escolhidos, inscrever-se no plano previdenciário ou conectar impressoras da empresa a computadores pessoais.
- Crie um quadro social: agende reuniões com pessoas específicas, programe introduções a membros da equipe, etc. Isso garante que cada novo líder esteja familiarizado e apresentado às pessoas certas e forme relacionamentos no momento apropriado.
Manual de Liderança para novas contratações
Apesar de todo mundo ter seu próprio estilo de gerenciamento, cada gerente de projeto também deve seguir a mesma cartilha da empresa. Os gerentes de projeto enfrentam obstáculos que outros funcionários não enfrentam, então, definir algumas diretrizes básicas é de grande ajuda. Durante os estágios de treinamento, forneça um manual de liderança que os novos gerentes de projeto possam consultar.
O Manual deve fornecer informações sobre o seguinte:
- Como dar e receber feedback construtivo;
- Como motivar funcionários de alto e baixo desempenho;
- Lidar com conflito;
- Como a contratação, entrevista e onboarding funcionam;
- Como demitir um funcionário;
- Gerenciar o tempo de folgas e ausências;
- Gerenciamento remoto;
- Dar um aumento ou promover;
- Como dizer não a um pedido;
- Como e quando dar comentários sobre o desempenho;
- E outros temas importantes.
Também é interessante incluir no Manual sugestões de livros para melhorar as habilidades de gerenciamento (ajuda se a empresa tiver os livros disponíveis no escritório!), citações inspiradas e estatísticas também são válidas. Inclusive, que tal algumas sugestões de livros?
Menos papelada, mais conexões pessoais
Além da integração, é importante fornecer aos novos contratados informações sobre diferentes equipes e funções em toda a empresa. Isso pode ser feito por meio de reuniões mensais com membros de cada equipe dando ao novo colega uma breve visão geral do negócio, ou encontros ocasionais presenciais entre funcionários. Compreender as conexões que transcendem funções permitirá que os novos gerentes de projeto vejam as pequenas maneiras que podem causar impacto, bem como irá ajudá-los a entender como seus esforços se encaixam na empresa em geral.
Solicite feedback e aprimore
O processo de integração é um dos passos iniciais para estabelecer as diretrizes para os gerentes de projeto, e pode precisar de alguns ajustes para ser assertiva. Conforme mais líderes se juntem à organização, será preciso continuar ajustando os processos. A chave é buscar informações frequentemente – aprender o que funciona e continuar aprimorando.
Conclusão
Em suma, a importância da integração não pode ser negligenciada. Segundo a Onboardia, empresa americana de soluções de onboarding, 75% dos colaboradores satisfeitos com a experiência de integração, permanecem leais à organização. Salve-se do fardo de perder um líder potencialmente grande e do estresse de encontrar um novo contratado.
