O gestor de projeto é uma pessoa importante em qualquer organização. Assegura a supervisão e o gerenciamento do projeto do início ao fim. Em suma, age como um líder. Se é um gestor, necessita conhecer alguns dos obstáculos que surgirão contra você e sua equipe. Felizmente, existem soluções.
Um problema de delegação
O sucesso do gerenciamento do seu projeto depende, entre outras coisas, da sua capacidade de delegar determinadas tarefas aos seus colegas de equipe. No entanto, é possível que tenha dificuldades em delegar. Se acha que é mais fácil fazer tudo sozinho, está errado. Não podemos fazer tudo, sobretudo se a sua empresa visa o crescimento.
Solução : uma delegação passo a passo
Para aprender a delegar, deve aprender a confiar em seus colegas. Comece a anotar as tarefas que executa e o tempo que lhes dedica. Em seguida, dê algumas tarefas aos seus colegas de equipe em função de suas competências. Isso lhe dará mais tempo para se concentrar nas tarefas que requerem as suas capacidades e conhecimentos.
Uma má avaliação da carga de trabalho
Pode ocorrer uma má avaliação dos recursos necessários para o gerenciamento do projeto. Subestima as capacidades de seus colegas de equipe? Ou subestima o tempo necessário para concluir o projeto? Dependendo do contexto, é difícil fazer uma avaliação justa de seus recursos. Por vezes, isso se deve à falta de informações sobre seus colegas. Outras vezes, é falta de experiência no gerenciamento de projetos.
Solução:uma melhor organização do trabalho
Faça uma lista de todas as tarefas do projeto e avalie quais são as mais importantes de alcançar. Estes conselhos podem ser facilmente aplicadas com a solução online Nutcache, que permite a criação de tabelas e etiquetas (tags) que identificam as tarefas mais urgentes. Além disso, para compensar o inesperado, reserve tempo suficiente para concluir cada tarefa.
Uma má comunicação
Um dos piores obstáculos no gerenciamento de projetos é a falta de comunicação entre os membros da equipe. De fato, se você não comunicar claramente o que espera de seus colegas de equipe, o resultado pode ser desastroso. Assim, no final, algumas partes do trabalho podem estar duplicadas, causando um perda de tempo e dinheiro. Ou, pior, o trabalho não é feito porque o responsável não foi informado. Desta vez, toda a equipe acumula um atraso significativo no projeto.
Solução: uma comunicação transparente
Para uma melhor comunicação, não há segredo: deve ser transparente. Assim que novas informações chegarem a um de seus colegas, elas deverão ser compartilhadas por todo o grupo. Com transparência, cada membro pode contribuir com seu ponto de vista e facilitar a tomada de decisão.
Uma competição doentia
Não há mal nenhum em ver um pouco de competição em sua equipe. Incita os seus colegas a dar o melhor de si próprios. No entanto, torna-se um problema quando não é saudável. os seus colegas de equipe, em vez de fazer melhor que o habitual, querem ser melhores que os outros, até mesmo dificultar a vida dos seus colegas. Esta competição, prejudicial, prejudica a coesão do seu grupo e a realização do seu projeto.
Solução: uma valorização da coletividade
De acordo com um estudo de Takao Kato e Pian Shu, entra-se em competição assim que nos sentimos diferente dos outros. Daí a importância de se integrar bem com seus colegas de equipe ao iniciar seu projeto. Aposte no que une o grupo, não nas diferenças de seus colegas.
Um colega difícil de gerenciar
O gerenciamento de projetos também se trata do gerenciamento das equipes. E quem diz gerenciamento de equipe, também diz gerenciamento de colegas de equipe. Por vezes, um deles toma muito tempo durante as reuniões, o que priva o grupo de bons comentários dos seus colegas mais tímidos. Felizmente, esse obstáculo pode ser facilmente resolvido com alguns ajustes. Em outros casos, pode deparar-se com uma pessoa tóxica, o que é uma situação mais delicada.
Solução: igual atenção a cada companheiro de equipe
Para prestar a mesma atenção a cada companheiro de equipe, tem a responsabilidade de lhe dar a palavra, especialmente em reuniões. Além disso, para distrair a pessoa que se impõe, confie a ela uma tarefa que a ocupará, enquanto você guia seus outros colegas. Quanto às pessoas tóxicas, evite-as o máximo possível!
Estresse contínuo
É normal sentir estresse esporadicamente, principalmente se o prazo do projeto estiver chegando. No entanto, em uma dose diária, o estresse traz efeitos negativos para você e sua equipe. Entre os efeitos observados, podemos observar uma diminuição na eficiência do trabalho, impactos negativos na saúde física e mental e aumento no absenteísmo. Se um de seus colegas de equipe se ausentar devido ao estresse, isso só irá agravar o estresse de seus colegas, que em troca têm que fazer o trabalho deixado pelo companheiro de equipe ausente.
Solução: melhor apoio aos seus colegas de equipe
Cada colega tem seu nível de resistência ao estresse. Ajude-o a aprender mais sobre si mesmo, explorando seus fatores de estresse no trabalho. Quais são as tarefas mais estressantes? Como reage a comentários negativos? Como estão seus relacionamentos com seus colegas de equipe? Ao identificar os fatores de estresse, seu colega poderá encontrar uma solução adequada para toda a equipe.
Isso resume alguns dos obstáculos ao gerenciamento de projetos, bem como as soluções a serem implementadas para superá-los. O gerenciamento de projetos não é óbvio, especialmente primeiros dias do seu trabalho. Felizmente, pode contar com algumas ferramentas para facilitar o trabalho em equipe.
Por exemplo, o Nutcache possui tabelas colaborativas, que promovem uma melhor comunicação entre os membros da sua equipe. E não é tudo: a adição da nova função @mention permite chamar a atenção de seus colegas para as tarefas a serem executadas. Não hesite em testar o Nutcache gratuitamente durante 14 dias!
