Ao iniciar uma nova carreira, enfrentamos uma variedade de desafios. Essas dificuldades geralmente estão relacionadas ao estudo de tudo o que é necessário para executar o trabalho. É por isso que nos afogamos em livros, fazemos cursos online e participamos de aulas para nos prepararmos. Mas, costumamos esquecer que começar uma carreira também tem muito a ver com identificar a sua compatibilidade com nossas características pessoais. Na jornada para trabalhar com gestão de projetos, o melhor cenário é ter (ou desejar desenvolver) importantes soft skills para gerentes de projetos que correspondam aos atributos do trabalho.
Se você ainda não está familiarizado com esse conceito, “soft skills” são um conjunto de características e qualidades que se relacionam com a forma que você trabalha e como interage com outras pessoas enquanto trabalha. Neste artigo, você não apenas se familiarizará com uma lista de habilidades que o levará a uma carreira de sucesso na gestão de projetos, mas também com dicas e recursos que podem ajudá-lo a desenvolvê-las.
Mas, antes de conhecermos de perto cada habilidade, aqui está uma prévia de quais soft skills para gerentes de projetos você verá nesse Guia:
- Planejamento e organização;
- Comunicação;
- Liderança e Influência;
- Coaching;
- Gestão de conflito;
- Adaptabilidade;
- Pensamento crítico.
Planejamento e organização
Uma das habilidades mais notórias para um gestor é a capacidade de planejar e organizar todos os detalhes relevantes de um projeto. Essa habilidade representa, basicamente, o poder de trazer ordem ao caos e estar sempre ciente de tudo. Observe como essa habilidade é posta em ação: Após a proposta do projeto, o gestor entra em cena para mapear recursos, delegar e gerenciar tarefas, documentar tudo para fácil acesso e referência futura, definir benchmarks e programar as datas de entrega. Esta preparação visa garantir que os processos funcionem sem percalços e permaneçam de acordo com as metas gerais.
Pouco planejamento e organização são absolutamente prejudiciais para a motivação, moral e produtividade de uma equipe. Sem um roteiro claro para seguir, ou fácil acesso a informações relevantes, os membros da equipe tendem a perder ou gastar tempo desnecessariamente extra para completar suas tarefas. Uma estratégia clara para planejar e organizar projetos pode reduzir o estresse e orientar a equipe para uma jornada tranquila.
Como desenvolver essa soft skill?
A maioria dos cursos voltados para gerentes de projetos possui módulos que lhe ensinarão os componentes essenciais que devem ser planejados e organizados dentro de um projeto. Mas, se você não estiver acostumado com o processo de planejamento e organização, todas essas informações que você adquiriu podem acabar descartadas. É por isso que você precisa começar aos poucos, construindo novos hábitos com tarefas e informações mais simples e fáceis, usando um sistema que funciona para você.
Existem comunidades inteiras dedicadas a diferentes estratégias de planejamento e organização. Elas compartilham métodos como: usar um planner para programar eventos ou tarefas, ter cadernos para anotar informações essenciais, baixar aplicativos para criar listas de atividades, monitorar o progresso ou até mesmo manter um diário para documentar acontecimentos importantes. Você pode escolher o que for mais prático e realista para você. Gosta de fazer anotações? Use um caderno ou um diário. Sempre no telefone? Baixe um aplicativo. Prefere computadores? Escolha o software perfeito para gerenciar e rastrear tudo o que deseja incluir no seu planejamento.
O primeiro passo é planejar aspectos simples do seu dia: crie uma lista rápida de tarefas, programe seus próximos compromissos, anote suas ideias, registre suas despesas e defina um lembrete para verificar seu progresso todos os dias ou toda semana. Quando você menos esperar, perceberá que seu dia a dia e ações estão diretamente conectados ao que planejou para si mesmo, e com isso vem a rotina de acompanhar suas realizações e planejar seus próximos passos. Em seguida, quando você se sentir pronto e imerso nessa rotina, você pode fazer a transição para projetos maiores, unindo sempre a execução de tarefas a um plano anterior criado por você.
Comunicação
Quando se fala em soft skills para gerentes de projetos não há melhor expressão do que “comunicação é fundamental”. Você deve desenvolver a capacidade de entender e ser entendido por tipos diferentes de pessoas. A eficácia das habilidades de comunicação de um gestor impacta não apenas a equipe do projeto, como também o cliente e as partes interessadas.
Os gerentes de projetos são responsáveis por conectar todo mundo envolvido. Por isso, você precisa se expressar de uma forma que as pessoas entendam sua mensagem, assimilem seus papéis e responsabilidades, e também se sintam confiantes para entrar de cabeça no projeto junto com você. Para isso, você deve saber como escolher os melhores canais e as maneiras mais eficientes de comunicar informações, ideias ou instruções.
Como desenvolver essa soft skill?
O mundo seria um lugar muito melhor se a comunicação eficaz fosse algo fácil de conseguir, mas isso requer dedicação de tempo e esforço para conhecer outras pessoas. É preciso desenvolver a capacidade de ouvir, ser claro ao expressar pensamentos e garantir que eles sejam compreendidos. Lembre-se: toda conversa que você tem pode te ensinar algo sobre comunicação eficaz.
Para dominar essa habilidade, cursos sobre assuntos como oratória/discurso em público são um ótimo ponto de partida. Você também pode praticar sua apresentação e comunicação com eloquência e confiança com as pessoas que você já está familiarizado. A partir disso, lentamente, evolua para pessoas desconhecidas: pergunte suas opiniões, impressões e preocupações, certifique-se de que você está ativamente respondendo-as.
Repita esse processo até perceber que as pessoas estão vindo até você voluntariamente para conversar. Isso significa sair da sua zona de conforto, então, esteja aberto a participar de eventos, se aproximar de novas pessoas e fazer networking. Esses passos ajudarão você a se tornar um comunicador mais claro, capaz de expressar, sem muito esforço, pensamentos e instruções com eficácia.
O conhecimento que você adquiriu também poderá ajudá-lo a adaptar sua estratégia, tom e escolha de palavras para cada projeto, contemplando a variedade de membros da equipe. Por último, mas não menos importante, tenha sempre em mente uma dica: procure identificar a pessoa certa, o timing perfeito e o canal ideal para entregar a mensagem. Não se arrisque demais, mas confie no seu instinto!
Liderança e Influência
Não há gerenciamento de projetos sem uma liderança influente. Liderar uma equipe é uma soft skill que nem todo mundo possui, pois requer altruísmo, cuidados genuínos com outros, motivação, decisões inteligentes e responsabilização pelos sucessos e fracassos da equipe. Fazer com que um grupo de pessoas trabalhe em direção ao mesmo objetivo significa ser capaz de construir confiança, fomentar a cooperação e incentivar a busca por grandes resultados.
Um gestor deve estabelecer a meta de tornar a vida dos membros da sua equipe melhor, inspirando-os a acreditar no projeto e dar o seu melhor para alcançar a conclusão, não por temerem as repercussões, mas por estarem investidos no trabalho e se importarem com o resultado. Mas, claro, um líder não trabalha apenas com animação e entusiasmo. Há também o dever de constantemente reforçar processos, manter todos da equipe em linha, e estabelecer o exemplo, o que envolve um senso de autoconsciência para sempre estar monitorando suas próprias ações.
Como construir essa soft skill?
O primeiro passo para se tornar um líder influente está em aprender como outros grandes nomes fazem isso. Você pode contar com livros ou buscar online milhares de workshops que abordam liderança, palestras Tedx, ou histórias de líderes que compartilham suas experiências, estratégias e dão insights extremamente válidos para você aplicar em seu próprio caso. Ao buscar online, procure também por ebooks ou artigos com casos de sucesso de empresas ao redor do mundo. Seus exemplos podem se tornar lições práticas que você pode implementar e, posteriormente, avaliar os resultados.
Em segundo lugar, sempre valorize um bom feedback. Não há ninguém melhor para dizer se você está fazendo um bom trabalho do que seus próprios funcionários. Pergunte a eles quais são suas impressões sobre seu desempenho, o que eles valorizam e o que não os deixa felizes. Pergunte se eles se sentem motivados e encorajados e se eles têm uma noção clara de seus papéis e impactos na empresa. Quanto mais você entende a percepção deles sobre você, mais fácil será identificar o que precisa melhorar e o que precisa ser alterado.
Depois de aplicar os métodos anteriores, comece a prestar atenção aos seguintes sinais: as pessoas começaram a participar de suas reuniões, fornecer informações ou se sentiram abertas para falar sobre obstáculos ou dar sugestões? Se eles estão procurando você, em vez de espalhar dúvidas ou reclamar para terceiros, tudo indica que você está no caminho certo e cada vez mais próximo de desenvolver essenciais soft skills para gerentes de projetos.
Coaching
Coaching é uma forma mais dinâmica de “ensino”, aqui o foco é ajudar alguém a de fato aprender algo, em vez de apenas reter informações. Para por o coaching em prática, você deve realmente conectar suas ideias, experiências e estratégias com as de quem você está ensinando, porque o objetivo é redesenhar a visão de uma pessoa sobre algo, melhorando sua percepção e motivando-a a implementar aquele conhecimento. Como um gerente, essa soft skill ajuda a simplificar a complexidade de um projeto ao explicar todos os seus elementos mais relevantes. Afinal, você não é apenas um líder, é também um guia e uma referência para os seus funcionários, pois eles contam com você para aprender como podem se tornar excelentes em suas funções.
Como desenvolver essa soft skill?
O primeiro passo para construir sua habilidade de coaching é otimizar suas habilidades de comunicação. Você não pode ensinar conceitos importantes se não puder expressar ideias com clareza. Então, se você está tendo dificuldade nessa área, consulte o tópico “Comunicação” deste guia. Uma vez desenvolvida essa habilidade, use-a para ensinar até mesmo a mais simples das tarefas a pessoas mais próximas. Quanto mais você oferecer seu apoio, explicar suas ideias e compartilhar dicas ou estratégias, mais você desenvolverá suas habilidades de ensino e orientação.
Outro ótimo método é trabalhar com um mentor ou um coach de vida/carreira para aprender o que eles fazem e como fazem. Preste atenção na maneira deles de ensiná-lo e o que parece funcionar melhor. Se você achar eficaz, replique ao ensinar outras pessoas. Se você não pode contratar um coach para si mesmo, considere trazer um para o seu local de trabalho para realizar uma sessão com sua equipe. Você também pode seguir coaches profissionais on-line para ter acesso a materiais gratuitos, como livros, vídeos ou podcasts. E não vamos esquecer a variedade de cursos on-line para formar coaches, aproveite esses materiais porque eles oferecem lições introdutórias válidas que são uma ótima forma de começar.
Gestão de conflitos
É inevitável: pessoas que trabalham juntas têm conflitos, não é uma exceção ou um cenário fora do comum, é natural. As pessoas também têm interesses opostos e visões diferentes. O problema é quando esses conflitos ou incompatibilidades não são resolvidos, pois adivinhe de quem é a obrigação de resolvê-los? Sim, do gestor do projeto. Um gerente de conflito bem-sucedido saberá como controlar os temperamentos para entender e resolver problemas à medida que eles surgem, para que a equipe possa avançar e continuar trabalhando em direção a seu objetivo, sem sentimentos feridos ou grandes discussões.
Discussões sobre orçamentos, alocação de recursos, cronogramas e disputas sobre cargos e responsabilidades podem se tornar obstáculos contraproducentes se não forem administrados com cuidado. É por isso que essa habilidade é uma das mais importantes soft skills para gerentes de projetos.
Como construir essa soft skill?
Lidar com conflitos no gerenciamento de projetos significa reunir grupos de pessoas com diferentes interesses para superar desentendimentos ou disputas a fim de alcançar as metas do projeto. Como gestor, um dos seus papéis é ser quase um diplomata. Você precisa influenciar, negociar e equilibrar situações complicadas entre pessoas para que todas as partes fiquem felizes e todas as opiniões sejam consideradas.
Para aprender resolução de conflitos, mediação e diplomacia, você pode começar lendo alguns livros sobre o assunto. Sugerimos “Como chegar ao sim: Como negociar acordos sem fazer concessões” por Roger Fisher e William Ury, “O poder de tato” por Peter Legge, e “A anatomia da paz: resolvendo o coração do conflito” do Instituto Arbinger. Esses três títulos são opções clássicas com lições valiosas sobre como entender as causas dos conflitos e quais são os caminhos para alcançar acordos eficazes.
Uma recomendação rápida e fácil é o TEDXTalk “A Arte da Diplomacia” por Tayo Rockson, o CEO da UYD Management, uma empresa de consultoria em liderança que ajuda as corporações a incorporar estratégias de diversidade, inclusão e justiça social. Outra recomendação simples é integrar grupos em que você se diferencie de todos os outros integrantes. Essa interação mostrará como lidar com diferentes perspectivas e como as pessoas geralmente resolvem suas diferenças. Mas não apenas observe, participe! Tente otimizar a comunicação do grupo e expressar suas ideias para alcançar um denominador comum. Você vai perceber que está contribuindo para a harmonia dessa comunidade.
Adaptabilidade
Sabemos que, no caminho para se tornar um gerente de projeto, você precisa cultivar o planejamento e outros hábitos organizacionais, mas, como a mãe de Forrest Gump diria: “A vida é como uma caixa de chocolates, você nunca sabe o que você vai encontrar”. Em outras palavras, as mudanças são inevitáveis e as coisas nem sempre saem como o planejado. Um gestor de sucesso é alguém ágil e flexível, que permanece calmo ao enfrentar eventos inesperados, e faz os ajustes necessários para avançar com o projeto. Essa pessoa deve ser capaz de responder rapidamente a mudanças nos prazos e detalhes do projeto, sem comprometer os resultados ou a data de entrega.
Como construir essa soft skill?
Se você quiser que seus futuros projetos sejam viáveis, você precisa ser flexível. Construir esta habilidade do zero é algo realmente complicado, porque não há muitos cursos ou treinamentos que podem realmente ensiná-lo como ser mais flexível, então, a dica é começar devagar. Tente acomodar pequenas mudanças em seus planos, em vez de insistir em seguir algo que você previu. Ao fazer essas mudanças, também pergunte a opinião das pessoas, e o que eles teriam feito de forma diferente, busque aceitar suas contribuições com uma mente aberta e tente incorporá-las ao projeto sem se frustrar.
Você provavelmente já ouviu a frase: “Sempre fizemos desse jeito”, certo? Bem, ser adaptável é desafiar essa mentalidade e abraçar a mudança como uma oportunidade para melhorar e crescer. Um artigo da Forbes sobre ser uma pessoa adaptável afirmou que as pessoas que são curiosas e permanecem atualizadas tendem a ser mais adaptáveis. Então, seja uma pessoa interessada! Estude novas tecnologias em sua área, vá a palestras sobre manutenção da eficiência e qualidade quando há alterações ou cortes, aprenda sobre melhoria de processos, conecte-se com colegas com esse tipo de visão e aprenda com eles. Não se esqueça, é claro, que assumir riscos é uma grande parte de ser adaptável. Discuta a existência e o gerenciamento de riscos nas reuniões de equipe e confie no seu sistema de apoio, para não se sentir sozinho. Por fim, incentive outros a terem a mente aberta e continuarem o ciclo.
Pensamento crítico
No gerenciamento de projetos, essa habilidade significa lidar com problemas com confiança e ter a capacidade de decidir o próximo passo mesmo quando não há escolha óbvia. Muitas vezes, os gestores são expostos a dados conflitantes, ideias e informações incompatíveis, mudanças no planejamento, exaustão de recursos ou erros humanos. Quando isso acontecer, os gerentes de projetos devem usar o pensamento crítico para analisar os fatos e decidir o que é melhor para a situação atual.
Como desenvolver essa soft skill
Assim como qualquer outra soft skill, essa exige uma construção de hábitos. Primeiro, determine o que exatamente você precisa para que algo ou alguém atenda seus objetivos. Isso pode significar necessidades simples, objetivos pessoais e até metas. Enquanto não souber a resposta para essas perguntas, você não saberá quais são as decisões certas e acabará apenas aceitando o que vier em seu caminho, sentindo-se despreparado para tomar atitudes mais assertivas.
Amplie suas percepções: digamos que você esteja tendo um problema no trabalho. Tente visualizar como pessoas diferentes lidariam com ele, como seu parceiro, colega de trabalho ou chefe, por exemplo. Ao permitir-se considerar perspectivas diferentes, você pode encontrar soluções que você não considerou anteriormente. Mas, lembre-se, mesmo que você traga diferentes pontos de vista para formar sua decisão, ela ainda é sua e, como gestor, você precisa considerar que toda opção escolhida tem consequências para si e para os outros envolvidos no projeto.
Comece a ser mais analítico: questione todas as suposições, encontre a razão por trás da lógica e diversifique seus pensamentos. Não aceite tudo o que vier em seu caminho como uma verdade absoluta. Uma boa maneira de visualizar o próximo passo a ser tomado é criar uma lista de prós e contras. Ao considerar todos os resultados positivos, juntamente com todos os resultados negativos, você pode tomar uma decisão muito mais embasada. E não esqueça esta última dica: sempre busque se informar, afinal, conhecimento é poder. Ao focar em aprender, você descobrirá que ao longo do tempo você irá evoluir e se adaptar para superar novas situações e melhorar seu pensamento crítico.
Conclusão
Ser um gerente de projetos pode parecer um trabalho majoritariamente técnico, com todas as obrigações práticas envolvidas, mas é importante saber como certas habilidades mais subjetivas são relevantes para um desempenho verdadeiramente bom. Esperamos que esse artigo ajude a esclarecer quais características e habilidades pessoais são necessárias quando você está se preparando para uma carreira no gerenciamento de projetos. Torcemos para que as dicas que compartilhamos ajudem a desenvolver essas soft skills para gerentes de projetos que não são apenas importantes para gestores nesta área, como também para grandes líderes em geral. Desejamos-lhe sucesso em sua jornada!
