A gestão de faltas e feriados é um ponto importante de qualquer empresa, grande ou pequena. Embora possa parecer uma tarefa fácil, é muito mais do que simplesmente olhar para uma planilha de horários. Por exemplo, você pode precisar distinguir entre diferentes tipos de ausências, como período de férias, licença pessoal, licença maternidade, licença médica ou tempo sabático. Além disso, você pode precisar acompanhar férias, licenças ou feriados pagos para funcionários em diferentes países.
Isso significa que você precisará de diferentes políticas de ausência remunerada para cada local, a fim de manter todos os dados de funcionários e intervalos de tempo em um único sistema. Se isso não for o bastante para causar confusão, também será preciso definir cotas de licença, gerenciar aprovações automáticas, gerenciar adiamentos e muito mais.
Antes de nos aprofundarmos, vamos a um resumo dos diferentes tipos de políticas de gestão de faltas. É importante ter em mente que as regras sobre essas políticas variam de empresa para empresa.
- Dias acumulados: os dias de folga que um funcionário pode ter são diretamente proporcionais ao número de dias trabalhados.
- Banco de folgas remuneradas: São oferecidos aos funcionários um número fixo de dias de ausência remunerada de uma única vez. Normalmente, o período é reiniciado em 1º de janeiro ou na data em que começaram a trabalhar. Com esta política, não há separação entre as diferentes categorias, como férias, licenças médicas ou feriados.
- Folga remunerada ilimitada: os funcionários podem tirar folga sempre que precisarem, desde que executem seu trabalho a tempo.
- Banco de horas: os funcionários ganham tempo de folga com base em suas horas extras, em vez destas horas serem remuneradas.
Gestão de faltas remuneradas facilitada
Felizmente, um software de gerenciamento de projetos pode ajudar no relatório do tempo de trabalho dos funcionários e no gerenciamento de suas ausências. Assim, os gerentes ficam livres para se concentrar em outras responsabilidades, como apoiar os funcionários, fornecer treinamentos e melhorar os processos de equipe. Também há vários benefícios para todos, como simplificação do processo de solicitação de folgas e facilidade facilitar na identificação de quem está no escritório ou não.
Novidade na Nutcache:
Recém implementado, o recurso de gestão de faltas e feriados permite que você automatize o cálculo de ausências e gerencie feriados em sua empresa. Com uma configuração direta, você tem acesso fácil a solicitações de licença de funcionários, histórico de ausência, cálculos e muito mais. Você também pode:
Criar tipos de ausências
Com o software da Nutcache, criar um tipo de licença é fácil. No menu da aplicação, basta clicar no sinal de “+” no canto superior esquerdo da tela e nomear a ausência. Ex: “licença por luto” e atribuir a quantidade de tempo da falta, 24 horas por exemplo.
Para adicionar membros específicos, clique em “Assign members” (atribuir membros) e adicione os funcionários desejados.
Solicitar uma falta
Os membros da equipe que são adicionados podem solicitar tempo de folga. Uma vez que a solicitação seja enviada através do quadro de horários, os gerentes ou a pessoa responsável pela aprovação deste requerimento receberá uma notificação por e-mail para aprovar ou negar a solicitação.
Uma vez que a solicitação seja aprovada ou rejeitada, a pessoa que a solicitou também receberá um email.
Gerenciar o tempo de ausência
Um membro da equipe pode ver seu próprio histórico, enquanto os administradores têm acesso ao histórico de todos os funcionários:
- Acumulado – número de dias ou horas que uma pessoa recebeu;
- Usado – número de dias ou horas que uma pessoa já utilizou;
- Disponível – Número de dias ou horas que uma pessoa ainda pode solicitar.;
Agendamento de férias
Você tem equipes espalhadas em diferentes países? Ou clientes em diferentes locais geográficos e funcionários que trabalham de acordo com os horários deles? Gerenciar o tempo de folga durante feriados para uma equipe de trabalho inteira pode ser desafiador. Alguns funcionários recebem falta remunerada, enquanto outros ganham incentivos para trabalhar nos feriados, como receber mais pelo dia trabalhado.
Outras empresas podem agendar um “blackout” para garantir que tudo funcione bem durante um período de férias de alto volume. Felizmente, com o recurso de gestão de férias, é possível tirar um pouco do estresse da gestão dos feriados.
Por exemplo, você pode criar um grupo de feriado chamado “Férias – Canadá”, para todos os membros da equipe que compartilham os mesmos feriados durante o ano.
Para criar um grupo de férias, clique em “+ holiday group” (+ grupo de férias). Para adicionar membros específicos, clique em “assign members” (Atribuir membros).
Benefícios das solicitações automatizadas de licença / feriado
Economizar tempo: verificar constantemente se há pessoal suficiente para um projeto próximo é ineficiente e demorado. Por que perder um tempo precioso enviando e-mails em uma cadeia hierárquica para comunicar as solicitações de licença? Ou lidar com dias de espera (até semanas) para uma resposta?
Com um software de gerenciamento de ausências remuneradas, você pode ver a disponibilidade de sua equipe em um só lugar. Os funcionários também podem visualizar o tempo que reservaram ou já foram agendados por outras pessoas durante o ano, bem como verificar seu saldo restante sem ter que entrar em contato com seu gerente.
Minimizar o risco de erros: não só o software economiza tempo, mas também minimiza o risco de erro humano no cálculo do período de trabalho dos funcionários. Erros no acompanhamento de férias / licenças podem levar a erros nos pagamentos, choque de faltas e conflitos.
Um calendário de ausências permite que os funcionários gerenciem suas solicitações e histórico de faltas, reduzindo assim o número de tarefas repetitivas que precisam ser executadas. Ao mesmo tempo, erros como saldos de licença excedidos, duplicidade e solicitação de folgas em um feriado se tornarão uma coisa do passado.
Ajuda a evitar desordem: desde pequenas empresas a grandes corporações, um processo de gerenciamento de licença ineficaz em um local de trabalho, eventualmente, levará à confusão. No fim das contas, as regras relativas a férias serão quebradas, seja por acidente ou por negligência. Sem um sistema transparente, os funcionários não saberão se cada um deles tem a mesma quantidade de dias livres para usar, alguns podem acabar tirando um dia de folga toda semana, enquanto outros trabalham horas extras, etc. Isso pode levar a desordem ou brigas, o que pode afetar a entrega do projeto.
Evita insuficiência de funcionários: um gerenciamento de ausências fraco pode levar a uma escassez de funcionários quando a sua empresa precisar deles. A pessoa responsável pela aprovação tem acesso ao saldo de licença e calendário de empregados. Portanto, é possível tomar uma decisão mais assertiva sobre aprovar ou negar o pedido.
Mantém a equipe feliz: todos precisam de uma pausa! Infelizmente, muitas pessoas deixam dias de folga acumulados pelo medo de causar má impressão. Um processo digital simples vai acabar com a pressão de ter que fazer a solicitação pessoalmente, garantindo que os funcionários usem seus dias de folga para viajar, passar tempo com a família e relaxar.
Pronto para umas férias?
Se você não tiver as ferramentas para acompanhar a presença e ausência, talvez não saiba quantos dias de férias por ano seus funcionários estão utilizando e quanto isso está afetando sua empresa. Se você já está usando Nutcache para registrar horas de trabalho, você também pode usá-lo para faltas e gerenciamento de férias. Ao fazer isso, você terá os dados de todos em um só lugar, facilitando acompanhar tanto o tempo de ausência, quanto o tempo de trabalho.
