A decisão de cada empresa em relação às oportunidades de negócios é limitada por seus recursos. As empresas consideram em primeiro lugar os seus recursos antes de tomar decisões sobre as oportunidades de negócios com as quais a empresa pode lidar. Quando uma empresa decide explorar uma certa oportunidade, torna-se um projeto da empresa. O gerenciamento de projetos envolve inúmeras atividades. Por trás de todo gerenciamento de projetos bem-sucedido, esconde-se um poderoso exército com as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos. Essas ferramentas ajudam o gestor de projetos, proprietários, parceiros de negócios e funcionários a se comunicarem eficazmente entre si. Também ajuda a fornecer às partes interessadas relatórios atualizados sobre o progresso e o estado atual do projeto.
Um software simples de gerenciamento de projetos fornece funções básicas de suporte, como planejamento de atividades, atribuição de tarefas e várias atividades de gerenciamento de recursos.
De acordo com o Pulse of the Profession 2018, 9,9% de um dólar são desperdiçados em grande parte devido ao fraco desempenho do projeto. Pode parecer sem importância, mas equivale a 99 milhões de euros por cada bilhão investido em um projeto. É por isso que as organizações devem ter boas ferramentas de gerenciamento de projetos.
Existem várias formas de procurar o melhor software de gerenciamento de projetos. Mecanismos de pesquisa extensivos ajudam a localizar esse tipo de software. O melhor software multifuncional para a sua empresa pode ser adquirido se a sua funcionalidade e implementação contribuírem eficazmente para o alcance das metas de longo e curto prazo da empresa.
Os gestores de projeto e outras partes interessadas podem trabalhar com o software de gerenciamento de projetos offline ou através de um site de gerenciamento de projetos. Nos dois casos, o software fornece suporte colaborativo e eficaz ao gerenciamento de projetos.
Os projetos podem ser tradicionais ou colaborativos. Em ambos os dois casos, o software de gerenciamento de projetos continua sendo uma ferramenta importante para alcançar os resultados desejados do projeto. Projetos tradicionais apresentam um design hierárquico de comando da equipe liderado por um gestor de projeto. Alguns projetos têm tarefas interconectadas e de igual importância para os resultados do projeto. Isso é chamado de projeto colaborativo.
Setores em que o software de gerenciamento de projetos pode aumentar a produtividade
O software oferece uma combinação única de funcionalidades. Essas funcionalidades são mobilizadas nos diferentes setores, trabalhando em colaboração com as empresas para otimizar os resultados dos projetos. Ao integrar o melhor software de gerenciamento de projetos da empresa, os setores de gerenciamento de projetos são capazes de coordenar com mais eficiência.
Os seguintes setores usam o software de gerenciamento de projetos para aumentar a produtividade dos projetos empresariais:
- Gestão orçamental
Estabelecer um orçamento para um projeto é uma atividade necessária para maximizar os recursos disponíveis de uma empresa. Depois do orçamento definido para um determinado projeto, o próximo desafio para o gestor do projeto é rastrear as saídas de caixa reais e compará-las com a alocação do orçamento do projeto.
Graças às funcionalidades de criação de relatórios em tempo real de quase todos os softwares de gerenciamento de projetos, os decisores, como os gestores de projetos, parceiros de negócios e proprietários de negócios, poderão visualizar os desembolsos reais incorridos pelo projeto e compará-los ao orçamento previsto. Com essas informações, as partes interessadas poderão decidir sobre ações como avaliar melhor a relevância do orçamento atual ou melhorar ou modificar a estrutura orçamentária atual.
- Preparação e apresentação de relatórios
É necessário que qualquer projeto forneça relatórios de progresso e relatórios situacionais sobre sua situação atual desde o início do projeto. As principais pessoas que irão necessitar dessas informações são os gestores de projeto, proprietários e os parceiros de negócios do projeto.
Ao integrar esse software de gerenciamento de projetos ao processo, as partes interessadas poderão receber relatórios claros e oportunos sobre qualquer informação sobre o estado atual e o progresso do projeto.
O software de gerenciamento de projetos pode oferecer diferentes modelos gráficos para uma visualização mais útil. Exemplos disso são os gráficos e tabelas que resumem e simplificam os vários dados do projeto.
Graças à assistência do software de gerenciamento de projetos, as partes interessadas receberão gráficos e tabelas facilmente compreensíveis. Esse recurso de visualização ajuda a formular decisões econômicas.
- Gerenciamento de tempo
Não é aconselhável iniciar um projeto sem um planejamento cuidadoso e estratégico. Um fator importante no qual uma empresa deve se concentrar ao planejar um projeto é a duração do projeto. O(s) gestor(es) do projeto devem definir prazos específicos para identificar as tarefas a serem executadas em cada período.
A mobilização do software de gerenciamento de projetos no gerenciamento de tempo de um projeto suporta a geração precisa e em tempo real de tarefas executadas em diferentes períodos. Os resultados reais das tarefas executadas por cada membro da equipe em cada período podem ser facilmente comparados às tarefas agendadas a serem executadas por esse funcionário no período especificado.
Com o software de gerenciamento de projetos, os gestores de projetos terão uma visão geral rápida do progresso do projeto e uma visão geral do fluxo de trabalho do projeto. Para outras partes interessadas, as informações coletadas sobre as realizações planejadas e reais das tarefas ao longo de vários períodos ajudarão a concluir a eficácia e a eficiência dos processos no projeto.
- Gerenciamento de tarefas
Os projetos não serão bem-sucedidos se os funcionários designados para determinadas tarefas não estiverem qualificados ou não tiverem as habilidades necessárias para realizar seu trabalho com eficiência. O software de gerenciamento de projetos fornece assistência às empresas na atribuição de tarefas e responsabilidades aos funcionários.
Os gráficos podem ser criados usando o software de gerenciamento de projetos para criar um calendário de tarefas e uma lista de funcionários, bem como suas experiências e qualificações. Essas tabelas serão úteis para atribuir as tarefas e responsabilidades apropriadas com base nas qualificações e na experiência dos funcionários. Com esse recurso, os vários processos do projeto serão eficazmente cumpridos devido à otimização da atribuição das funções dos funcionários.
- Gestão de pessoal
A combinação certa de tarefas e funcionários é um desafio. Isso requer experiência rigorosa, qualificações e habilidades que correspondam às especificações do trabalho. A falta de correspondência adequada entre os funcionários e os empregos certos no projeto terá um efeito negativo na otimização dos recursos e no resultado do projeto.
A equipe do projeto pode ser eficazmente gerenciada através do uso do software de gerenciamento de projetos. O software ajuda a monitorar o desempenho da equipe, analisando seus resultados e o progresso do projeto.
Esse software também pode ajudar os gestores de projeto a avaliar se as tarefas atribuídas a um funcionário são executadas de acordo com os padrões definidos pela empresa e por qualquer órgão de administração.
- Parceria de negócios
As empresas não podem operar sem fundos suficientes. O dinheiro é um fator importante na busca de um projeto. O software de gerenciamento de projetos fornece relatórios e suporte de comunicação para fornecer aos parceiros / investidores o progresso do projeto e o desempenho de cada componente do projeto.
Os parceiros de negócios que investiram seu dinheiro no projeto da empresa terão interesse em saber onde o dinheiro está sendo utilizado. Caso seja necessário um financiamento adicional para o projeto, os potenciais parceiros de negócios e os parceiros existentes podem acessar relatórios em tempo real, usando o software de gerenciamento de projetos, para ajudá-los a decidir se desejam ou não investir no projeto.
- Gerenciamento de Comunicações
O software de gerenciamento de projetos pode ajudar a fornecer informações em tempo real sobre o progresso do projeto às partes interessadas remotamente. O software conectado à Internet pode transferir tabelas, gráficos e outros relatórios relacionados ao projeto aos proprietários das empresas e outras partes interessadas em diferentes partes do mundo.
Através de uma comunicação eficaz, as partes interessadas do projeto poderão comunicar eficazmente seus pontos de vista sobre qualquer assunto referente ao projeto a todas as as classes trabalhadoras envolvidas no projeto.
Produtividade na ponta dos dedos
O software de gerenciamento de projetos pode ajudar a aumentar a produtividade dos negócios, fornecendo suporte ao processo de negócios em diferentes setores da empresa. Pode auxiliar no gerenciamento de orçamentos, relatórios, gerenciamento de tempo, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de pessoal, parcerias comerciais e gerenciamento de comunicação.
Para empresas que utilizam computadores Mac, o software de gerenciamento de projetos Mac está disponível na Internet, onde muitos fornecedores oferecem recursos exclusivos.
Embora o software de gerenciamento de projetos pareça ser a solução para os problemas de produtividade de muitas empresas, não é nem nunca será perfeito. Existem desvantagens, mas as desvantagens da tecnologia empresarial ainda são superadas por suas vantagens. É necessária uma investigação adequada e um planejamento cuidadoso para minimizar os problemas associados com a integração das mais recentes tecnologias nos processos de comerciais.
